Referat fra møte i læringsmiljøutvalget (LU) 17.02.2021

Else Karin Bjørheim

Marianne Brattland

Astrid Birgitte Eggen

Eira Aas Eide

Elisabeth Enoksen

Mona Henriksen (vara for Gitte Solveig Kolstrup)

Philip Lundberg Jamissen, utvalgets leder

Egil Kristensen

Vetle Tengesdal Torstenbø

Nils Arne Midtun (vara for Sjur Martin Bjerke)

Elisabeth Faret

Maren Anne Kvaløy

Eilef Johan Gard

Veslemøy Hagen, utvalgets sekretær

Bjarte Hoem

Stig Atle Selmer-Anderssen

Etter en kort introduksjon fra utdanningsdirektøren ble saken presentert av seksjonsleder ved internasjonal seksjon. Stortingsmeldingen handler om internasjonal studentmobilitet i høyere utdanning. Meldingen skulle opprinnelig legges fram våren 2020, men dette ble utsatt til høsten grunnet koronapandemien. Meldingen forventes lagt fram for stortinget 25.02.2021. Stortingsmeldingen inngikk i sakens dokumenter, og seksjonsleder ved internasjonal seksjon presenterte hovedtrekkene fra meldingen, hvordan det arbeides med disse forholdene ved UiS, og hva som er de videre planene på dette området. Oppsummeringen av tiltak inngikk i sakens dokumenter. Ved UiS har det som ledd i omorganiseringen av universitetet vært arbeidet med at mobilitetsarbeidet må være forankret i hvert enkelt studieprogram, heller enn å skulle ivaretas av et sentralt kontor fjernt fra studiemiljøene. Dette er helt i tråd med ett av de sentrale forhold som trekkes fram i stortingsmeldingen, hvor mobilitetsarbeidet skal være fullt integrert i organisasjonen og ivaretas i hvert enkelt studie. Meldingen stadfester også målet om minst 50 % mobilitet i den enkelte utdanning, og at studentene aktivt må velge vekk mobilitet dersom de ikke ønsker det i sin utdanningsplan. Oversikt over andel utveksling i studieprogram 2018-20 inngikk i saken dokumenter.

Det gjøres mye arbeid med mobilitetstiltak for tiden, ikke minst på grunn av koronapandemien. Utdanningsdirektøren vil i løpet av de nærmeste månedene presentere en beslutningssak angående slike tiltak ved UiS, enten for styret eller for et underliggende beslutningsnivå.

Utdanningsdirektøren orienterte om departementets ekspertgruppe for tiltak for oppfølging av studentene under koronapandemien, og om hovedtrekkene i ekspertgruppens rapport. Utdanningsdirektøren orienterte samtidig om hva som er de gjeldende tiltakene. Akkurat nå innebærer tiltakene at alle studenter skal organiseres i grupper, og få anledning til fysisk deltakelse på campus på minst en studieøkt per uke. Tiltak for studentoppfølging vurderes løpende av universitetets beredskapsgruppe og på alle nivåer i organisasjonen. Det informeres løpende om disse tiltakene på studentsidene, blant annet på sidene «Viktig korona-info ved UiS», «Vi trenger alle noen», «Si ifra» og på tjenesteportalens COVID-19-tjeneste, slik det framgikk av saksframlegget. Universitetsbiblioteket har arbeidet hardt for å holde så mange av sine tilbud så åpne som mulig, og har løpende informert på studentsidene om tjenestene og deres tilgjengelighet.

Under utvalgenes behandling av saken framkom blant annet følgende:

• Per i dag er vi knappest i mål med en eneste av ekspertgruppens anbefalinger. De fleste angår forhold som er under arbeid og som ivaretas i ett eller flere pågående prosjekter.
• Utvalgene foretrekker at det utarbeides en felles handlingsplan for studentoppfølgingstiltak, heller enn at slike tiltak innarbeides i våre eksisterende handlingsplaner.
• Vi kan forvente at studenter som fullfører videregående nå i vår kan ha tydelige hull i sitt læringsutbytte når de ankommer UiS i høst. Det bør planlegges i god tid hvordan utvalgene best kan følge opp slike forhold.
• Per i dag preges universitetets oppfølging av vi er i gang med en rekke tiltak der disse hver for seg er gode, men ofte ikke er koordinert med de øvrige tiltakene. Det bør opprettes en felles arena for informasjonsutveksling og samhandling mellom de ulike oppfølgingstiltakene.

Prorektor for utdanning og utdanningsdirektøren la fram saka. Styret ved universitetet vedtok i fjor å erstatte den tidlegare læringsmiljøprisen med ein utdannings- og læringsmiljøpris. Det vart informert om den nye prisen i fleire omganger og i fleire kanaler, men talet på nominasjonar vart lågare enn reikna med, sjølv om dei som kom inn, var gode kandidatar. Under handsaminga av saka var det kva som kunne gjerast for å få fram fleire nominasjonar som fikk størst merksemd. Utvala peika på viktigheita av at alle, og særleg dei nom er tett på undervisning og læring, gjer innspel og ellers bidreg aktivt til å få fram fleire kandidatar.

