Hopp til hovedinnhold

Hvordan gjennomføre en digital disputas?

Her finner dere informasjon om hvordan man bør forberede og oppføre seg på en digital disputas. Rutinene som er beskrevet her har blitt utarbeidet for å sikre at disputasen fortsatt gjennomføres etter gjeldende regler på UiS, samt for å unngå uønsket eller unødvendige forstyrrelser under disputasen.

Publisert: Endret:
Digital disputas

Bruk av Zoom

Under en digital disputas brukes Zoom for kommunikasjon. Denne generelle informasjonen gjelder for alle som ønsker å delta på en digital disputas. I tillegg kommer ekstra ansvar for enkelte deltakere, avhengig av hvilken rolle du har under selve disputasen, se egne punkter.

Under en digital disputas brukes Zoom for kommunikasjon.

  • Disputasen vil fortsatt følge vanlig prosedyre så langt det tar seg gjøre. Den skal derfor være åpen for publikum og det skal være åpent for alle som hører på å stille spørsmål ex auditorio når opponentene er ferdig. 
  • Dersom disputasen er delvis digital kan du være fysisk til stede i salen som publikumsdeltaker, gitt at du har meldt deg på I forkant. Påmeldingsskjema vil ligge på disputasannonseringssiden. 
  • Dersom disputasen er delvis digital kan du også følge disputasen digitalt. 
  • Du kan følge en disputas på Zoom uten å være tilknyttet UiS. Alt du trenger er å enten installere Zoom eller kjøre Zoom i en nettleser. Det vil være en link til den enkelte disputas på disputasannonseringssiden. 
  • Zoom-møtet begynner 30 minutter før forsvaret. Dette er for å få fikset eventuelle tekniske problemer for deltakerne i god tid før disputasen starter. Vi anbefaler alle å være til stede på denne delen i forkant også, uavhengig av om de skal delta aktivt i disputasen eller ikke. 
  • Dersom du skal si noe under disputasen anbefaler vi å bruke headset med mikrofon fremfor å basere seg på innebygd mikrofon på laptop. Dette reduserer bakgrunnsstøy og øker kvaliteten på lyden.
  • Det er anbefalt å bruke en Ethernet-kabel, fremfor å sitte på trådløst nettverk, så langt det tar seg gjøre, da dette gjerne er mer stabilt.
  • Vi anbefaler å sitte alene i rommet under disputasen, for å begrense støy og forstyrrelse i bakgrunnen. Dette er et offentlig arrangement, så alt som er i bakgrunnen vil synes for andre som sitter i publikum så lenge kameraet ditt er på. 
  • For å begrense forstyrrelse fra andre programmer på din laptop/PC bør du slå av alle lyder og varsler. Dette gjelder for eksempel e-postklienter, nettsider, etc.
  • Vennligst slå av lyden på mobiltelefonen din under disputasen, spesielt om du skal delta aktivt i disputasen.
  • Hvis du ikke er den som skal snakke akkurat nå, sett mikrofonen din på mute. Sitter du i publikum vil du ikke få muligheten til å slå på egen mikrofon med mindre du skal stille spørsmål på slutten av disputasen. 
  • Vanlige publikumsdeltakere vil ikke få muligheten til å vise video av noe slag. 
  • Vennligst ikke del skjermen din med mindre du deltar aktivt i disputasen. Sitter du i publikum vil du ikke få muligheten til å dele skjerm uansett. 
  • Du vil ikke få muligheten til å ta opp disputasen selv om det er en opptaks-knapp i Zoom. Vi ber også om at man ikke tar screenshot under disputasen uten å be om samtykke fra de som deltar.

Helt eller delvis digital disputas

Her får du informasjon om de praktiske forskjellene mellom en helt og en delvis digital disputas. For å kunne gjennomføre en disputas som delvis digital forutsetter det at nødvendige rom og utstyr er tilgjengelig, og at hverken kandidat, disputasleder eller komiteleder er i en risikogruppe, ellers vil disputasen måtte kjøres som heldigital.

