Godkjenning av utvekslingsoppholdet

Du bør ha sjekket om institusjonene du er interessert i tilbyr relevante emner før du søker om utveksling.

Du finner lenker til emnekataloger i aktuelle institusjonsbeskrivelser under "utveksling" i studieprogrambeskrivelsen din, eller på vertsinstitusjonens egne nettsider. Kontakt din studiekonsulent dersom du har spørsmål om faglig innhold eller trenger veiledning.

Etter at du har takket ja til et eventuelt tilbud om utveksling fra UiS, bør du snarest mulig søke om forhåndsgodkjenning. Du finner søknadsskjemaet "forhåndsgodkjenning av delstudier i utlandet" i Studentekspedisjonen. Søknaden behandles av ditt fakultet/institutt.

Enkelte institutt arrangerer egne workshops om forhåndsgodkjenning for sine studenter, og de enkelte instituttene står også fritt til å sette en frist for når søknad om forhåndsgodkjenning må ha blitt levert. Det er hver enkelt students ansvar å søke om forhåndsgodkjenning i god tid før utreise, da disse kan ha lang behandlingstid.

Reiser du utenom avtale (som såkalt freemover) må du i tillegg legge ved beskrivelse av studiepoengsystemet ved det universitetet du skal søke til. 

Lånekassen

Studiekonsulent rapporter ditt planlagte utvekslingsopphold til Lånekassen når søknaden om forhåndsgodkjenning er godkjent. Du vet at saken er behandlet når du får tilsendt vedtaket fra ditt institutt/fakultet.

Vær oppmerksom på at du ikke kan søke om støtte fra Lånekassen før du har fått vedtaket om forhåndsgodkjenning. Merk at Lånekassen krever at du er fulltidsstudent under utenlandsoppholdet. Ved kortere opphold kan det være aktuelt med færre studiepoeng. 

Dersom du må gjøre endringer i emnevalg etter at du har mottatt forhåndsgodkjenning, må du ta kontakt med studiekonsulent ved ditt fakultet/institutt for å søke om godkjenning av de nye emnene.

Dersom du trenger hjelp til å finne nye emner bør du involvere vertsinstitusjonen og din studiekonsulent.

Årsaker til endringer i emnevalg kan være:

• Emnetilbudet ved vertsinstitusjonen er ikke klart før avreise
• Emnetilbudet ble endret etter at du søkte om forhåndsgodkjenning
• Uforutsette timeplankollisjoner

Dersom du ikke melder fra om nye emner eller praksisopplegg, kan du få problemer med endelig godkjenning av utvekslingsoppholdet ditt når du kommer tilbake. I verste fall kan du risikere at deler av utenlandsoppholdet ditt ikke blir godkjent som en del av graden din ved UiS.

Når du har mottatt karakterutskrift fra vertsinstitusjonen, må du søke om endelig godkjenning av det faglige innholdet i utvekslingsoppholdet ditt. Du finner søknadskjemaet for "endelig godkjenning av delstudier i utlandet" i Studentekspedisjonen. Du laster opp karakterutskriften fra vertsinstitusjonen i søknaden.

Det er ditt ansvar å sørge for at ditt fakultet/institutt ved UiS mottar karakterutskriften eller bekreftelsen innen rimelig tid slik at utvekslingsoppholdet formelt kan godkjennes. Du vil ikke få utstedt vitnemål før en slik godkjenning er på plass. 

Du er selv ansvarlig for å skaffe gyldig karakterutskrift for eksamener avlagt ved vertsinstitusjonen og/eller en bekreftelse på gjennomført praksisopphold.

Dersom vertsinstitusjonen sender karakterutskriften direkte til Internasjonal seksjon vil du bli kontaktet.

Omfanget av emner innpasset fra utvekslingsoppholdet vil stå oppført på vitnemålet ditt. Navnet på emnene du har fullført kan være oppgitt, men her varierer praksis ved de ulike fakultetene. Dersom du vil sikre at navnene på emnene skal stå på ditt endelige vitnemål fra UiS, bør du kontakte ditt fakultet.

Karakterer fra utenlandske læresteder vil ikke bli omgjort til norsk karakterskala.

Dersom du skal søke videre studier eller jobb, legger du ved karakterutskriften fra det utenlandske lærestedet sammen med vitnemålet ditt fra UiS.

Erfaringsmessig klarer studenter seg godt faglig på utveksling. Dersom du skulle være så uheldig å ikke bestå et emne, vil det i de fleste tilfeller være vanskelig å ta konteeksamen ved vertsinstitusjonen.

Vi anbefaler derfor at du umiddelbart tar kontakt med din studiekonsulent ved UiS for å tilpasse din videre utdanningsplan.