Møte i læringsmiljøutvalget (LU) 18.11.2020

Else Karin Bjørheim

Astrid Birgitte Eggen

Eira Aas Eide

Philip Lundberg Jamissen, utvalgets leder

Nils-Arne Midtun (vara for Sjur Martin Bjerke)

Hans Alberto Herrera Navarro

Brita Strand Rangnes

Gro Adsen Sokn

Lene Borgen Waage

Gitte Solveig Kolstrup
Maren Anne Kvaløy

Linn Bakken Bertelsen

Marit Cecilie Farsund

Eilef Johan Gard

Veslemøy Hagen, utvalgets sekretær

Kristofer Rossman Henrichsen

Stig Atle Selmer-Anderssen

Ingrid Stokkeland

Prorektors informasjon omfattet blant annet følgende:

• Arbeidet med

  ECIU – European consortium of innovative universities

  ECIU ble etablert i 1997 og har 13 medlemmer hvor kun ett universitet fra hvert land kan få medlemskap.

  Felles mål:
  Entreprenørskap, innovasjon og reell innvirkning på samfunnet
  
  www.eciu.org
   

   

  University, med informasjon fra styremøtet 29-30.10, ECIU sitt visjonsdokument «ECIU UNIVERSITY 2030 – CONNECTS U FOR LIFE», og om den politiske prosessen innenfor EU angående satsingen på europeiske universiteter.
• Stortingsmelding 7 om studentmobilitet, som gir en god oppsummering av de politiske signalene om studentmobilitet gjennom de senere årene. Meldingen legger opp til at også kortere opphold (1-3 mnd) så vel som praksis faller inn under mobilitetsbegrepet.
• Arbeidet med universitetets Strategi 2030, og hvordan dette arbeidet er knyttet opp mot arbeidet med ny utviklingsavtale med departementet, universitetets fireårige handlingsplaner, og arbeidet med årsplan og budsjettet for 2021. Tre sentrale satsingsområder er grønn omstilling, et åpent universitet, og godt lærings- og arbeidsmiljø.
• Status og videre planer for universitetets utdanningsprosjekter sett i et porteføljestyringsperspektiv. Formålet er bedre utdanningskvalitet gjennom forskningsbasert styrking av utdanningene og undervisningen ved UiS. En god del tiltak er allerede i gang, og har allerede gitt oss gode interne virkemidler, og det skal etableres et antall nye prosjekter og tiltak.
• Digitale prosjekter som er i gang omfatter blant annet digital studentekspedisjon, oppgaveportalen, «Innsikt UiS Utdanning», arbeidslivsportalen, og digitaliseringen av kvalitetssystemets maler. Kommende prosjekter på nasjonalt nivå omfatter felles masteropptak i samordna opptak, nytt felles studentdatasystem, og digitalisering av vitnemål.
• Det er de beste og mest kraftfulle søknadene som vinner fram. Søknadene vinner kraft når de tar utgangspunkt i godt forankrede og ikke minst tydelige prioriteringer.
• Det er behov for kraftig utvidelse av porteføljen av tiltak som retter seg mot det psykososiale læringsmiljøet. Rapporten fra kunnskapsdepartementets ekspertgruppe for oppfølging av studenter skal overleveres departementet om halvannen uke (23. november). Rapporten skal anbefale tiltak for å sikre god oppfølging av studentene, særlig med tanke på studentenes psykososiale liv, og vil inngå i grunnlaget for utvalgenes arbeid framover. Det bør utarbeides en plan for institusjonens oppfølging av det psykososiale læringsmiljøet.
• Også det fysiske og det digitale læringsmiljøet har stor betydning, spesielt i en koronasituasjon. Dette ikke minst når det gjelder utdanningsportalene våre. Samtidig må vi være åpne for å dele gode virkemidler i sektoren, også i tilfeller der dette betyr at vi må tone ned konkurranseperspektivet.

Universitetsstyrets sak US 43/20 Kvalitetssystem ved Universitetet i Stavanger, inneholdt ikke vedtak om roller og råd og utvalg. Rektor ville komme tilbake til styret med egen sak om oppdaterte mandater, funksjonsbeskrivelser for råd, utvalg og ulike roller og sammenhengen de har med kvalitetsarbeidet ved UiS.
Arbeidsgruppen som har utarbeidet nye mandater og funksjonsbeskrivelser nærmer seg nå ferdigstilling av oppgaven, slik at saken kan behandles av universitetsstyret på styrets møte i desember. I denne saken var det arbeidsoppgaven i sin helhet som ble presentert for utvalgene. Sakens dokumenter omfattet forslagene til roller og funksjonsbeskrivelser som ble sendt ut på høring i organisasjonen. De påfølgende høringssvarene inngikk også i sakens dokumenter. I møtet ble utvalgene gitt en muntlig orientering om status og det videre arbeidet fram til behandlingen i universitetsstyret i desember.
I utvalgenes behandling framkom blant annet følgende:

• Forskningsutvalgets sammensetning reflekterer ikke de seneste endringer i utvalgets sammensetning, idet universitetsbiblioteket nå inngår som observatør i utvalget, slik det vil framgå av orienteringssak i forskningsutvalgets kommende utvalgsmøte i desember.