  • En helt digital disputas foregår ved at alle involverte parter (kandidat, opponenter, disputasleder, publikum) sitter hver for seg, og disputasen foregår i sin helhet i Zoom.
  • En slik disputas gjennomføres som et Zoom møtet. Det betyr at bedømmelseskomiteen, kandidaten og disputasleder vil kunne vise video, styre egen mikrofon og dele skjerm. Alle andre vil kun ha muligheten til å se og høre, og kan gis tillatelse til å skru på mikrofon for å snakke dersom de ber om det. Disputasen vil bli satte og styrt av en fakultets ph.d.-koordinator.
  • Ved å dele skjerm kan kandidaten vise frem presentasjonen sin samtidig som de går gjennom materialet muntlig.
  • Disputasen vil fortsatt følge vanlig prosedyre så langt det tar seg gjøre. Den skal derfor være åpen for publikum og det skal være åpent for alle som hører på å stille spørsmål ex auditorio når opponentene er ferdig.
  • En delvis digital disputas foregår i et undervisningsrom på UiS, med publikum til stede, men opponenter deltar via Zoom. Disputasen vil også bli strømmet til disputasannonseringssiden, slik at alle som ønsker å følge disputasen digitalt vil kunne gjøre det.
  • Her vil et spesielt egnet undervisningsrom på UiS kunne brukes, forutsatt at nødvendig teknisk utstyr er tilgjengelig. Rommet har kamera, slik at Zoom kan benyttes til å kommunisere med opponenter.
  • Det er to mulige måter å gjennomføre en delvis digital disputas på. Den beste måten er om man kan bruke et rom med utstyr for strømming på plass, slik at disputasen kan strømmes direkte til disputasannonseringen. Kandidaten, komiteleder, disputasleder og publikum er til stede i rommet sammen, og opponentene er med i et vanlig Zoom-møte. Alle som ønsker å følge disputasen digitalt kan da gjøre det fra disputasannonseringen.
  • Det vil kunne settes opp løsninger for å sende inn spørsmål til kandidaten i løpet av disputasen, og disse vil bli lest opp av komiteleder når hen blir invitert til det på slutten av disputasen (digital ex auditorio). Dersom man har disputasen i et stort rom der det er plass til et stort publikum, trenger man ikke ha en løsning for digital ex auditorio, gitt at det er varslet på disputasannonseringen at man kun får stille spørsmål om man er fysisk til stede.
  • For å kunne delta i publikum på en slik disputas må man melde seg på i forkant. Kun de som har fått tildelt en plass vil ha anledning til å sitte i rommet under disputasen. Disputasleder, komiteleder, tekniker og kandidat trenger ikke å melde seg på. Kandidaten vil også få disponere åtte plasser som hen kan tildele veileder, familie og venner som de ønsker å ha til stede. Disse bør melde seg på, men er da garantert plass.
  • Grunnet krav om minst en meters avstand mellom alle i rommet vil det i hovedsak være egnet med større auditorier for disputas. Alle som er fysisk til stede vil bli bedt om å sitte så spredt som mulig for å begrense smitte.

Digital prøveforelesning

Den praktiske gjennomføringen av prøveforelesningen avhenger av om du skal ha en heldigital eller delvis digital disputas. Begge typer prøveforelesning kan kombineres med både heldigital og delvis digital disputas. For å gjennomføre en digital prøveforelesning er det anbefalte verktøyet Zoom. Det kan være en fordel å øve på å holde presentasjonen i Zoom i forkant. Du kan selv velge om du vil øve med eller uten publikum, f.eks. veiledere eller andre kollegaer.

  • Under en delvis digital prøveforelesning vil opponenter delta via Zoom, men alle andre som ønsker å følge prøveforelesningen må være fysisk til stede. Man vil også kunne følge prøveforelesningen digitalt, ettersom den vil bli strømmet til disputasannonseringssiden. For å delta i publikum må man melde seg på i forkant. Du som kandidat vil disponere åtte av plassene i rommet, og kan tildele disse til familie, veiledere og venner som du selv måtte ønske. De må fortsatt registrere seg i forkant, men vil være garantert plass på prøveforelesningen. Øvrige interesserte vil kun få delta dersom de har fått tildelt plass. Dersom rommet for prøveforelesningen ikke har plass til alle som er påmeldt, vil det være de som er påmeldt først som får plass.
  • Prøveforelesningen gjennomføres som et vanlig foredrag, der du vil kunne vise slides. Opponentene deltar via Zoom og kan følge presentasjonen der. Det er viktig at du snakker inn i mikrofonen, slik at opponentene kan høre deg.
  • Ved behov for tavle under forelesningen anbefaler vi å bruke tablet/iPad som deles som en ekstra skjerm i Zoom og vises på lerret, fremfor å bruke tavle i rommet, da denne vil synes dårlig i Zoom.
  • Under en heldigital prøveforelesning gjennomføres denne uten noe publikum til stede. Du bør gjennomføre prøveforelesningen i et egnet rom med god Internett-forbindelse. Dersom du ikke har noe egnet rom hjemme, kan du bruke kontor eller annet egnet rom på UiS. Dersom du ikke disponerer noe rom på UiS lenger kan du ta kontakt med lokal ph.d.-administrasjon, så vil de kunne hjelpe deg med å få tilgang til et egnet rom for prøveforelesningen.
  • Alle deltakere i publikum er med via Zoom. Det anvendes et Zoom møte som innebærer at kun du som kandidat, opponenter, disputasleder, komiteleder og tekniker er i stand til å ha på kamera og styre mikrofon selv. Alle andre vil kun være i stand til å se og høre, og vil ha mulighet til å snakke om de ber om ordet etter at opponentene er ferdige.

Ph.d.-kandidatens ansvar

Viktig informasjon og forberedelser for ph.d-kandidaten. Forberedelser og gangen i disputasen vil avhenge av om du skal ha en heldigital eller delvis digital disputas. Om disputasen din kan gjennomføres som delvis digital eller heldigital avhenger av om det er tilgjengelige rom og utstyr, og at hverken du, din disputasleder eller komiteleder har økt risiko for alvorlig sykdomsforløp ved Covid-19. Begynn med å ta kontakt med din lokale ph.d.-administrasjon vedrørende planlegging av din digitale disputas.

Her kan du lese mer om hvordan man gjennomfører en delvis digital disputas, og hva som er ditt ansvar som kandidat. Det er ingen garanti for at du kan gjennomføre din disputas som delvis digital selv om du måtte ønske det. En slik disputas krever at nødvendig utstyr er tilgjengelig og at det ikke innebærer noen økt risiko for smitte. Dersom du, disputasleder eller komiteleder er i risikogruppe, må disputasen være heldigitale istedenfor.

