MENY

Ansettelse og opptak

Det finnes forskjellige måter å finansiere et ph.d.-løp på. De vanligste er fullfinansiering gjennom stipend og finansiering fra arbeidsgiver eller annen ekstern finansiering. Privat finansiering tillates normalt ikke.

Ansettelse

Opptak til ph.d.-utdanning

 

Ansettelse

Kandidater i stipendiatstilling ved UiS
De fleste av våre ph.d.-kandidater finansieres gjennom stipendordninger som innebærer et tre- eller fireårig ansettelsesforhold mellom kandidaten og UiS. Ansettelsen fører automatisk til et opptak på ph.d.-studiet. Opptaket forutsetter at fakultetet innen en tidsfrist som er satt i ansettelsesavtalen mottar en revidert og fullstendig prosjekt- og utdanningsplan (ph.d.-plan) som vil bli vurdert og som deretter blir godkjent av doktorgradsutvalget.

Senest samtidig med doktorgradsutvalgets behandling av revidert ph.d.-plan må det foreligge begrunnet forslag til aktuell veileder(gruppen). Det planlagte studieopplegget, inkl. eventuelt faglig formidling og utenlandsopphold, må spesifiseres ytterliggere og vil bli vurdert når den fullstendige, reviderte prosjekt- og utdanningsplanen foreligger. Dersom ph.d.-planen ikke foreligger innen den tidsfrist som framgår av arbeidsavtalen, kan det gi arbeidsgiver grunnlag for å vurdere å heve arbeidsavtalen.


Kandidater med ekstern finansiering
For søkere med ekstern finansiering, hvor ansettelsesforholdet ikke administreres av UiS, skal økonomiske forhold knyttet til ph.d.-studiet normalt avklares mellom finansierende part og UiS før søknad om opptak kan godkjennes. Dette gjelder for eksempel for kandidater finansiert gjennom NFRs Nærings-ph.d. og Offentlig sektor-ph.d.-ordning. UiS krever normalt at ekstern finansiering dekker et beløp i tråd med Forskningsrådets rundsum for finansiering av ph.d.-stipendiater. Denne skal inkludere lønn, arbeidsgiveravgift, sosiale kostnader, driftsmidler og midler til utenlandsopphold.

For alle søkere som ikke er fullfinansiert gjennom stipendordninger, kreves det dokumentasjon for at minst 50 % av arbeidstiden under ph.d.-studiet kan benyttes til forskerutdanning og at minst ett år kan avsettes til fulltidsstudier. Ph.d.-kandidater skal normalt ha ett års residensplikt ved UiS.

Vanlige regler om ansettelse gjelder for ph.d.-kandidater tilsatt ved UiS eller ekstern part. Retningslinjer knyttet til tilsettingsforhold ved UiS ivaretas i UiS sin personaladministrative håndbok. I tillegg er stipendiatstillingene underlagt Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialkandidat.

Dersom kandidaten tar imot tilbudet, undertegnes både avtale om ansettelse og avtale om opptak til ph.d.-utdanning ved UiS (avtaledel A, B og evt. C).

Når avtalene om ansettelse og opptak er inngått tar ph.d.-koordinator ved det aktuelle fakultetet kontakt med stipendiat for veiledning om endelig plan for forskerutdanningen. Denne skal følge gjeldende mal og leveres i undertegnet stand senest innen tre måneder fra tiltredelse.

 

Opptak til ph.d.-utdanning

Søknad om opptak
Kandidater uten ansettelsesforhold ved UiS skal søke om opptak på ph.d.-studium. Så snart som mulig etter at finansiering er avklart, veileder er kontaktet og skisse til prosjektbeskrivelse foreligger, skal søknad om opptak på ph.d.-studium leveres til det aktuelle fakultetets ph.d.-koordinator. Søknaden skal godkjennes av fakultetets doktorgradsutvalg før stipendiaten tiltrer stillingen og finansieringen starter. Opptak på ph.d.-studiet gis i første omgang under forbehold (om endelig opptak, se avsnitt under).

Søknaden skal ifølge ph.d.-forskriften § 5.1 Vilkår for opptak inneholde:

1. Dokumentasjon på den utdanning som skal ligge til grunn for opptaket.

For å bli tatt opp på et studium må søkeren normalt ha femårig mastergrad eller tilsvarende utdanning. Søkeren skal ha en sterk faglig bakgrunn. Karakter på masteroppgaven og veid gjennomsnittskarakter på masterstudiet skal begge hver for seg tilsvare B eller bedre (jf. ph.d.-forskriften § 5 Opptak).