Framlegget til vedtak var at det skulle vektleggjast at arbeidet "har skjedd på ein innovativ, digital plattform". Utvalet peika på at dette kunne leie til færre heller enn fleire kandidatar, og framlegg om eit vedtak utan dette kriteriet vart samrøystes vedteke.

Prorektor for utdanning og utdanningsdirektøren la fram saken, og orienterte om de tre studentundersøkelsene som ble gjennomført nesten samtidig ved UiS i fjor høst (emneevaluering, Studiebarometeret og undersøkelsen av studentenes opplevelse av undervisning i korona-tiden). Studiebarometerets institusjonsrapport for UiS inngikk i sakens dokumenter. Ett av de sentrale funnene var at over halvparten av studentene opplevde at læringsutbyttet var blitt dårligere i 2020 enn tidligere. Deltakelsen i 2020 var lavere enn vi er vant med fra tidligere, noe som både kan skyldes koronapandemien og antallet undersøkelser. Og selv om Studiebarometeret oppnådde en svarprosent på 36%, var dette betydelig lavere enn året før, da svarprosenten var 47%. Det er store forskjeller fakultetene imellom, fra en svarprosent på 30% og opp til en svarprosent på 68%. Undersøkelsen av studentenes opplevelse av undervisning i korona-tiden ble gjennomført i samarbeid med UiA, og kartleggingen av forhold rundt UiS sin digitale undervisning i 2020 inngikk i sakens dokumenter.

Under utvalgenes behandling av saken framkom blant annet følgende:

• Noen av undersøkelsene hadde svarprosent under 20%. Når svarprosenten er lav, kan vi ikke lenger se resultatene som representative for hva som er hele studentmassens opplevelse.
• Det er viktig at de med nærhet til studentene både oppmuntrer til deltakelse og legger til rette for deltakelse.
• Kvalitetssystemet er helt klart på at det er fakultetene som har ansvaret for disse evalueringene, og for å følge opp at det i det enkelte program legges til rette for og oppmuntres til deltakelse.
• Det kan hende svarprosenten i større grad er et resultat av den enkelte faglærers engasjement, enn av hvordan undersøkelsen er organisert.
• Tillitsvalgt-ordningen ble vedtatt i juni, og tillitsvalgt-forum har vært på plass høsten 2020. Dette har trolig bidratt til høyere svarprosent enn vi ville oppnådd uten tillitsvalgt-ordningen.
• Linjeforeningene er også viktige i arbeidet med å oppmuntre til deltakelse.
• Studiebarometeret trenger fornyelse, og arbeidet med dette er i gang. Men svakhetene i studiebarometeret forklarer ikke hvorfor UiS kommer dårligere ut enn de andre universitetene.
• Studiebarometerresultatene de siste fem årene viser at det er mulig å oppnå høy svarprosent. Det året vi oppnådde den høyeste svarprosenten var også det året vi brukte mest ressurser på å få informasjonen og undersøkelsen nær innpå den enkeltes studiesituasjon.

Studentombudet orienterte kort om:

• Studentombudets årsrapport følger studieåret, og Studentombudets årsrapport for studieåret 2019/2020 ble presentert for universitetsstyret i sak US 109/20 10.12.2020. Det framgår at det i dette studieåret ikke kom fram forhold av kritisk karakter. Veksten i antall henvendelser (257 i rapporteringsåret, mot 94 året før) kan i det vesentlige tilskrives at studentombudet er bedre kjent blant studentene. Det er allikevel mange saker som skyldes at informasjon er utilgjengelig eller for vanskelig for studentene å finne. Det er derfor viktig at saksbehandlerne gjør seg enda bedre kjent med forvaltningslovens krav, og hva som er god forvaltningsskikk ved universiteter og høyskoler.

StOr orienterte kort om:

• Tillitsvalgt-forum er nå oppe og går. Nestleder for utdanning bruker dette forumet, samt møter med fakultetsstyrerepresentanter til å sørge for at de tillitsvalgte er oppdaterte på sakene som blir tatt opp i møtene.
• Universitetets beredskapskoordinator har benyttet Engasjertmøtene til å informere om sikkerhet på campus, og til å gi informasjon om universitetets sikkerhetstiltak til universitetets linjeforeninger og studentorganisasjoner.
• StOr har levert høringssvar på strategiene til fakultetene.

Utdanningsdirektøren orienterte kort om:

• Kvalitet i studieprogram, forsinket sensur ved UiS, eksamen høst 2020. Tallene fra høsten 2020 viser færre brudd enn den relativt høye andelen brudd vi så våren 2020. Mens begge disse langt på vei kan forklares med virkningene av koronapandemien, er det viktig å få dette tallet så lavt som mulig, eller i hvert fall innenfor de lovfestede grensene.