Ditt ansvar:

  • Ta kontakt med din lokale ph.d.-administrasjon vedrørende planlegging av din delvis digitale disputas.
  • Før disputasen må du gjøre deg kjent med Zoom som verktøy, hvis du ikke allerede er vant til å bruke det. Du vil bare kunne kommunisere med opponentene dine gjennom Zoom under selve disputasen.
  • Hvis du trenger å bruke tavle under din disputas anbefaler vi å bruke nettbrett/iPad med en penn som virtuell tavle, og dele denne skjermen i Zoom. Dette er anbefalingen selv om det skulle være tavle i rommet der disputasen din finner sted, ettersom det er lettere for opponentene dine å se hva du skriver om du bruker en digital tavle. Det kan være du kan låne nettbrett/iPad fra universitetet dersom du trenger det. Ta kontakt med din lokal-IT for å finne ut om det er mulig.
  • Finn egnet dato og klokkeslett for din digitale disputas i samarbeid med ph.d.-koordinator ved ditt institutt og fakultet, og sørg for at tidspunktet også passer for dine opponenter. Ph.d.-koordinatorene vil finne en disputasleder og en tekniker som skal bistå med å gjennomføre disputasen.
  • Dagen før disputasen må du gå gjennom en øvelses-disputas i det aktuelle forelesningsrommet hvor disputasen skal finne sted, sammen med tekniker, disputasleder og komiteleder. Opponentene dine vil være med via Zoom. Du bør bruke samme utstyr (kamera, mikrofon) og sted under dette møtet som på selve disputasen.
  • På selve disputasen bør du møte opp i forelesningesrommet minst 30 minutter før start, for å teste at alt fungerer skikkelig og at du får delt eventuelle slides i Zoom.
  • Ph.d.-koordinator vil være vert (host) for Zoom-møtet som er din disputas. Under disputasen må du huske å dele skjerm for å vise slides og annet digitalt materiale. Ph.d.-koordinator vil være en nærmest usynlig deltaker i disputasen, og skal ikke ta over ansvarsområdene til de andre deltakerne, men er der for å passe på at den tekniske løsningen fungerer skikkelig.
  • Alle som ønsker å delta på din disputas kan gjøre dette ved å melde seg på i forkant. I utgangspunktet kan de som ønsker å være fysisk til stede få lov til det så lenge de har meldt seg på i forkant og det er plass i rommet. Du som kandidat vil disponere åtte av plassene i rommet, og kan tildele dem til familie, venner og veiledere etter eget ønske. Disse må fortsatt melde seg på (på grunn av smittesporing), men er garantert plass i rommet.
  • Dersom det er noen som ønsker å delta digitalt kan følge disputasen din, som vil strømmes til disputasannonseringssiden. Det vil også være mulig å stille spørsmål skriftlig (ex auditorio) fra denne siden under disputasen.
  • Når enten første eller andre opponent er ferdige med sine spørsmål vil det åpnes opp for spørsmål fra salen (ex auditorio). De som følger disputasen digitalt vil kunne sende inn spørsmål som vil bli lest opp av komiteleder.
  • Når utspørringen er ferdig vil disputasleder, komiteleder og du forlater så rommet i prosesjon. Disputasleder og komiteleder vil gå til et eget møterom for å ha et privat Zoom-møte med opponentene, hvor komiteen kan diskutere arbeidet ditt. Når de er ferdige kan dere gå inn i rommet igjen og disputasleder vil kunngjøre resultatet. Nå er disputasen ferdig.
  • Hvis det skulle oppstå tekniske problemer som ikke lar seg løse med én gang vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Dersom problemet ikke lar seg løse vil disputasen måtte avlyses, og du vil få en ny sjanse til å gjennomføre selve disputasen ved en senere anledning.
  • Vær oppmerksom på at en eventuell feiring eller middag etter disputasen er et privat arrangement, og det er ditt svar å sørge for at gjeldende regler for smittevern følges.
  • Hvis du har spørsmål angående disputasen, ta kontakt med din fakultetsadministrasjon.

Her kan du lese mer om hvordan en heldigital disputas gjennomføres og hva som er ditt ansvar som kandidat.

Ditt ansvar:

