MENY

Ansettelse og opptak

Det finnes forskjellige måter å finansiere et ph.d.-løp på. De vanligste er fullfinansiering gjennom stipend og finansiering fra arbeidsgiver eller annen ekstern finansiering. Privat finansiering tillates normalt ikke.

Ansettelse

Opptak til ph.d.-utdanning

 

Ansettelse

Kandidater i stipendiatstilling ved UiS
De fleste av våre ph.d.-kandidater finansieres gjennom stipendordninger som innebærer et tre- eller fireårig ansettelsesforhold mellom kandidaten og UiS. Ansettelse i stipendiatstilling innebærer et opptak på ph.d.-studiet. Opptaket forutsetter at fakultetet innen en tidsfrist som er satt i ansettelses- og opptaksbrevet mottar en fullstendig prosjekt- og utdanningsplan (ph.d.-plan) som vil bli vurdert og deretter godkjent av doktorgradsutvalget.

Senest samtidig med doktorgradsutvalgets behandling av fullstendig ph.d.-plan må det foreligge begrunnet forslag til aktuell veileder(gruppe). Det planlagte studieopplegget, inkl. faglig formidling og utenlandsopphold, må spesifiseres så godt det lar seg gjøre og blir vurdert når den fullstendige prosjekt- og utdanningsplanen (ph.d.-planen) foreligger. Dersom ph.d.-planen ikke foreligger innen den tidsfrist som fremgår av ansettelsesbrevet, kan det gi arbeidsgiver grunnlag for å heve arbeidsavtalen.


Kandidater med ekstern finansiering
For søkere med ekstern finansiering, hvor ansettelsesforholdet ikke administreres av UiS, skal økonomiske forhold knyttet til ph.d.-studiet normalt avklares mellom finansierende part og UiS før søknad om opptak til ph.d.-studium kan godkjennes. Dette gjelder for eksempel for kandidater finansiert gjennom NFRs nærings-ph.d. og offentlig sektor ph.d.-ordning. UiS krever normalt at ekstern finansiering dekker et beløp i tråd med Forskningsrådets rundsum for finansiering av ph.d.-stipendiater. Denne skal inkludere lønn, arbeidsgiveravgift, sosiale kostnader, driftsmidler og midler til utenlandsopphold.

For alle søkere som ikke er fullfinansiert gjennom stipendordninger, kreves det dokumentasjon for at minst 50 % av arbeidstiden under ph.d.-studiet kan benyttes til forskerutdanning og at minst ett år kan avsettes til fulltidsstudier. Fakultetet fastsetter eventuelt krav om residensplikt

For ph.d.-kandidater ansatt ved UiS eller hos ekstern part gjelder vanlige regler for ansettelse. Retningslinjer knyttet til ansettelsesforhold ved UiS er nedfelt i UiS’ personaladministrative håndbok. I tillegg er stipendiatstillingene underlagt  Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialkandidat.

Dersom kandidaten tar imot tilbudet, undertegnes både avtale om ansettelse og avtale om opptak til ph.d.-utdanning ved UiS (avtaledel A, B og evt. C).

Når avtalene om ansettelse og opptak er inngått, tar ph.d.-koordinator ved det aktuelle fakultetet kontakt med stipendiat for veiledning om endelig plan for forskerutdanningen. Denne skal følge gjeldende mal og leveres i undertegnet stand senest innen tre måneder fra tiltredelse.

 

Opptak til ph.d.-utdanning

Søknad om opptak
Kandidater uten ansettelsesforhold ved UiS skal søke om opptak på ph.d.-studium. Så snart som mulig etter at finansiering er avklart, veileder er kontaktet og skisse til prosjektbeskrivelse foreligger, skal søknad om opptak på ph.d.-studium leveres til det aktuelle fakultetets ph.d.-koordinator. Søknaden skal godkjennes av det aktuelle doktorgradsutvalget før søkeren kan starte ph.d.-utdanningen. Opptak på ph.d.-studiet gis i første omgang med forbehold (om endelig opptak, se avsnitt under).

Søknaden skal ifølge ph.d.-forskriften § 2-2 inneholde:

1. Dokumentasjon på den utdanning som skal ligge til grunn for opptaket.
For å bli tatt opp på et ph.d.-studium må søkeren normalt ha femårig mastergrad eller tilsvarende utdanning. Søkeren skal ha en sterk faglig bakgrunn.  Fakultetet kan selv fastsette ytterligere krav for opptak i utfyllende regler (jf. ph.d.-forskriften § 2-1). 

Følgende ytterligere krav er fastsatt: 

  • Ph.d.-programmet i samfunnsvitenskap: Søkere til ph.d.- stillinger skal ha en sterk faglig bakgrunn. Karakter på masteroppgaven og veid gjennomsnittskarakter på masterstudiet skal begge hver for seg tilsvare B eller bedre.
  • Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet: Klikk her for å se utfyllende regler
     

2. Beskrivelse av ph.d.-prosjektet, som omfatter:

  • Faglig redegjørelse for prosjektet, som omfatter tema, problemstillinger, teori og metode

  • Plan for opplæringsdel

  • Finansieringsplan

  • Informasjon om planer for utenlandsopphold/opphold ved annen institusjon

  • Plan for faglig formidling

  • Dokumentasjon på eventuelle spesielle behov for faglige og materielle ressurser

  • Opplysninger om eventuelle immaterialrettslige restriksjoner for å beskytte andres rettigheter

  • Redegjørelse for eventuelle rettslige og etiske problemstillinger som prosjektet reiser og hvordan disse kan avklares.