2. Beskrivelse av ph.d.-prosjektet, som omfatter:

  • Faglig redegjørelse for prosjektet, som omfatter tema, problemstillinger, teori og metode

  • Plan for opplæringsdel

  • Eventuelle planer for utenlandsopphold/opphold ved annen institusjon

  • Plan for faglig formidling

  • Dokumentasjon på eventuelle spesielle behov for faglige og materielle ressurser

  • Opplysninger om eventuelle immaterialrettslige restriksjoner for å beskytte andres rettigheter

  • Redegjørelse for eventuelle rettslige og etiske problemstillinger som prosjektet reiser og hvordan disse kan avklares.

3. Forslag på minst en veileder, samt angivelse av tilknytning til aktivt forskningsmiljø.

Søknad om opptak leveres på fastsatt skjema til aktuelt fakultet. Søknaden undertegnes av hovedveileder og det aktuelle instituttet/senteret skal attestere for at arbeidsplass og eventuell annen infrastruktur kan stilles til disposisjon.

Kandidater med ansettelsesforhold ved UiS skal allerede ved søknad på stilling som doktorgradsstipendiat framlegge dokumentasjon på utdanning som skal ligge til grunn for opptaket, samt prosjektbeskrivelse hvis påkrevd i stillingsutlysningen.
 

Søknad behandles og opptaksvedtak fattes
Det er kun søkere med ekstern finansiering som separat må søke om opptak på ph.d.-program. Søknaden behandles av fakultetets doktorgradsutvalg. Et opptak skjer normalt med forbehold om finansiering, opptakskapasitet, individuell opplæringsplan, videreutvikling av den faglige redegjørelsen for prosjektet, tilleggsutdanning og/eller immaterialrettslige avtaler. Etter at alt dette er avklart og revidert ph.d.-plan er godkjent av doktorgradsutvalget, blir opptaket endelig (se under). Grunnlaget for avgjørelse om opptak og opptaksvedtakets innhold er beskrevet nærmere i ph.d.-forskriften § 5-3. Dersom man får avslag på søknad om opptak, har man anledning til å klage, i henhold til forskriften § 25-1.

Etter at søknad om opptak er innvilget sender fakultetet opptaksbrev og avtale om opptak (ABC-avtale) sammen med UiS’ ph.d.-forskrift og Veileder for ph.d.-utdanningen ved UiS til kandidaten. Doktorgradsutvalget gir i opptaksbrevet en frist for utarbeiding og innlevering av endelig plan for ph.d.-utdanningen.

Kandidater med ansettelsesforhold ved UiS vil som regel få tilsendt de ovenfor nevnte dokumentene fra ph.d.-koordinatoren på det aktuelle fakultetet sammen med arbeidsavtalen.

Kandidat og hovedveileder skal i alle tilfeller raskest mulig og senest innen tre måneder etter opptak sammen gå gjennom prosjektbeskrivelsen og vurdere eventuelle behov for justeringer.

Ph.d.-kandidater har normalt ett års residensplikt ved UiS.
 

Formalisering av opptak
Opptak formaliseres skriftlig i Avtale ved opptak til ph.d.-utdanning, som består av del A, B og evt. C (ABC-avtalen). ABC-avtalen blir sendt til kandidaten sammen med opptaksbrevet:

  • Del A er en generell del som skal fylles ut for alle ph.d.-kandidater som er tatt opp på et ph.d.-program. Avtaleparter i del A er ph.d.-kandidaten og institusjonen (ved det involverte fakultet og institutt).

  • Del B er en avtale om faglig veiledning i ph.d.-utdanningen som også skal fylles ut for alle ph.d.-kandidater som er tatt opp på et ph.d.-program. Avtaleparter i Del B er ph.d.-kandidat, veileder(e) og institusjonen (ved aktuelt institutt). Dersom en kandidat har flere formelle veiledere, skal avtale Del B inngås for alle veilederforholdene.

  • Del C er en avtale mellom ekstern institusjon og universitetet om gjennomføring av ph.d.-utdanning som kun fylles ut for de ph.d.-kandidater som enten har ekstern finansiering, eller som har arbeidsplass ved annen institusjon enn den gradsgivendeinstitusjonen kandidaten er tilknyttet. Avtalen kan også brukes for ph.d.-kandidater som har arbeidsplass ved annet institutt/fakultet/senter ved institusjonen enn det kandidaten er tilknyttet gjennom opptaksavtalens del A. Dersom en kandidat er tilknyttet to eksterne institusjoner (dvs. en ekstern finansieringsinstitusjon og en institusjon som tilbyr arbeidsplass), skal det inngås avtale for hver av de eksterne partene.

    Avtalen fylles ut og returneres til fakultetets ph.d.-koordinator.

Dersom det i løpet av studietiden er behov for endringer i avtalen skal endringene avklares i samarbeid med involverte instituttledere og meldes om i framdriftsrapporten. Både permisjon og andre forhold som fører til endringer i avtalen skal føres inn i de årlige fremdriftsrapportene.