MENY

Refusjon av utlegg

Økonomiavdelingen ved UiS har utarbeidet et skjema for refusjon av utlegg. Dette må fylles ut for å få tilbake nøkkeldepositum og andre utlegg.

Skjemaet skal fylles ut digitalt, og originale underbilag (som kvitteringer etc.) må limes på A4-ark.

Skjemaet fylles ut med navn, adresse, bestillerkode UKKM for klassisk musikk og UKJDPM for de andre studieretningene, bankkontonummer, samt beløpet som kreves refundert.  

Refusjoner utbetales til studenter og eksterne gjester som har forskuttert utlegg på vegne av UiS. Som hovedregel skal alle utlegg som kreves refundert legitimeres med originalkvittering som kassekvittering eller faktura vedlagt dokumentasjon som viser at beløpet er trukket fra konto eller belastet kredittkort. Dette for å sikre validitet.

Det er utarbeidet et eget skjema som skal benyttes i forbindelse med refusjon av utlegg. Det er viktig at skjemaet utfylles elektronisk, samt at alle felter fylles ut korrekt. Dette fordi refusjoner skal skannes inn i Basware Invoice og fordi arbeidsflyten skal være effektiv. Skjemaet fylles ut med navn, adresse, bestillerkode, bankkonto samt beløpet som kreves refundert.

Refusjoner sendes inn av administrasjonen til faktura@uis.no. Økonomimedarbeidere har også tilgang til å laste refusjonsbilaget direkte til Basware, jfr egen rutine.

Følgende forhold kan ikke kreves refundert, men skal utbetales over lønn:

  • Timelister
  • Reiseregninger          
  • Refusjon av internett- og telefonutgifter
  • Utbetaling av stipend
  • Refusjon av utgifter til diverse behandling som eksempelvis kiropraktor, psykolog og lignende.

Refusjon av reiseutgifter til gjester
Gjester som hverken mottar lønn eller honorar fra UiS og krever refusjon for reiseutgifter må fylle ut "skjema for refusjon av utlegg" og sende inn sammen med kvitteringer som dokumentasjon for utgiftene. Øvrige krav som for ansatte gjelder også for gjester.

Her finner du skjema for digital utfylling på norsk og engelsk/ Reimbursement form

Har du hatt utlegg i forbindelse med reise, må det fylles ut reiseregning som leveres sammen med kvitteringer og boardingpass.

Her finner du Statens reiseregning