  • Ta kontakt med din lokale ph.d.-administrasjon vedrørende planlegging av din heldigitale disputas. Når du gjør det må du også avgjøre om du trenger å bruke et kontor på UiS under disputasen din, eller om du kan utføre hele disputasen hjemmefra eller fra et kontor et annet sted.
  • Før disputasen må du gjøre deg kjent med Zoom som verktøy, hvis du ikke allerede er vant til å bruke det. Test at mikrofon og video fungerer bra, og at du har en stabil nettilgang.
  • Hvis du trenger å bruke tavle under din disputas anbefaler vi å bruke nettbrett/iPad med en penn som virtuell tavle, og dele denne skjermen i Zoom. Det kan være du kan låne nettbrett/iPad fra universitetet dersom du trenger det. Ta kontakt med din lokal-IT for å finne ut om det er mulig.
  • Finn egnet dato og klokkeslett for din digitale disputas i samarbeid med ph.d.-koordinator ved ditt institutt og fakultet, og sørg for at tidspunktet også passer for dine opponenter. Ph.d.-koordinatorene vil finne en disputasleder og en tekniker som skal bistå med å gjennomføre disputasen.
  • Disputasen din vil bli gjennomført som et Zoom-møte.
  • På selve disputasen må du klikke deg inn på Zoom-møtet med din personlige lenke minst 30 minutter før disputasen skal begynne.
  • Ph.d.-koordinator vil være vert (host) for Zoom-møtet som er din disputas, men du vil være co-host, hvilket betyr at du skal styre din egen mikrofon, og sette den på mute selv. Under disputasen må du huske å dele skjerm for å vise slides og annet digitalt materiale. Ph.d.-koordinator vil være en nærmest usynlig deltaker i disputasen, og skal ikke ta over ansvarsområdene til de andre deltakerne, men er der for å passe på at den tekniske løsningen fungerer skikkelig.
  • Dagen før disputasen må du gå gjennom en øvelses-disputas i Zoom med tekniker og disputasleder. Om mulig bør opponenter også delta på dette. Du bør bruke samme utstyr (kamera, mikrofon) og sted (kontor) under dette møtet som på selve disputasen.
  • Mens disputasen foregår anbefaler vi at du skrur av andre programmer du har kjørende på egen maskin sånn at det eneste som kjører er Zoom, en digital kopi av avhandlingen din og slides som skal presenteres.
  • Alle som ønsker å delta på din disputas kan gjøre dette ved å bli med i Zoom-møtet ved å følge link fra disputasannonseringen. Der vil de også få tilgang til en digital kopi av din avhandling.
  • Når utspørringen er ferdig vil komiteen og disputasleder forlate Zoom-møtet midlertidig, slik at komiteen kan diskutere arbeidet ditt. Ikke lukk zoom, men vent til komiteen og de andre vender tilbake for å annonsere hva komiteen har kommet frem til.
  • Når den formelle disputasen er ferdig kan andre deltakere i publikum forfremmes til paneldeltakere, slik at dere kan få feiret litt digitalt etterpå.
  • Hvis det skulle oppstå tekniske problemer som ikke lar seg løse med én gang vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Dersom problemet ikke lar seg løse vil disputasen måtte avlyses, og du vil få en ny sjanse til å gjennomføre selve disputasen ved en senere anledning.
  • Hvis du har spørsmål angående disputasen, ta kontakt med din fakultetsadministrasjon.

Opponentenes ansvar

Her kan du lese mer om opponentenes ansvar spesifikt knytte til digital disputas. I forkant av disputasen skal du få beskjed om disputasen skal gjennomføres som en heldigital eller delvis digital disputas.

I tillegg til det opponentene har ansvar for i forkant av og under en vanlig disputas, er det noen flere aspekter dere må passe på under en delvis digital disputas. Dersom disputasen skal gjennomføres med Zoom møtet bør du følge retningslinjene for en heldigitale disputas. Ph.d.-koordinator vil informere deg om dette er tilfelle.

  • Før disputasen bør du gjøre deg kjent med Zoom, som er verktøyet som brukes for kommunikasjon under hele disputasen.
  • Under en delvis digital disputas er det i hovedsak bare opponentene som deltar gjennom Zoom, mens alle andre som ønsker det og har anledning til det er til stede i forelesningssalen eller følger disputasen fra disputasannonseringen der den vil bli strømmet.
  • Dersom du har anledning og ønsker å være fysisk til stede på disputasen fremfor å delta gjennom Zoom, så er du velkommen til å gjøre det.
  • Du trenger ikke en egen Zoom-lisens for å delta på et Zoom-møte. Du kan bruke linken som du får tilsendt sammen med kunngjøringen til disputasen.
  • Vær oppmerksom på at å kjøre Zoom fra Remote Desktop ikke fungerer. Du må enten ha Zoom installert på egen maskin eller kjøre Zoom i nettleser.
  • Vi anbefaler på det sterkeste å bruke headset under disputasen, fremfor å kun bruke innebygd mikrofon på laptop/PC.
  • Pass på at mikrofon og kamera fungerer, og at du har en stabil nettilkobling.
  • Disputasen vil bli gjennomført som et møte i Zoom. Lenken til dette møtet skal kun distribueres og ikke publiseres. Ph.d.-koordinator vil sette opp dette møtet og sende deg møteinnkallingen.
  • På selve disputasen må du klikke deg inn på Zoom-møtet minst 30 minutter før disputasen skal begynne.
  • Du vil ha rollen som co-host under disputasen. Dette betyr at du kan skru av og på mikrofonen din selv, og dele skjerm om nødvendig.
  • Under disputasen bør din mikrofon være slått av ("Mute") når du ikke snakker, for å redusere bakgrunnsstøy. Når du skal si noe, husk å slå mikrofonen på igjen.
  • Ph.d.-koordinator vil være til stede under disputasen som skal være en taus og nærmest usynlig deltaker på disputasen. Ph.d.-koordinator sin rolle er å sikre at den tekniske løsningen fungerer, men det er ikke hens ansvar å styre din mikrofon eller skjermdeling for deg.
  • Dagen før disputasen vil det være et øvelsesmøte i Zoom for kandidaten, disputasleder, komiteleder og tekniker. Du må også delta på dette. Du bør bruke samme utstyr (kamera, mikrofon) og sted (kontor) under dette møtet som på selve disputasen.
  • Under din del av eksamineringen kan du velge å dele skjermen din om du har materiale du ønsker å vise frem, for eksempel slides eller spesifikke deler av avhandlingen. For å gjøre dette så enkelt som mulig i Zoom anbefaler vi at du begrenser deg til så få kilder som mulig, og heller limer aktuelle deler av avhandlingen inn i en presentasjon, fremfor å hoppe mellom slides og digital kopi av avhandling.
  • Etter at den formelle utspørringen er over og publikum har fått muligheten til å stille spørsmål ex auditorio, vil kandidaten, disputasleder og komiteleder forlate forelesningsrommet. Komiteleder vil fysisk forlate forelesningssalen og gå til et annet rom hvor hen vil starte opp et separat Zoom-møte. Når komiteen har blitt enige, må dere vende tilbake til hovedrommet i Zoom. Komitelederen, disputaslederen og kandidaten vil gå tilbake til forelesningssalen. Ta kontakt med komiteleder eller disputasleder om du er usikker på prosedyren.
  • Etter at dere har vendt tilbake til hovemøtet igjen, og kandidat, disputasleder og komiteleder er tilbake i forelesningsrommet vil disputasleder annonsere deres avgjørelse angående kandidaten og si noen avsluttende ord. Nå er disputasen over, og du kan lukke Zoom om du vil.
  • Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke tar seg løse umiddelbart vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis problemet ikke lar seg løse må disputasen avlyses, og kandidaten vil få et nytt forsøk på et senere tidspunkt.
  • Dersom du har spørsmål, kontakt fakultetsadministrasjonen på det aktuelle fakultetet.

