Inngang og oppstart av ph.d.-utdanningen

De fleste av våre ph.d.-kandidater er ansatt ved UiS. Ansettelse i en stipendiatstilling innebærer at man blir tatt opp på et ph.d.-program. Dette opptaket forutsetter at fakultetet innen en tidsfrist som er satt i ansettelses- og opptaksbrevet mottar en fullstendig prosjekt- og utdanningsplan (ph.d.-plan) som vil bli vurdert og deretter godkjent av doktorgradsutvalget.

Senest samtidig med doktorgradsutvalgets behandling av fullstendig ph.d.-plan må det foreligge begrunnet forslag til aktuell veileder(gruppe). Det planlagte studieopplegget, inkl. faglig formidling og utenlandsopphold, må spesifiseres så godt det lar seg gjøre og blir vurdert når den fullstendige prosjekt- og utdanningsplanen (ph.d.-planen) foreligger. Dersom ph.d.-planen ikke foreligger innen den tidsfrist som fremgår av ansettelsesbrevet, kan det gi arbeidsgiver grunnlag for å heve arbeidsavtalen.

For ph.d.-kandidater ansatt ved UiS gjelder vanlige regler for ansettelse. Retningslinjer knyttet til ansettelsesforhold ved UiS er nedfelt i UiS’ personaladministrative håndbok. I tillegg er stipendiatstillingene underlagt  Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialkandidat.

For søkere med ekstern finansiering, som ikke er ansatt ved UiS, skal økonomiske forhold knyttet til ph.d.-studiet normalt avklares mellom finansierende part og UiS før søknad om opptak til ph.d.-studium kan godkjennes. Dette gjelder for eksempel for kandidater finansiert gjennom NFRs nærings-ph.d. og offentlig sektor ph.d.-ordning. UiS krever normalt at ekstern finansiering dekker et beløp i tråd med Forskningsrådets rundsum for finansiering av ph.d.-stipendiater. Denne skal inkludere lønn, arbeidsgiveravgift, sosiale kostnader, driftsmidler og midler til utenlandsopphold.

For alle søkere som ikke er fullfinansiert gjennom stipendordninger, kreves det dokumentasjon for at minst 50 % av arbeidstiden under ph.d.-studiet kan benyttes til forskerutdanning og at minst ett år kan avsettes til fulltidsstudier. Fakultetet som har ansvar for ph.d.-programmet som kandidaten er tatt opp på bestemmer om de ønsker at kandidaten skal ha arbeidssted ved UiS i en periode (residensplikt).

Her finner du en nærmere beskrivelse av søknadsprosessen for kandidater som ikke skal ansettes ved UiS.

Kandidater som ikke skal ansettes ved UiS må søke om opptak på ph.d.-program. Så snart som mulig etter at finansiering er avklart, veileder er kontaktet og skisse til prosjektbeskrivelse foreligger, skal søknad om opptak på ph.d.-program leveres til det aktuelle fakultetets ph.d.-koordinator. Søknaden skal godkjennes av doktorgradsutvalget for det aktuelle ph.d.-programmet før søkeren kan starte ph.d.-utdanningen. Opptak på ph.d.-studiet gis i første omgang med forbehold (om endelig opptak, se avsnitt under).

Søknaden skal ifølge ph.d.-forskriften § 2-2 inneholde:
1. Dokumentasjon på den utdanning som skal ligge til grunn for opptaket
For å bli tatt opp på et ph.d.-program må søkeren normalt ha femårig mastergrad eller tilsvarende utdanning. Søkeren skal ha en sterk faglig bakgrunn.  Fakultetet kan selv fastsette ytterligere krav for opptak i utfyllende regler (jf. ph.d.-forskriften § 2-1). 

Følgende ytterligere krav er fastsatt: 
- Ph.d.-programmet i samfunnsvitenskap: Søkere til ph.d.- stillinger skal ha en sterk faglig bakgrunn. Karakter på masteroppgaven og veid gjennomsnittskarakter på masterstudiet skal begge hver for seg tilsvare B eller bedre.

