Hopp til hovedinnhold

Sluttføring - avslutning, innlevering og disputas

Handlingsforløp i sluttføringsfasen av ph.d. utdanningen.

Publisert: Endret:

Forslag til bedømmelseskomité

Før innlevering av avhandling skal hovedveileder sørge for at fagmiljøet utarbeider et begrunnet forslag til bedømmelseskomité og, via aktuell instituttleder, sende dette til doktorgradsutvalget.

Komiteen skal bestå av minst tre medlemmer og skal settes sammen slik at

  • forskjellige kjønn, såfremt mulig, er representert,
  • minst ett av medlemmene er uten tilknytning til UiS,
  • minst ett av medlemmene har hovedstilling ved en utenlandsk institusjon
  • og alle medlemmene har doktorgrad eller tilsvarende kompetanse.

Forslaget skal vise hvordan komiteen samlet dekker avhandlingens fagfelt.

Alle parter i saken plikter å klargjøre relasjoner til de foreslåtte komitémedlemmer, som kan ha betydning ved vurderingen av habilitet. Dette gjelder både faglige og familiære bånd. Denne plikten påhviler ikke bare kandidaten og potensielle komitémedlemmer, men også veiledere, medveiledere og enhetsleder og evt. prosjektleder eller finansierende instans.

Før oppnevning kan kandidaten gi merknader til sammensetningen slik at doktorgradsutvalget i sin behandling er best mulig informert om mulig inhabilitet eller andre avgjørende forhold også gjennom informasjon fra kandidaten.

I forslaget skal det utpekes en administrator blant komiteens medlemmer, eller i tillegg til komiteens medlemmer. Komiteens administrator har ansvaret for å organisere komiteens arbeid, herunder sørge for at arbeidet kommer raskt i gang og at tidsrammen for komitéarbeidet overholdes. Administratoren skal bidra til å samordne komiteens innstilling om avhandlingen og avklare arbeidsdelingen mellom komitémedlemmene under disputasen. Administratoren skal også sikre at komiteens arbeid skjer i samsvar med både Forskrift for graden philosophiae doctor ved UiS og Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader.

Forslag til bedømmelseskomité skal normalt være klart før, eller samtidig med innlevering av avhandlingen. Fagmiljøet skal ha avklart med de foreslåtte personene hvorvidt de ønsker og har mulighet til å delta i komiteen før forslaget sendes til doktorgradsutvalget for behandling og endelig fastsetting av bedømmelseskomité på vegne av rektor. Doktorgradsutvalget har det endelige ansvar for å påse at de foreslåtte medlemmene ikke er inhabile eller har for tette relasjoner til noen av partene i avhandlingen.

Når fakultetet har godkjent søknad om å få avhandlingen bedømt, skal bedømmelseskomiteen oppnevnes. Dersom doktorgradsutvalget anbefaler komiteen, får doktoranden anledning til å gi skriftlige merknader til komiteens sammensetning innen én uke (ph.d.-forskriften § 7-4) – med mindre han/hun allerede har hatt slik anledning Hvis det ikke foreligger merknader, sendes avhandlingen til komiteen, sammen med navn på veileder(e), informasjon om doktorandens opplæringsdel og eventuelle medforfattererklæringer. Forskrift for graden philosophiae doctor ved UiS og Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader skal legges ved.

Disputasdato skal normalt settes til senest fem måneder etter at avhandlingen er innlevert.

Innlevering av avhandling

Før innlevering av avhandlingen skal opplæringsdelen være godkjent, og forslag til bedømmelseskomité skal være sendt (evt. sendes forslaget sammen med avhandlingen) til det fakultære doktorgradsutvalget.

Ph.d.-kandidaten leverer deretter følgende til fakultetets ph.d.-koordinator:

  • Søknad på fastsatt skjema om å få avhandlingen bedømt
  • Syv eksemplarer av avhandlingen
  • Medforfattererklæring på fastsatt skjema (finnes på fakultetet) - dersom avhandlingen inneholder fellesarbeid skal det innhentes erklæringer fra øvrige forfattere, som klargjør medforfatterskapet i de enkelte arbeidene
  • Dokumentasjon på eventuelle (særlige) tillatelser
  • Dokumentasjon på godkjent opplæringsdel
  • Rapport om gjennomført midtveisevaluering (50%-seminar) og avslutningsseminar (90%-seminar), hvis aktuelt.

Ph.d.-koordinatoren kan være behjelpelig med ytterligere informasjon i denne prosessen.

Normalt vil de syv innleverte eksemplarene være «vanlige» utskrifter. Disse skal være sammenheftet eller innbundet på en enkel måte (Attende trykker denne førsteutgaven). Den ferdige varianten trykkes opp på et trykkeri først etter at avhandlingen er godkjent.

Når avhandlingen er godkjent for disputas skal det fylles ut et Pressemeldingsskjemaet som er tilgjengelig i skjemasamling på ph.d.-nettsidene. Dette kan med fordel gjøres sammen med veileder.