I tillegg til det opponentene har ansvar for i forkant av og under en vanlig disputas, er det noen flere aspekter dere må passe på under en heldigital disputas.

  • Før disputasen bør du gjøre deg kjent med Zoom, som er verktøyet som brukes for kommunikasjon under hele disputasen.
  • Under en heldigital disputas deltar alle deltakere gjennom Zoom, og alle sitter hver for seg.
  • Du trenger ikke en egen Zoom-lisens for å delta på et Zoom-møte. Du kan bruke linken som du får tilsendt fra den som er host for Zoom-disputasen.
  • Vær oppmerksom på at å kjøre Zoom fra Remote Desktop ikke fungerer. Du må enten ha Zoom installert på egen maskin eller kjøre Zoom i nettleser.
  • Vi anbefaler på det sterkeste å bruke headset under disputasen, fremfor å kun bruke innebygd mikrofon på laptop/PC.
  • Pass på at mikrofon og kamera fungerer, og at du har en stabil nettilkobling.
  • Disputasen vil bli gjennomført som et Zoom-møtet.
  • På selve disputasen må du klikke deg inn på Zoom-møtet med din personlige lenke minst 30 minutter før disputasen skal begynne.
  • Du vil ha rollen som co-host under disputasen. Dette betyr at du kan skru av og på mikrofonen din selv, og dele skjerm om nødvendig.
  • Under disputasen bør din mikrofon være slått av ("Mute") når du ikke snakker, for å redusere bakgrunnsstøy. Når du skal si noe, husk å slå mikrofonen på igjen.
  • Ph.d.-koordinator vil være til stede under disputasen som skal være en taus og nærmest usynlig deltaker på disputasen. Ph.d.-koordinator sin rolle er å sikre at den tekniske løsningen fungerer, men det er ikke hens ansvar å styre din mikrofon eller skjermdeling for deg.
  • Dagen før disputasen vil det være et øvelsesmøte i Zoom for kandidaten, disputasleder og ph.d.-koordinator. Du bør også delta på dette. Du bør bruke samme utstyr (kamera, mikrofon) og sted (kontor) under dette møtet som på selve disputasen.
  • Under din del av eksamineringen kan du velge å dele skjermen din om du har materiale du ønsker å vise frem, for eksempel slides eller spesifikke deler av avhandlingen. For å gjøre dette så enkelt som mulig i Zoom anbefaler vi at du begrenser deg til så få kilder som mulig, og heller limer aktuelle deler av avhandlingen inn i en presentasjon, fremfor å hoppe mellom slides og digital kopi av avhandling.
  • Etter at den formelle utspørringen er over og publikum har fått muligheten til å stille spørsmål ex auditorio, vil du og resten av komiteen samt disputasleder måtte forlate møtet for a vurdere kandidaten. Komiteens administrator vil invitere dere til et separat Zoom-møte for dette. Når komiteen har blitt enige, må dere vende tilbake til disputas -møtet, ved å avslutte det private Zoom-møtet og klikke på den opprinnelige lenken til Zoom- møtet som du mottok i din disputas-invitasjon.
  • Etter at dere har vendt tilbake til disputas møtet i Zoom vil disputasleder annonsere deres avgjørelse angående kandidaten og si noen avsluttende ord.
  • Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke tar seg løse umiddelbart vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis problemet ikke lar seg løse må disputasen avlyses, og kandidaten vil få et nytt forsøk på et senere tidspunkt.
  • Dersom du har spørsmål, kontakt fakultetsadministrasjonen på det aktuelle fakultetet.

Ph.d.-koordinatorens ansvar

Som ph.d.-koordinatorens har du en del ansvar både i dagene før og under selve disputasen. Du er host/vert i Zoom.

Ph.d.-koordinatoren fungerer som vert/host for disputasen. Det er noen mindre ulikheter mellom enhetene når det kommer til tradisjonell prosedyre under en disputas. Ta kontakt med lokal ph.d.-administrasjon om du er usikker.

