Finn informasjon om hvordan du sender faktura til Universitetet i Stavanger og hvordan du som ekstern oppretter reiseregning hvis du i forbindelse med et oppdrag skal få dekket reiseutgifter.
Nødvendig fakturainformasjon for å kunne betale leverandørfakturaer
Universitetet i Stavanger (UiS) er en statlig virksomhet som følger kravene i digitaliseringsrundskrivet. Det betyr at alle norske leverandører må sende fakturaer og kreditnotaer i elektronisk handelsformat (EHF 3.0).
Viktig: UiS tar ikke imot fakturaer eller kreditnotaer i papir- eller PDF-format fra norske leverandører.
Vår elektroniske adresse (Peppol-ID) er: 971564679 (samme som vårt organisasjonsnummer).
Slik sender du faktura i EHF
For informasjon om hvordan du kommer i gang med elektronisk fakturering i EHF, se vår veiledning: Slik kommer du i gang med elektronisk handelsformat (EHF).
Fakturering for utenlandske leverandører
UiS ønsker også å motta fakturaer og kreditnotaer fra utenlandske leverandører i EHF-format.
Vår Peppol-ID for utenlandske leverandører er: 0192:971564679
Unntak for fakturaer i PDF-format
I enkelte tilfeller kan faktura sendes i PDF-format til faktura@uis.no. Dette gjelder kun for:
- Utenlandske leverandører som ikke har mulighet til å sende EHF
- Studenter
- Privatpersoner
Merk: Kun vedlegget i e-posten blir lest og dette skjer maskinelt. Faktura og eventuelle vedlegg må være samlet i én PDF-fil for å bli registrert korrekt. Tekst i e-posten eller vedlegg i andre formater vil ikke bli behandlet. En faktura pr e-post.
Krav til fakturainnhold
Fakturaen må inneholde spesifikke opplysninger for å være gyldig. For mer informasjon se Formkrav til faktura
Krav til merking av faktura
Fakturaer og kreditnotaer må fortrinnsvis merkes med:
- Ordrenummer (9 sifre, starter med 312) – Beskrivelse felt: Invoice/OrderReference/ID
I tilfeller der det ikke foreligger et gyldig ordrenummer, må fakturaen merkes med bestillerkode (3-9 bokstaver) fylles ut i feltet Deres ref – Beskrivelse felt: Invoice /AccountingCustomerParty /Party/Contact /ID
Viktig: Fakturaer uten gyldig ordrenummer eller bestillerkode blir avvist i systemet. Det må ikke stå noe mer informasjon i feltet med ordrenummer/bestillerkode i.
Feil i faktura
Dersom en faktura feiler ved innsending i EHF-format, vil dere motta en feilmelding med informasjon om hvordan den kan korrigeres.
Slik retter du feilen:
- Følg instruksjonene i feilmeldingen
- Ta kontakt med kontaktpersonen hos UiS som har bestilt varen/tjenesten hvis du trenger en referanse
- Ikke send en kreditnota, men korriger fakturaen direkte via lenken i feilmeldingen
Frist for å oppdatere fakturaen med gyldig ordrenummer eller bestillerkode er innen 7 dager fra feilmeldingen mottas.
Betalingspåminnelser og inkasso
Betalingspåminnelser, inkassovarsler og rentenotaer sendes til regnskap@uis.no.
Betingelser for renter og gebyrer
UiS betaler ikke renter, gebyrer eller andre omkostninger knyttet til fakturaer, kreditnotaer eller purringer hvis:
- Dokumentene er sendt i feil format
- Fakturaen er sendt på nytt i korrekt format, men med en annen fakturadato
Betalingsvilkår
Betalingsfrist: 30 dager fra fakturadato, med mindre annet er avtalt.
Kontakt oss
For spørsmål om fakturabehandling, merking av fakturaer ol., kontakt: inn.faktura@uis.no
Reiseregning for eksterne – BetalMeg
UiS benytter Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ) sin selvbetjeningsløsning «BetalMeg», for å gjøre det mulig for oppdragstakere/honorarmottakere å sende elektronisk reiseregning der det er avtalt at UiS skal dekke reiseutgifter.
Du kan bruke BetalMeg via selvbetjeningsportalen på nett eller DFØ-app. Sistnevnte lastes ned på telefon/nettbrett via AppStore eller Google Play.
Du skal allerede ha mottatt en epost fra DFØ om at det er opprettet bruker for deg i systemløsningen. Her fremgår det bl.a. hvordan du logger deg på første gang. Innlogging på DFØ-app første gang skjer via ID-porten, deretter via en personlig PIN-kode. Les mer innlogging i DFØ-app.
Brukere skal få all den hjelpen de måtte trenge inne i løsningen, via chatbot, eller ved å kontakte DFØ på telefon 400 18 659 eller epost lonn@dfo.no. Sjekk også DFØ sine kundesider for mer informasjon og instruksjonsvideoer om pålogging, registrering av reiseregning m.m.
NB! For ordens skyld gjør vi oppmerksom på at BetalMeg-løsningen i prinsippet også gir mulighet for at oppdragstakere kan kreve honoraret sitt gjennom løsningen. Denne muligheten vil imidlertid være deaktivert ved UiS, da vi allerede bruker Tilsetting og Arbeidskontrakt (TOA-Portalen), samt Oppdragsportalen til utbetaling av honorarer. Dette skjer automatisk ved utløpet av kontraktsperioden