Dersom du skal gjøre opptak av en forelesing, et kurs eller et seminar der du er foreleser, plikter du å sette deg inn i UiS sitt regelverk for utføring og bruk av opptak, spesielt med hensyn til personvern.
Streaming og opptak av digital undervisning
Ved streaming av undervisning er det i utgangspunktet frivillig for studenter om de ønsker å delta med bruk av bilde og/eller lyd under strømmingen av undervisning. Dette styres av studenten med innstillinger ved tilkoblingen til undervisningsstrømmen, og kan også når som helst endres av studenten så lenge strømmingen foregår. UiS sitt standardoppsett skal være at lyd og bilde fra studentene er slått av ved tilkobling til strømmen, , der det er teknisk mulig.
Opptak av digital undervisning
Skal det gjøres opptak av digital undervisning hvor bare foreleser er en del av opptaket, stiller dette seg likt med opptak av vanlig undervisning ved UiS. Foreleser kan samtykke til opptak ved å selv starte opptak.
Opptak ved obligatorisk undervisning
Emner det allerede er krav om opptak av studentene
I de tilfellene det er obligatorisk undervisning og det allerede er et krav om at det gjøres opptak av studentene, er rettsgrunnlaget for å gjøre opptak personvernforordningen art. 6 (1) nr. e, jf. universitets og høyskoleloven § 1-3.
Det skal også gis informasjon om:
- At det tas opptak
- Formålet med opptaket
- Hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
- Hvor lenge opptaket blir lagret
- Hvordan opptaket eventuelt blir publisert
- Hvem som har tilgang til opptaket
- Denne informasjonen kan gis på emnesiden og i Canvas
- Foreleser må minne studentene på at det gjøres opptak før start av opptaket.
- Det må gis oppdatert informasjon hvis emnet har endret noe av informasjonen over som er gitt før studentene meldte seg opp i emnet.
Emner der det tidligere ikke er krav om opptak av studentene
I de tilfellene det er obligatorisk undervisning, og det er et nytt krav at studentene blir tatt opp, er det i utgangspunktet ikke mulig å ta opptak av undervisningen når studentene er en del av opptaket. Hvis det likevel skal gjennomføres opptak av undervisningen og studentene er en del av opptaket, må det vurderes særskilt.
Det må vurderes om UiS sitt behov for å gjøre opptak er strengt nødvendig for å oppfylle formålet med utdanningen. I dette ligger at opptak må være egnet for å nå formålet, nødvendig for å nå formålet og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for studentene. UiS skal ikke pålegge studenter å bli filmet uten at de på forhånd har blitt informert om dette.
Hvis det ikke er nødvendig å ta opptak for å oppfylle studentenes rettigheter og institusjonen forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gjøres.
Hvis emnet kun har obligatorisk oppmøte eller tilsvarende, og det er frivillig å delta i undervisningen ved å stille spørsmål til foreleser, kan opptak gjennomføres under de samme forutsetninger som for frivillig undervisning (se under).
Opptak ved frivillig undervisning
Denne rettslige vurderingen forutsetter at UiS sine standardinnstillinger i verktøyene som benyttes, innebærer at studenter som logger seg på for å se på streamingen av undervisningen som standard ikke deler lyd og video med andre.
Det må gis informasjon i forkant eller i begynnelsen av forelesningen at studenter som ønsker å stille foreleser spørsmål underveis ved bruk av lyd og bilde eller chat-funksjon, blir en del av opptaket. Det må gis informasjon om:
- at UiS tar opptak, og alle spørsmål fra «salen» vil bli en del av opptaket. De som ikke ønsker å bli en del av opptaket kan oppfordres til å sende spørsmål på e-post.
- formålet med opptaket
- hjemmelsgrunnlag for behandlingen (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav e, jf. universitets og høyskoleloven § 1-3)
- hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
- hvem som har tilgang til opptaket
- hvor lenge opptaket blir lagret
Dersom opptakene skal brukes til et andre formål enn at det er nødvendig for å gjennomføre undervisning (for eksempel kvalitetssikring/forskning/læringsanalyse etc.), må det innhentes samtykke fra de som er med på opptaket.