Utvalget gikk gjennom mandatet som universitetsstyret i desember fastsatte for utvalget, med virkning fra 01.01.2021. Det nye mandatet inngår i sakens dokumenter. I samme styresak fastsatte universitetsstyret ny sammensetning av utvalget, slik at også en representant for ph.d-stipendiatene er med i utvalget, og slik at antall studenter i utvalget økes til 5. Antall medlemmer etter den nye sammensetningen er 11, mot tidligere ni.

Prolongeringen som utvalgene gjorde i sommer har medført at mange nye medlemmer ble oppnevnt 01.01.2021. Etter at utvalget hadde konstituert seg, gjennomførte utvalgsleder derfor en runde der det enkelte medlem kort presenterte seg. Ett av de nye fjesene var Marianne Brattland, som til daglig er direktør for administrasjon og virksomhetsutvikling ved VID vitenskapelige høyskole, og som er oppnevnt som læringsmiljøutvalgets eksterne representant. Marianne overtar etter Lene Borgen, som dessverre har forlatt UH-sektoren.

Det kom ikke fram noen merknader til innkallingen til læringsmiljøutvalgets møte, eller til møtereferatet fra forrige møte.

Av sakens dokumenter var det bare selve saksframlegget som var i papirformat og kunne lastes ned fra OpenGov som pdf-fil. De øvrige to dokumentene var nettsider på universitetets nye studentsider, og dokumentreferansene i saksframlegget var lenker til de to sidene Læringsmiljøutvalget i 2020 (rapport) og Læringsmiljøutvalget i 2021 (plan). Siden ingen av de to var innholdsmessig komplette til møtedagen, var saken lagt opp til i større grad å gå inn på det nye digitale formatet som nå er tatt i bruk for disse to dokumentene - jamfør de to sakene LU 19/20 Læringsmiljøutvalgets årsplan for 2021 og LU 20/20 Rammer for læringsmiljøutvalgets årsrapport for 2020 på utvalgets møte i november. Det nye digitale formatet er gjort mulig gjennom at studentsidene i oktober ble lagt over på en helt ny plattform for internettsider. De ble samtidig slått sammen med universitetets internettsider. En så omfattende omlegging byr alltid på en rekke utfordringer, og heller ikke hos oss var overgangen uten problemer. De tre månedene vi nå har hatt den nye plattformen, har allikevel vist at mulighetene mer enn veier opp for innkjøringsvanskene. Utvalget viste stort engasjement i drøftingen av de nye formatene og hvordan de kan brukes og videreutvikles. Følgende framkom under behandlingen av saken:

• Formatet fungerer godt for både rapporter og for planer. Når det gjelder rapportene, kan det være greit at formatet også legger til rette for å kunne skrives ut på papir, i hvert fall dersom referatene også i det nye formatet blir på 20-30 sider, slik det har vært tidligere.
• Det digitale formatet ser ut til å gi god støtte til intensjonen om at omverdenen og ikke minst studentene lett kan finne informasjon om hva vi gjør. Samtidig er dette et mer krevende format på produsere, fordi det må jobbes bedre med tekstene. Slik jobbing med tekst er noe vi best lærer oss gjennom å gjøre det.
• Dette digitale formatet er veldig spennende. Det kan vi ikke si om A4-formatet vi har brukt fram til nå, selv om det er enkelt å finne dokumentene på OpenGov.
• Formatet innbyr til interaksjon, men løsningen inneholder ikke muligheter for dette enda. Dette bør følges opp.
• Overgang til et digitalt format er noe studentene har etterspurt lenge, og det presenterte formatet ser veldig bra ut.
• Det er positivt at saken legges fram for utvalget uten at dokumentene er ferdige. Dette er en lærende tilnærming som også bringer utvalget mer aktivt inn i prosessen, og som utvalget tidligere har etterlyst.
• Det digitale formatet for utvalgets planer og rapporter ser ut til å fungere veldig bra, så da bør det vurderes om ikke også referatene skulle kunne ta spranget over på digitalt format. Referatene er alltid blitt publisert lenge før de er formelt godkjent av utvalget. Det nye formatet gjør det mulig å publisere referatet enda raskere, og gjør det mulig for utvalget å godkjenne referatet utenom møte.
• Det vil være en bonus dersom det nye formatet kan bidra til at møtene og sakene får mindre preg av formalisme. Det kan åpne for mer faglig og substansielt innhold, og forhold det går an å være uenige om. Hovedproblemet i dag er å få inn gode saker. Det er avgjørende for gode prosesser at medlemmene kommer med saker. Bedre løsninger på nettsidene kan gjøre dette enklere for medlemmene.