Ditt ansvar som vert

  • Disputasen skal kjøres som et møtet i Zoom.
  • Gjennomføre et øvelsesmøte i Zoom sammen med kandidat, disputasleder og komite (gitt at de har anledning til å delta), dagen før disputasen. Mer detaljer om øvelsesmøtet står lenger ned.
  • Som vert må du sette opp disputasen i Zoom, og passe på at de nødvendige deltakerne er invitert. De som må være til stede i tillegg til deg selv, er kandidaten, disputasleder og komiteen (komiteleder, 1. og 2. opponent). Møtet-invitasjonen må legges ut på kandidatens disputasannonsering.
  • Andre kan velge å delta, men vil høyst sannsynlig ikke delta aktivt i disputasen.
  • Du er vert, kandidat, disputasleder, 1. opponent, 2. opponent og komite-leder er co-host. Alle andre vil være vanlige deltakere.
  • Husk å minne disputasleder, kandidat og komite på at de bør slå av egen mikrofon når de ikke snakker selv. Hvis de glemmer det bør du gjøre det for dem.
  • Kandidat og opponenter bør ha på kamera under hele disputasen. Disputasleder trenger bare å ha på kamera når de skal snakke. Komiteleder skal kun snakke under private møter med resten av komiteen (les mer om de lenger ned).
  • Selv om Zoom åpner for at man skal kunne la mer enn en person kan dele skjermen sin samtidig, anbefaler vi å unngå å bruke den funksjonen ettersom den ikke fungerer optimalt. Vi anbefaler heller å bare la en person dele skjerm av gangen og heller bytte mellom kandidat og opponenter når det er nødvendig.
  • Når disputasleder spør om det er noen i publikum som ønsker å stille spørsmål (ex auditorio), må du følge med under "Manage Participants" for å se om noen trykker på "Raise hand", for å signalisere at de har et spørsmål. De kan velge om de vil stille spørsmålet skriftlig i chatten eller om de vil stille det muntlig. Hvis de vil ta det muntlig må du slå på mikrofonen deres for dem.
  • Dersom det oppstår tekniske problemer som ikke kan løses umiddelbart, vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis ikke problemet ikke kan løses vil disputasen måtte utsettes og kandidaten vil få en ny sjanse.

Øvelsesmøte i Zoom

  • Du er ansvarlig for å sette opp øvelsesmøtet i Zoom. Dette burde settes opp på samme måte som disputasen, og legge inn kandidat, disputasleder og komite som paneldeltakere. Les mer om dette under "Hvordan sette opp disputas i Zoom".
  • Gjør det tydelig for alle deltakere at de må bruke samme utstyr (mikrofon, kamera) og sted (kontor) under øvelsesmøtet som de skal gjøre under disputasen.
  • Alle aktive deltakere bør få sjansen til å dele skjerm. Her må du sannsynligvis inn og åpne for at paneldeltakere skal få lov til å dele skjerm.
  • Hvis funksjonalitet som finnes under "Participants", endring av "View options", chat-funksjonen, etc. Minn alle på at chat-funksjonen ikke skal brukes unødvendig under selve disputasen.
  • Gå gjennom rutinen for overgang til eget Zoom-møte for komite og disputasleder, og rutinen for å vende tilbake til Zoom-møte for disputasen etterpå, slik at de har prøvd dette ordentlig i forkant av disputasen.
  • Be gjerne disputasleder om å fortelle litt om rutiner knyttet til en vanlig disputas, og hva opponentene trenger å være oppmerksomme på når det kommer til prosedyren ved UiS.

Før selve disputasen starter

  • Zoom-møtet bør begynne minst 30 minutter før selve disputasen starter, for å gi folk tid til å koble seg på, teste mikrofoner og kamera, og finner frem i Zoom.
  • Slå av chat-funksjonen for publikum. Dette er for å begrense forstyrrelse. Husk å slå den på igjen for spørsmål fra salen.
  • Sett Attendee view til Speaker view (i participant-panelet).
  • I løpet av disse 30 minuttene bør du dekke noen regler og tips for alle deltakere. Dette burde inkludere:
  • Kandidaten og komiteen bør ikke forlate møtet før disputasleder har offisielt avsluttet hele disputasen.
  • Forklar hvordan mikrofoner bør være av når man ikke snakker selv
  • Nå må disputasleder ta over som ordstyrer, og lede disputasen herfra, slik at du kan fokusere på eventuelle tekniske oppgave og utfordringer.