Saken omfatter orienteringer fra StOr, fra utdanningsdirektøren, og fra studentombudet.
StOr-leder orienterte blant annet om følgende:

• Studentvalget er nå gjennomført, med en rekordhøy valgdeltakelse på 19,49%.
• Det nye fadderstyret for Fadderfestivalen 2021 er nå på plass, med Mille Isaksen som faddersjef.
• Interimstyret for tillitsvalgt-ordningen for studenter er så å si på plass med valgreglementet for tillitsvalgt-ordningen, og arbeider samtidig med et prosedyredokument for ordningen.
• Kompetansehevingskurset for tillitsvalgte er gjennomført, under ledelse av Åse Helene Bakkevig Dagsland.
• Hans Navarro slutter ved årsskiftet, og trer dermed ut som utvalgsmedlem. Hans erstattes av varamedlem Vetle Torstenbø, som dermed går inn som utvalgsmedlem fra årsskiftet.

Utdanningsdirektøren orienterte blant annet om studentundersøkelsene høsten 2020, om emneevalueringene og om årets studiebarometerundersøkelse. Det gjennomføres nå en undersøkelse tilsvarende den som ble gjennomført i samarbeid med UiA i vår, som går på studentenes opplevelse av undervisning og digital undervisning i den spesielle situasjonen vi står i dette året.
Den faste rapporten til utvalgene om forsinket sensur inngår i sakens dokumenter. Rapporten viser at det er de samme instituttene som tidligere som sliter med sensurfristene, og i det vesentlige med henvisning til at tiltakene som er gjort for å løse de tekniske problemene så langt ikke har hatt effekt.
Utdanningsdirektørens presentasjon av digitaliseringsprosjektene innen det studieadministrative området inngår i sakens dokumenter. Utdanningsdirektøren informerte om digitale prosjektene som er i gang denne høsten.
Studentombudet orienterte om arbeidet med studentombudets årsrapport, som legges fram for styret i desember. Årsrapporten følger studieåret, og gjennom studieåret 2019/20 har det vært nesten tre ganger så mange henvendelser som gjennom studieåret 2018/19. Studentombudet ønsker å legge fram årsrapporten for læringsmiljøutvalget på utvalgets neste møte.

Ingen kommentarer framkom angående møtereferatet fra læringsmiljøutvalgets møte 23.09.2020 eller
innkallingen til dagens møte.

Utdanningsdirektøren presenterte saken. Læringsmiljøutvalget har i flere år arbeidet med å revidere handlingsplanen for universell utforming og tilrettelegging (jmf. Sak LU 14/17). Forslag til revidert handlingsplan ble behandlet av utvalget i sak LU 06/19, og sendt på høring i organisasjonen. Forslaget til handlingsplan som nå presenteres for utvalget er tilpasset kvalitetssystemet for utdanning, og har som konsekvens fått en helt annen form enn forslaget som ble sendt ut på høring. Innspillene fra høringen reflekteres allikevel i planens innhold.
Framlegget la vekt blant annet på følgende:

• Planen følger opp kvalitetssystemet for utdanning gjennom å skille mellom kvalitet i emner, kvalitet i studieprogrammer, og kvalitet på porteføljenivå.
• Når handlingsplanen for universell utforming og tilrettelegging integreres fullt ut i kvalitetssystemet for utdanning, er det ikke lenger er nødvendig med en parallell plan for universell utforming og tilrettelegging.
• Handlingsplanen har måttet forholde seg til alle kvalitetssystemets rapporteringer på de tre nivåene. For at resultatet ikke skal være for omfattende, baserer forslaget seg på at det bare er avvik som rapporteres.