3. Forslag på minst en veileder, samt angivelse av tilknytning til aktivt forskningsmiljø.

Søknad om opptak leveres på fastsatt skjema til aktuelt fakultet. Søknaden undertegnes av hovedveileder og det aktuelle instituttet/senteret skal attestere for at arbeidsplass og eventuell annen infrastruktur kan stilles til disposisjon.

Kandidater med ansettelsesforhold ved UiS skal allerede ved søknad på stilling som doktorgradsstipendiat framlegge dokumentasjon på utdanning som skal ligge til grunn for opptaket, samt prosjektbeskrivelse hvis påkrevd i stillingsutlysningen.
 

Søknad behandles og opptaksvedtak fattes
Det er kun søkere med ekstern finansiering som må søke om opptak til ph.d.-studium separat. Søknaden behandles av fakultetets doktorgradsutvalg. Et opptak kan skje med forbehold om finansiering, opptakskapasitet, individuell opplæringsplan, videreutvikling av den faglige redegjørelsen for prosjektet, tilleggsutdanning og/eller immaterialrettslige avtaler. Etter at alt dette er avklart og fullstendig ph.d.-plan er godkjent av doktorgradsutvalget, blir opptaket endelig (se under). Grunnlaget for avgjørelse om opptak og opptaksvedtakets innhold er beskrevet nærmere i ph.d.-forskriften § 2-3. Dersom man får avslag på søknad om opptak, har man anledning til å klage, i henhold til forskriften § 10-1.

Etter at søknad om opptak er innvilget sender fakultetet opptaksbrev og avtale om opptak (ABC-avtale) sammen med UiS’ ph.d.-forskrift og Veileder for ph.d.-utdanningen ved UiS til kandidaten. Doktorgradsutvalget gir i opptaksbrevet en frist for utarbeiding og innlevering av plan for ph.d.-utdanningen (fullstendig ph.d.-plan).

Kandidater med ansettelsesforhold ved UiS vil vanligvis få tilsendt de ovenfor nevnte dokumentene fra ph.d.-koordinatoren på det aktuelle fakultetet, mens arbeidsavtalen sendes av HR-avdelingen.

Kandidat og hovedveileder skal i alle tilfeller raskest mulig og senest innen tre måneder etter opptak sammen gå gjennom prosjektbeskrivelsen og vurdere eventuelle behov for justeringer.

Eventuelle krav om residensplikt skal fremgå av opptaksbrevet (jf. § 2-3). Fakultetet/forskerskolen kan selv fastsette et slikt krav.

Formalisering av opptak
Opptak formaliseres skriftlig i Avtale ved opptak til ph.d.-utdanning, som består av del A, B og evt. C (ABC-avtalen). ABC-avtalen blir sendt til kandidaten sammen med opptaksbrevet:

  • Del A er en generell del som skal fylles ut for alle ph.d.-kandidater som er tatt opp på et ph.d.-studium. Avtaleparter i del A er ph.d.-kandidaten og institusjonen (ved det involverte fakultet og institutt/avdeling).
  • Del B er en avtale om faglig veiledning i ph.d.-utdanningen som også skal fylles ut for alle ph.d.-kandidater som er tatt opp på et ph.d.-program. Avtaleparter i Del B er ph.d.-kandidat, veileder(e) og institusjonen (ved aktuell/aktuelle enhet/er). Avtale del B inngås for alle veilederforholdene.
  • Del C er en avtale mellom ekstern institusjon og universitetet om gjennomføring av ph.d.-utdanning som kun fylles ut for de ph.d.-kandidater som enten har ekstern finansiering, eller som har arbeidsplass ved annen institusjon enn den gradsgivendeinstitusjonen kandidaten er tilknyttet. Avtalen kan også brukes for ph.d.-kandidater som har arbeidsplass ved annet institutt/fakultet/senter ved institusjonen enn det kandidaten er tilknyttet gjennom opptaksavtalens del A. Dersom en kandidat er tilknyttet to eksterne institusjoner (dvs. en ekstern finansieringsinstitusjon og en institusjon som tilbyr arbeidsplass), skal det inngås avtale for hver av de eksterne partene.

 

Avtalen fylles ut av ph.d.-kandidaten og de øvrige involverte aktørene og returneres til fakultetets ph.d.-koordinator.

Dersom det i løpet av studietiden er behov for endringer i avtalen skal endringene avklares i samarbeid med involverte (institutt)ledere og meldes om i fremdriftsrapporten. Avtaledel B oppdateres ved endringer i veilederrelasjonen. Både permisjon og andre forhold som fører til endringer i avtalen skal redegjøres for i de årlige fremdriftsrapportene.