Generell prosedyre under en disputas

  • Disputasleder vil starte med å introdusere kandidaten.
  • Kandidaten tar over og presenterer tema for prøveforelesning og deretter sitt arbeid. Dette vil sannsynligvis involvere screen share for å presentere slides eller en digital tavle.
  • Disputasleder introduserer første opponent som så tar over og setter kandidatens arbeid inn i en større sammenheng. Dette kan også innebære bruk av slides. Under denne delen er det kun første opponent som snakker.
  • Etter å ha satt kandidatens i en større sammenheng vil første opponent stille spørsmål. Kandidat og første opponent vil da ha en diskusjon og kan også trenge å bytte på hvem som deler skjerm.
  • Når første opponent er ferdig kan disputasleder annonsere en kort pause. På noen fakulteter vil det også være nå disputasleder inviterer salen til å stille spørsmål ex auditorio.
  • Disputasleder introduserer andre opponent, som da tar over.
  • Andre opponent og kandidat har så en diskusjon.
  • Når andre opponenten er fornøyd vil disputasleder åpne opp for at publikum kan stille spørsmål ex auditorio (hvis dette ikke skjedde etter 1 opponent). Om noen ønsker å spørre om noe kan de indikere dette ved å "rekke opp hånden" i Zoom.
  • Når eventuelle spørsmål fra salen har blitt besvart kan disputasleder gi ordet til kandidaten, typisk for å takke komite, veiledere, etc.
  • Hvis din enhet ikke har tradisjoner for at komiteen tar et privat møte, er disputasen nå ferdig, men om det er vanlig for komiteen å møtes før disputasen formelt avsluttes, må de følge de siste punktene på listen også.
  • Til slutt vil hele komiteen (opponenter og komitéleder) og disputasleder bli sendt ut i et separat Zoom-møte for å diskutere om kandidaten består eller ikke. Alle andre blir værende i Zoom -møte for disputasen, inkludert kandidaten.
  • Komite og disputasleder vil så vende tilbake til Zoom-møte for disputasen, og disputasleder annonserer om kandidaten har bestått, og sier et par avsluttende ord om prosessen videre.
  • Du kan nå avsluttet møtet for alle deltakere.

Ph.d.-koordinatoren fungerer som vert/host for disputasen. En delvis digital disputas foregår i et undervisningsrom på campus, men opponentene er med via Zoom. Det er noen mindre ulikheter mellom enhetene når det kommer til tradisjonell prosedyre under en disputas. Ta kontakt med lokal ph.d.-administrasjon om du er usikker.

Teknisk oppsett på delvis digital disputas

  • På en delvis digital disputas vil kandidat, komiteleder og disputasleder være til stede i rommet sammen med deg. I tillegg vil det være publikum. De to opponentene vil delta via Zoom, i et vanlig Zoom-møte. Lenken til Zoom-møtet skal ikke under noen omstendigheter publiseres, men kun distribueres. Kun opponenten, komiteleder og kandidat skal inviteres til dette møtet.
  • Disputasen skal også strømmes til disputasannonseringssiden, slik at de som ønsker det kan følge disputasen digitalt. På samme siden vil det også ligge et nettskjema der man kan sende inn spørsmål til kandidaten. Dette skjemaet er åpent under hele disputasen, og spørsmålene vil sendes til komiteleder. Når disputasleder åpner for spørsmål fra salen, vil komiteleder lese opp eventuelle spørsmål som har blitt sendt inn digitalt.

På en disputas trengs et forelesningsrom med egnet utstyr:

  • Kamera som viser den som snakker
  • Lerret og projektor
  • Zoom installert
  • Mulighet til å dele skjerm slik at slides som vises på lerret også vises for de som deltar i Zoom
  • Bøylemikrofon til kandidaten (dersom mulig og ønsket)
  • Digital tavle som også kan deles som skjerm så alle ser (ved behov, om mulig)
  • Dette er bare et minstekrav. Har dere bedre egnet utstyr kan det selvfølgelig brukes, så lenge prosedyre og retningslinjer følges.

Ditt ansvar som vert

  • Du er vert for Zoom-møtet.
  • Gjennomføre et øvelsesmøte i forelesningsrommet der disputasen skal foregå sammen med kandidat, disputasleder og opponenter (som deltar i Zoom), dagen før disputasen. Mer detaljer om øvelsesmøtet står lenger ned.
  • Som vert må du sette opp disputasen i Zoom, og passe på at de nødvendige deltakerne er invitert. De som må være til stede i tillegg til deg selv, er komiteleder, 1. og 2. opponent og kandidaten. Kandidat, komiteleder og disputasleder vil være fysisk til stede, men siden komiteleder skal snakke privat med opponentene i Zoom for å diskutere kandidatens arbeid, bør hen også inviteres til Zoom-møtet.
  • Du er vert, men du må gjøre kandidat, 1. opponent og 2. opponent til co-host.
  • Kun host og co-host bør være i stand til å dele skjermen sin og styre egen mikrofon.
  • Det kan være en fordel å minne opponenter på å mute seg selv når de ikke snakker. Dersom de skulle glemme det kan du mute dem selv.
  • Selv om Zoom åpner for at man skal kunne la mer enn en person kan dele skjermen sin samtidig, anbefaler vi å unngå å bruke den funksjonen ettersom den ikke fungerer optimalt. Vi anbefaler heller å bare la en person dele skjerm av gangen og heller bytte mellom kandidat og opponenter når det er nødvendig.
  • Når opponentene er ferdig med å still sine spørsmål åpner disputasleder for spørsmål fra publikum (ex auditorio). Om noen av de som sitter i salen stiller spørsmål bør de enten få en mikrofon (om tilgjengelig) eller kandidat bør repetere spørsmålet før hen svarer.
  • Disputasleder og komiteleder vil da gå til et nærliggende grupperom for å diskutere med opponentene om kandidaten har bestått eller ikke. Komiteleder er ansvarlig for å ha med seg en laptop slik at hen kan starte et separat Zoom møtet. Så fort de er ferdig med å diskutere, vil kandidaten, disputasleder og komiteleder vende tilbake til forelesningsrommet. Disputasleder vil annonsere hva de har kommet frem til. Etter dette vil disputasleder si noen avsluttende ord, og så er disputasen over.
  • Dersom det oppstår tekniske problemer som ikke kan løses umiddelbart, vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis ikke problemet ikke kan løses vil disputasen måtte utsettes og kandidaten vil få en ny sjanse.

