Hopp til hovedinnhold

Personvernerklæring for studenter og søkere

Universitetet i Stavanger (UiS) er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi registrerer, behandler og lagrer i forbindelse med ditt student- og søkerforhold ved UiS. Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte ved henvendelser som gjelder dine personopplysninger.

Publisert: Endret:

Personopplysninger er alle former for opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Opplysninger som blir behandlet er: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinformasjon, fakturainformasjon og informasjon knyttet til dine studier og kurs.

I utgangspunktet blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg. Unntaksvis kan slike opplysninger bli lagret hvis det er nødvendig for å tilrettelegge din studiesituasjon. Eksempler på dette kan være helseopplysninger i forbindelse med fravær, permisjon eller tilrettelegging.

Personopplysninger kommer fra systemer hvor du selv har lagt inn informasjonen samt fra offentlige systemer som eksempelvis Nasjonal vitnemålsdatabase eller og andre universiteter/høgskoler. Det er informasjon som er nødvendig for å ivareta dine interesser som søker og som student.

Eksempler på systemer:

  • Søkerportalen til Samordna opptak
  • Søknadsweb
  • EVUweb
  • Studentweb
  • Felles studentsystem (FS)
  • Studentbevis
  • LMS (Canvas)
  • Nomination
  • Flyt
  • UNIT4 ERP (økonomi og regnskapssystem)
  • Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
  • Andre universiteter/høgskoler
  • Kontakt og reservasjonsregisteret
  • Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
  • Lånekassen
  • Digitale eksamenssystem
  • Fagpersonweb
  • Brukeradministrativt system
  • Kortsystem (adgangskort)

Under angis de mest sentrale formålene som personopplysningene brukes til. Det rettslige grunnlaget er enten at behandlingen er hjemlet i universitets- og høyskoleloven § 4-15, at behandlingen er nødvendig for å ivareta dine interesser som student på en best mulig måte eller at vi har en berettiget interesse i behandlingen som overstiger eventuell personvernmessig ulempe for deg. I enkelte tilfeller har vi også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer.

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høgskoleloven, lov om offentlig forvaltning (forvaltningsloven) og lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentlighetsloven).

Behandling av personopplysninger er nødvendig for at UiS kan:

  • behandle din søknad om opptak til studier/eksamen/kurs
  • utføre nødvendig administrasjon rundt dine studier og deg som student
  • dokumentere dine utdanningsresultater

UiS kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig. Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Unntak er for utvekslingsstudenter hvor UiS må dele personopplysninger om deg til partnerinstitusjonen i utlandet i løpet av søknadsprosessen. UiS vil tilstrebe å overføre så lite informasjon som mulig, men hvilke type opplysninger våre partnerinstitusjoner krever i forbindelse med nominasjonsprosessen vil variere fra land til land, fra institusjon til institusjon og vil også avhenge av partnerinstitusjonens teknologiske tilrettelegging. 

UiS har vurdert det slik at UiS har rettslig grunnlag og overføringsgrunnlag for å overføre personopplysninger til partnerinstitusjoner. Personvernombudet har vært rådført og stiller seg bak UiS sin vurdering.

Personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

  1. SIKT – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør (tidligere NSD, Uninett og Unit)
  2. USIT - Universitetets senter for informasjonsteknologi ved Universitetet i Oslo (UiO) (drifter FS).
  3. Studentsamskipnaden i Stavanger (SiS)
  4. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
  5. Lånekassen
  6. Bouvet (leverandør av konsulenttjenester til brukeradministrativt system)
  7. Instructure (leverandør av LMS)
  8. Watermark (leverandør av emneevalueringsmodul i LMS)
  9. Inspera Assessment (leverandør av digitalt eksamenssystem)
  10. Service Now (Sopra Steria leverandør av help-desk system)
  11. TimeEdit AB (leverandør av timeplansystem)
  12. Kong Arthur AS (leverandør av integrasjonstjenester til timeplansystem)
  13. ARX (leverandør av adgangskort)
  14. UNIT4 ERP (økonomi og regnskapssystem)
  15. Andre universiteter og høgskoler
  16. NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
  17. BIBSYS / annen leverandør av biblioteksystem
  18. Statistisk sentralbyrå (SSB)
  19. REK – regional etisk komite
  20. NIFU - Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
  21. Helsedirektoratet
  22. Watermark (leverandør av student evalueringssystem)
  23. Tieto Evry (leverandør av sak- og arkivsystem)
  24. Studentorganisasjonen i Stavanger (SToR)
  25. Samarbeidende praksisinstitusjoner
  26. Mira Network AB (leverandør av alumnisystem)
  27. Uoriginal (leverandør av plagiatkontrollsystem)
  28. Lovdata (leverandør av digitalt rettskildeverktøy til undervisning og eksamen)
  29. DIKU - Direktoratet for internasjonalisering og kvalitetsutvikling i høgare utdanning
  30. KomptanseNorge
  31. Riksarkivet
  32. Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger

UiS forsikrer at dine personopplysninger lagres i henhold til personvernreglementes regler for geografisk lagring. Eventuell lagring i tredjestater gjøres på lovlig måte gjennom EUs godtatte overføringsmekanismer. Dersom det er ønskelig med konkret informasjon om hvor de enkelte personopplysninger lagres, kan du ta kontakt med personvernombud, se kontaktinformasjon angitt under punktet "Kontakt".

Personopplysningene dine knyttet til opptak og studier blir i utgangspunktet lagret til evig tid i databasene til UiS. Det finnes noen unntak:

  • Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
  • Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.
  • Hvis UiS mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.
  • Vi lagrer også informasjon om hvilke innlogginger og handlinger du utfører i web applikasjoner, samt din IP-adresse. Dette for å ha dokumentasjon på dine registreringer. Disse personopplysningene lagres i FS og slettes etter 12 måneder.

UiS gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges.

Personvernregelverket gir deg en rekke rettigheter knytte til dine personopplysninger:

  • Selv om denne personvernerklæringen gir mye informasjon, kan du be om mer inngående informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg og du har rett til innsyn i dine personopplysninger.
  • Dersom dine personopplysninger er feil, har du rett til å få dem rettet.
  • Personopplysninger vi eventuelt ikke har grunnlag for å behandle, skal slettes og du kan kreve dette gjort om vi ikke har sørget for det på eget initiativ.
  • Du kan be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
  • Du har rett til såkalt dataportabilitet og å be om at dine personopplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturelt, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
  • Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysninger. Du kan også motsette deg å være gjenstand for helt automatiserte individuelle avgjørelser av rettslig karakter.
  • Dersom du mener at vi behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag, kan du klage til Datatilsynet, men vi anmoder deg å kontakte oss slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendinger og dels at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.

Personvernregelverket har omfattende bestemmelser om overfor nevnte og det kan gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Dersom du ønsker å gjøre bruk av rettighetene, henvender du deg til oss, og vi vil besvare din henvendelse så fort som mulig, og normalt innen 30 dager.

UiS har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved UiS. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved UiS kan nås via: