MENY

Huskeliste for bedømmelseskomiteens administrator og ph.d.-koordinator

Ansvaret for det praktiske rundt disputasen hviler på fakultetet. Bedømmelseskomiteens administrator og fakultetets ph.d.-koordinator blir på forhånd enige om ansvarsfordelingen seg imellom.

Normalt har bedømmelseskomiteens administrator ansvaret for følgende oppgaver i forkant av eller på selve disputasdagen:

  • Avtal fremdriftsplan for avslutningsfasen med ph.d.-koordinator. Husk at tidsfrist for perioden fra innlevering av avhandling til eventuell disputas normalt ikke skal være lengre enn fem måneder.
  • Dato for disputas kan avtales før avhandlingen er godkjent, men husk at det alltid er en risiko for å måtte avlyse disputasen, hvis avhandlingen ikke godkjennes.
  • Sørg for at komiteens arbeid med å vurdere avhandlingen sammenfattes i en begrunnet innstilling om hvorvidt arbeidet er verdig til å forsvares for doktorgraden. Innstillingen skal være klar senest 25 virkedager før planlagt disputas og sendes til fakultetets ph.d.-koordinator.
  • Be om forslag til oppgitt emne for prøveforelesning fra de to opponentene og sørg for at alle tre er enige. Sørg for at ph.d.-koordinatoren får tema for prøveforelesning i god tid før emnet skal offentliggjøres for ph.d.-kandidaten, ti virkedager før disputasen.
  • Administrer arbeidet med vurdering av prøveforelesning og disputas. Fyll ut rapportskjema fra bedømmelseskomiteen og lever det til den administrative ph.d.-koordinatoren.
  • Dersom administrator ønsker å ta med komitémedlemmene på formøte kvelden før disputas, gjelder Statens Personalhåndboks regler for representasjon, bevertning, utgifter til mat m.v.

Normalt har ph.d.-koordinatoren ansvaret for følgende oppgaver i forkant av eller på selve dagen:

  • Sørg for at kandidaten får anledning til å gi skriftlige merknader til bedømmelseskomiteens sammensetting før eller etter at doktorgradsutvalget har anbefalt komiteen.
  • Send avhandlingen til komiteen, sammen med oversikt over hvor arbeidet er utført, navn på veileder(e), dokumentasjon på godkjent opplæringsdel og eventuelle medforfattererklæringer. Send også UiS’ ph.d.-forskrift, «Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader» og «Prosedyrer for disputasens gang» ved det aktuelle fakultetet til bedømmelseskomiteens medlemmer.
  • Koordiner aktuell disputasdato med aktuelle involverte parter (ph.d.-kandidat, veiledere, komitémedlemmer, enhetsleder og dekan er avtaleparter ved fastlegging av dato for disputasen).
  • Sørg for at innstilling om avhandlingen sendes til ph.d.-kandidat, veileder og enhetsleder så snart den er godkjent av dekan/prodekan for forskning.
  • Sørg for at oppgitt emne for prøveforelesning offentliggjøres og gjøres kjent for ph.d.-kandidaten kl. 10:00, ti virkedager før prøveforelesning.
  • Bestill egnet lokale for disputas. Sørg også for at komiteen får avsatt et rom som den kan bruke mellom prøveforelesning og disputas dersom disse gjennomføres på samme dag.
  • Avtal med bedømmelseskomiteens administrator angående ankomst og avreise for komitémedlemmene og sørg for at innkvartering blir ordnet.
  • Bestill lunsj for komiteen, veiledere og ordstyrer på disputasdagen.
  • Sørg for å ha en IT-kyndig i bakhånd under disputasen.
  • Vis fram disputaslokalet og utstyret der til komitémedlemmene. Avtal bruk av mikrofon.
  • Se til at avhandlingen er tilgjengelig i auditoriet fra kl. 12.00. Det er også en fordel om sammendraget av avhandlingen kopieres opp og legges lett tilgjengelig i disputaslokalet.
  • Sørg for at komitémedlemmene, etter godkjent disputas, signerer et eksemplar av avhandlingen.
  • Gi komitémedlemmene nødvendige skjema for reiseregning og utbetaling av honorar i forkant av disputasen og for at de leverer/ettersender kopi av pass sammen med reiseregning og skjema for utbetaling av honorar til fakultetet.