- Ph.d.-programmet i utdanningsvitenskap og humaniora: Søkere til ph.d.- stillinger skal ha en sterk faglig bakgrunn. Karakter på masteroppgaven og veid gjennomsnittskarakter på masterstudiet skal begge hver for seg tilsvare B eller bedre.

- Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet: Klikk her for å se utfyllende regler. 

2. Beskrivelse av ph.d.-prosjektet, som omfatter:

• Faglig redegjørelse for prosjektet, som omfatter tema, problemstillinger, teori og metode
• Framdriftsplan
• Finansieringsplan
• Plan for opplæringsdel, herunder opplæring som er rettet mot generell kompetanse i samsvar med kvalifikasjonsrammeverket
• Eventuelle planer for utenlandsopphold ved annen institusjon
• Plan for faglig formidling
• Dokumentasjon av eventuelle spesielle behov for faglige og materielle ressurser
• Opplysninger om eventuelle immaterialrettslige restriksjoner for å beskytte andres rettigheter

3. Forslag på minst en veileder, samt angivelse av tilknytning til aktivt forskningsmiljø

4. Redegjørelse for eventuelle rettslige og etiske problemstillinger som prosjektet reiser.

5. Informasjon om hvorvidt prosjektet er avhengig av tillatelser fra forskningsetiske komiteer eller andre myndigheter eller fra private (informanter, pasienter, foreldre etc.). Slike tillatelser bør om mulig legges ved søknaden.

Søknad om opptak leveres på fastsatt skjema til aktuelt fakultet. Søknaden undertegnes av hovedveileder og det aktuelle instituttet/senteret skal attestere for at arbeidsplass og eventuell annen infrastruktur kan stilles til disposisjon.

Kandidater som skal ansettes ved UiS skal allerede ved søknad på stilling som doktorgradsstipendiat framlegge dokumentasjon på utdanning som skal ligge til grunn for opptaket, samt prosjektbeskrivelse hvis påkrevd i stillingsutlysningen.

Søknad behandles og opptaksvedtak fattes
Det er kun søkere med ekstern finansiering som må søke om opptak til ph.d.-studium separat. Søknaden behandles av fakultetets doktorgradsutvalg. Et opptak kan skje med forbehold om finansiering, opptakskapasitet, individuell opplæringsplan, videreutvikling av den faglige redegjørelsen for prosjektet, tilleggsutdanning og/eller immaterialrettslige avtaler. Etter at alt dette er avklart og fullstendig ph.d.-plan er godkjent av doktorgradsutvalget, blir opptaket endelig (se under). Grunnlaget for avgjørelse om opptak og opptaksvedtakets innhold er beskrevet nærmere i ph.d.-forskriften § 2-3. Dersom man får avslag på søknad om opptak, har man anledning til å klage, i henhold til forskriften § 10-1.

Etter at søknad om opptak er innvilget sender fakultetet opptaksbrev og Avtale ved opptak til ph.d.-utdanning sammen med UiS’ ph.d.-forskrift og Veileder for ph.d.-utdanningen ved UiS til kandidaten. Doktorgradsutvalget gir i opptaksbrevet en frist for utarbeiding og innlevering av plan for ph.d.-utdanningen (fullstendig ph.d.-plan).

Kandidater som skal ansettes ved UiS vil vanligvis få tilsendt de ovenfor nevnte dokumentene fra ph.d.-koordinatoren på det aktuelle fakultetet, mens arbeidsavtalen sendes av HR-avdelingen.

Kandidat og hovedveileder skal i alle tilfeller raskest mulig og senest innen tre måneder etter opptak sammen gå gjennom prosjektbeskrivelsen og vurdere eventuelle behov for justeringer.

Eventuelle krav om residensplikt skal fremgå av opptaksbrevet (jf. § 2-3). Fakultetet/forskerskolen kan selv fastsette et slikt krav.

Opptak formaliseres skriftlig i Avtale ved opptak til ph.d.-utdanning. Avtalemalen blir sendt til kandidaten sammen med opptaksbrevet.