I utvalgets behandling framkom følgende:

• Flere av medlemmene så det som er stor fordel at handlingsplanen nå integreres i kvalitetssystemet heller enn å fortsette som separat handlingsplan.
• Prorektor vurderte at det vil være lite hensiktsmessig å rapportere avvik også på emnenivå, og fikk støtte av flere av medlemmene i dette.
• Eksternt medlem trakk fram at handlingsplanen ikke tok opp hvordan balansen mellom tilrettelegging og læringsutbytte skal ivaretas. Erfaring viser at dette er en problemstilling som melder seg ofte.
• Eksternt medlem og prorektor pekte på rapporteringsfrekvensen, og så det som nyttig at rapporteringen legges tett inn mot de periodiske programevalueringene, og inngår i studierapportene og porteføljerapportene. Porteføljerapportene vil blant annet kunne fange opp programmer der grupper av studenter har behov for tilrettelegging. På porteføljenivå kan dette ivaretas innenfor perspektivet av det psykososiale og fysiske læringsmiljøet og den universelle utformingen.
• Eksternt medlem trakk fram at både programnivået og den enkelte student kan ha behov for mer informasjon om universell utforming av studiene, og hvordan avvik kan identifiseres.

Læringsmiljøutvalget skal hvert år fastsette en plan for sitt arbeid med læringsmiljø og studiekvalitet.
Utdanningsdirektøren la fram sitt forslag til årsplan, som var utarbeidet på bakgrunn av utvalgets tidligere planer og vedtak, men som samtidig tok hensyn til endringene som følge av at styrets behandling av kvalitetssystemet for utdanning så vel som tillitsvalgtordningen for studenter ved UiS. Gjennom denne saken vurderer utvalget forslaget til årsplan, med tanke på hvilke justeringer eller endringer som bør gjøres i planen.
Gjennom sin behandling av saken kom utvalget fram til at det gjøres følgende endringer i årsplanen for 2021:

• Planen må konkret adressere covid-19 pandemiens innvirkning på læringsmiljøet, og da ikke minst innvirkningen på det psykososiale læringsmiljøet.
• Det må arbeides med det fysiske læringsmiljøet, med vekt på campusplanen, tilrettelegging, og de fysiske rammene.
• Det må arbeides med å etablere en oversikt over læringsstøtten ved UiS, med tanke på hvilke elementer og tjenester som faller inn under samlebegrepet læringsstøtte her ved UiS, sammen med informasjon om hvem som kan gjøre seg nytte av tjenestene. Informasjonen må omfatte utformingen av læringsstøtte. Elementer som mentor-ordninger og støtte fra NAV må inngå i slik informasjon.

Utdanningsdirektøren la fram saken. Som for forrige sak, er hensikten at utvalget selv spiller inn hva som skal gis fokus, og i denne sak gjelder det hva som skal få fokus i årsrapporten for arbeidet med læringsmiljø i Som det framgår av saksframlegget, vil en av de sentrale avveiingene være økningen i rapporteringskrav på den ene side opp mot behovet for å begrense rapportens omfang på den annen side.
Følgende innspill kom fram under behandlingen av saken:

• Kapittelinndelingen er bra, men kapitlene må holdes korte og konsise.
• Rapporten må legge hovedvekten på å skrive fram det som er utfordringsområdene i arbeidet med læringsmiljøet ved UiS. Utfordringene må formuleres kort og konsist, og gis en form som gjør dem lette å sette seg inn i for styremedlemmer og andre brukere av rapporten.

Utdanningsdirektøren la fram saken. Læringsmiljøutvalget ved UiS har i alle år hatt et mandat som tillegger utvalget oppgaver ut over de som pålegges i lov om universiteter og høyskoler, så vel som en komplisert sammensetning. Det nye forslaget til mandat ble godt mottatt av utvalget. Utvalgssammensetningen som foreslås omfatter en økning av utvalgsstørrelsen, men uten at dette innvirker på rulleringsordningen som benyttes for utvalgsmedlemmene. Rulleringsordningen som foreslås er i det vesentlige identisk med dagens ordning.
Følgende innspill kom fram under utvalgets behandling av saken:

• Det er bra at ordningen med personlige varamedlemmer for alle unntatt studentmedlemmene er beholdt i det nye forslaget. Men det er like viktig at slike blir rekruttert/oppnevnt. For eksternt medlem har mangel på vara vært et savn.
• Rulleringsordningen i dagens utvalgssammensetning er beholdt i forslaget. Styrets vedtak om prolongering av sentrale utvalg førte til at rulleringen blant ansattrepresentanter ikke ble gjennomført sommeren 2020. Utvalget ber om at rulleringen nå gjennomføres, slik at læringsmiljøutvalget fra første møte i 2021 har den sammensetning det ville fått dersom prolongeringsvedtaket i juni ikke var blitt fattet.