Øvelsesdisputas

  • Du er ansvarlig for å sette opp øvelsesmøtet i Zoom. Dette burde settes opp på samme måte som disputasen.
  • Under øvelsesmøtet bør du følge innledende innstillinger for en ekte disputas, og gjøre kandidat, 1. opponent og 2. opponent til co-host.
  • Du bør minne opponentene på at de bør bruke det samme utstyret under prøvedisputasen som du skal bruke under den faktiske disputasen.
  • Du bør la komiteen og disputasleder øve på det private Zoom-møtet de skal ha på slutten av disputasen.
  • Alle aktive deltakere bør få sjansen til teste å vise slides og se at det fungerer.
  • Be gjerne disputasleder om å fortelle litt om rutiner knyttet til en vanlig disputas, og hva opponentene trenger å være oppmerksomme på når det kommer til prosedyren ved UiS.

Før selve disputasen starter

  • Zoom-møtet bør begynne 30 minutter før selve disputasen starter, for å gi folk tid til å koble seg på, teste mikrofoner og kamera, og finner frem i Zoom.
  • Velg Mute all, og sørg for at vanlige deltakere ikke kan slå på mikrofonen sin selv. Det skal i utgangspunktet ikke være noen vanlige deltakere, men dette er for å være på den sikre siden.
  • Slipp inn opponentene og kandidaten fra venterommet, og gjør dem til co-host.
  • Gi opponenter nye navn ved å legge til tittel foran navnet deres, så det er tydelig hvem de er til enhver tid.
  • Under "Advanced sharing options", velg at kun verter/hosts kan dele skjerm.
  • Slå av chat-funksjonen.

Generell prosedyre under en disputas

  • Disputasleder vil starte med å introdusere kandidaten.
  • Kandidaten tar over og presenterer teama for prøveforelesning, og deretter sitt arbeid. Dette vil sannsynligvis involvere screen share for å presentere slides eller en digital tavle, med mindre rommet har et eget kamera som viser lerretet/tavle.
  • Disputasleder introduserer første opponent som så tar over og setter kandidatens arbeid inn i en større sammenheng. Dette kan også innebære bruk av slides. Under denne delen er det kun første opponent som snakker.
  • Etter å ha satt kandidatens i en større sammenheng vil første opponent stille spørsmål. Kandidat og første opponent vil da ha en diskusjon og kan også trenge å bytte på hvem som deler skjerm.
  • Når første opponent er ferdig kan disputasleder annonsere en kort pause. På noen fakulteter vil det også være nå disputasleder inviterer salen til å stille spørsmål ex auditorio.
  • Disputasleder introduserer andre opponent, som da tar over.
  • Andre opponent og kandidat har så en diskusjon.
  • Når andre opponenten er fornøyd vil disputasleder åpne opp for at publikum kan stille spørsmål ex auditorio (hvis dette ikke skjedde etter 1 opponent). Om noen i salen stiller et spørsmål bør kandidaten repetere spørsmålet før hen svarer. Dersom noen har sendt inn spørsmål skriftlig, vil komiteleder lese opp disse.
  • Når eventuelle spørsmål fra publikum har blitt besvart kan disputasleder gi ordet til kandidaten, typisk for å takke komite, veiledere, etc.
  • Hvis din enhet ikke har tradisjoner for at komiteen tar et privat møte, er disputasen nå ferdig, men om det er vanlig for komiteen å møtes før disputasen formelt avsluttes, må de følge de siste punktene på listen også.
  • Til slutt vil disputasleder, komiteleder og kandidaten gå ut av rommet i prosesjon.
  • Nå skal hele komiteen (opponenter og komitéleder) og disputasleder ha en privat samlet seg imellom for å avgjøre om kandidaten består eller ikke. Dette gjøres ved at disputasleder og komiteleder går til et rom i nærheten. Komiteleder har ansvar for å ta med en laptop, slik at de kan åpne Zoom og bli med i møtet med opponentene.
  • Når de er ferdige vender disputasleder og komiteleder vender tilbake til forelesningsrommet. Disputasleder annonserer om kandidaten har bestått, og sier et par avsluttende ord om prosessen videre.
  • Nå er disputasen ferdig, og du kan gi ansvaret videre til en veileder (eller annen egnet person) dersom de ønsker å holde Zoom-møtet gående lenger. Hvis ikke kan du begynne å avslutte.

Komiteleders ansvar

Som komiteleder har bør du generelt sette deg inn i bruk av Zoom. På en delvis digital disputas har du i tillegg litt ekstra ansvar i tillegg til dine vanlige oppgaver.

Disputasleders ansvar

I tillegg til det vanlige ansvaret du som disputasleder har under en disputas, er det litt ekstra å ta hensyn til under en digital disputas.

For øvrige tilhørere

Det er ganske store forskjeller mellom en heldigital og en delvis digital disputas for publikum. Her kan du lese mer om hvordan du kan delta i publikum på slike disputaser.

Nyttige veiledningsdokumenter

Hensikten med disputas er at avhandlingen skal tilgjengeliggjøres, presenteres og forsvares offentlig. Bestemmelsene som gis i retningslinjene skal sikre at disputasen fortsatt kan regnes som offentlig også i de tilfellene der fysisk tilstedeværelse av enkelte parter ikke er mulig.

Prosedyre for disputasens gang ved TN

Prosedyre for disputasens gang ved HV