Avtalen fylles ut av ph.d.-kandidaten og de øvrige involverte aktørene og returneres til fakultetets ph.d.-koordinator.

Dersom det i løpet av studietiden er behov for endringer i avtalen skal endringene avklares i samarbeid med involverte (institutt)ledere og meldes om i fremdriftsrapporten. Både permisjon og andre forhold som fører til endringer i avtalen skal redegjøres for i de årlige fremdriftsrapportene.

• Blir du ansatt i en stipendiatstilling ved UiS, trenger du ikke søke separat om opptak på ph.d.-utdanning. Du vil få tilsendt opptaktsbrev og andre viktige dokumenter samtidig med arbeidsavtalen eller rett etterpå.
• Har du annet ansettelsesforhold enn med UiS, må du sende inn søknad om opptak til ph.d.-studiet, med alle påkrevde vedlegg, til fakultetets ph.d.-koordinator så snart som mulig etter at finansiering/ansettelse ved en annen institusjon er avklart.
• Du bør sørge for å ha god kjennskap til UiS sin ph.d.-forskrift og ph.d.-studiets studieplan, samt gjøre deg kjent med ph.d.-utdanningens nettsider og intranettsider.
• Signert versjon av Avtale ved opptak til ph.d.-utdanningen skal returneres til fakultetets ph.d.-koordinator raskest mulig etter at hovedveilederen er oppnevnt.
• Dersom din søknad om opptak ble godkjent med forbehold, skal disse forbeholdene avklares innen den frist doktorgradsutvalget satte i opptaksvedtaket. Dersom forbeholdet gjelder faglige elementer i prosjektbeskrivelsen, skal du sammen med veileder innarbeide disse i en revidert prosjektbeskrivelse og levere denne til doktorgradsutvalget for endelig godkjenning innen fristen.
• Dersom det i løpet av studiet skjer endringer i forhold til den endelige ph.d.-planen, må de føres inn i den årlige fremdriftsrapporten. Vesentlige endringer krever godkjenning og skal være avklart før du rapporterer om forholdet.
• Dersom du har en avtale om pliktarbeid bør dette planlegges i samarbeid med veileder og instituttleder/arbeidsgiver før utfylling av Avtale ved opptak til ph.d.-utdanningen.

• Du må ha god kjennskap til UiS sin ph.d.-forskrift og ph.d.-studiets studieplan, samt være kjent med ph.d.-utdanningens nettsider og intranett-sider.
• Dersom veiledningsforholdet er avklart før evt. søknad om opptak til ph.d.-studium leveres, kan du med fordel bidra i utformingen av ph.d.-prosjektet, herunder faglig den faglige redegjørelsen for prosjektet og plan for opplæringsdel, formidling og utenlandsopphold.
• Signer Avtale ved opptak til ph.d.-utdanning.
• Etter at kandidaten har fått opptak, skal du som regel sammen med kandidaten utarbeide en prosjektbeskrivelse/endelig plan for ph.d.-utdanningen, som leveres til doktorgradsutvalget for endelig godkjenning innen den frist utvalget satte i opptaksvedtaket.
• Dersom det i løpet av studiet må gjøres endringer i ph.d.-/utdanningsplanen, skal du føre dette inn i fremdriftsrapportene. Vesentlige endringer krever godkjenning og skal være avklart før dere rapporterer om forholdet.
• Sørg for at kandidaten så tidlig som mulig blir involvert i relevante, aktive vitenskapelige miljø ved UiS og eksternt.
• Sørg for at kandidaten kjenner regelverket som gjelder ph.d.-utdanningen.
• Sørg for å gjøre kandidaten kjent med de forskningsetiske reglene som gjelder ved institusjonen og i fagmiljøet forøvrig.
• Utenlandsopphold kan være en lærerik del av ph.d.-løpet, og det er derfor viktig at du og ph.d.-kandidaten tidlig begynner å tenke på hvilke institusjoner og miljø som kan være aktuelle for kandidaten å besøke.