Etter innlevering av avhandlingen for bedømmelse for ph.d.-graden har kandidaten mulighet å søke fakultetet om tillatelse til å rette formelle feil som ikke endrer meningsinnholdet eller sidenummereringen i avhandlingen vesentlig (en errataliste). Dette er en liste over konkrete rettelser av formelle feil (f.eks. layout, retting av trykkfeil og/eller rene språkfeil) som kandidaten ønsker å foreta i avhandlingen før den trykkes. Erratalisten over hvilke endringer som ønskes foretatt skal forelegges ph.d.-koordinatoren senest fire uker før bedømmelseskomiteens rapport er ventet

Fakultetet kan tillate omarbeiding av avhandlingen på grunnlag av bedømmelseskomiteens foreløpige kommentarer i henhold til ph.d.-forskriften § 7-6.​

Hvis avhandlingen ikke godkjennes, kan ny innlevering først finne sted etter seks måneder.

Bedømmelseskomiteens rapport

Senest 25 virkedager før planlagt disputas skal komiteen avgi en begrunnet innstilling om hvorvidt arbeidet er verdig til å forsvares for doktorgraden eller ikke.

Innstillingen sendes til fakultetets ph.d.-koordinator, og godkjennes av fakultetet. Ph.d.-koordinatoren sørger for at ph.d.-kandidat, veiledere og institutt får kopi av innstillingen. Ph.d.-kandidaten gis en frist på 10 virkedager til å fremme skriftlige merknader til innstillingen. 

Se ph.d.-forskriften §§ 7-8 til 7-10 og Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader for mer detaljert informasjon om oppnevning av bedømmelseskomité, komiteens arbeid, og behandling av komiteens innstilling.

Trykking og offentliggjøring av avhandlingen

Avhandlingen må være godkjent av bedømmelseskomiteen før den trykkes.

Ta kontakt med ph.d.-administrasjonen ved ditt fakultet så snart du vet at avhandlingen er godkjent for offentlig forsvar for å få tildelt avhandlingens løpenummer, ISSN-nummer og ISBN-nummer. Disse numrene skal påføres avhandlingens omslag.

UiS sitt offisielle omslag for ph.d.-avhandlinger må brukes. Attende, som holder til på universitetsområdet, har tilgang til det standardiserte omslaget. Det fins flere omslagsmaler å velge mellom. Hvis du vil bruke et bilde på  omslaget er det viktig at det er høy nok oppløsing og at du har rettigheter til å bruke bildet. Avhandlingen skal trykkes i henhold til fastsatt mal. Elektronisk mal er tilgjengelig på UiS ved IT. Det å lage en korrekt pdf-fil kan ta lang tid. Det skal leveres et bestemt antall eksemplarer av den ferdige avhandlingen til ph.d.-koordinatoren på fakultetet:

  • 25 kopier ved Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet,
  • 50 kopier ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet,
  • 80 kopier ved Det helsevitenskapelige fakultet,
  • 70 kopier ved Fakultet for utdanningsvitenskap og humaniora.

Regningen for påkrevde antallet kopier belastes fakultetet. Kopier utover dette må kandidaten normalt betale for selv.

Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig ved UiS sitt bibliotek senest to uker før disputasen. Det er Attende som sørger for å levere to eksemplarer av avhandlingen til biblioteket.

Doktorgradavhandlinger publiseres elektronisk i vitenarkivet UiS Brage med mindre det forekommer spesifikke grunner til å la være i henhold til utgivernes regler for opphavsrett når det gjelder artiklene. Universitetsbiblioteket har ansvar for avklaring av rettigheter med utgiverne, og for å innhente samtykke fra eventuelle medforfattere. Doktoranden beholder opphavsretten til sin avhandling med mindre de selv overfører opphavsretten til andre.

Kopi av avhandlingen vil bli gjort tilgjengelig under disputas.
 

Prøveforelesning

Prøveforelesningen er en selvstendig del av doktorgradsprøven og skal være over oppgitt emne. Formålet med prøveforelesningen er at doktoranden skal dokumentere evne til formidling av forskningsbasert kunnskap.

Emnet for/tittelen på prøveforelesningen kunngjøres for kandidaten 10 virkedager før forelesningen. Emnet skal ikke stå i direkte forbindelse med temaet for avhandlingen, men bidra til å dokumentere doktorandens faglige bredde innen det valgte fagområdet.

Prøveforelesningen skal være bestått før disputas kan avholdes. Fakultetet velger hvorvidt prøveforelesningen avholdes samme dag som disputas eller separat.

Øvrige rutiner rundt prøveforelesning beskrives i ph.d.-forskriften § 8-1 og 8-2, og i Veiledning om bedømmelse av norske doktorgradersom er tilgjengelige på UiS sine nettsider.

Disputas

Disputasen er ph.d.-kandidatens forsvar av avhandlingen. Det er fakultetet som er ansvarlig for organiseringen av disputasen.

Bedømmelseskomiteens administrator og fakultetets administrative ph.d.-koordinator skal på forhånd bli enige om ansvars- og arbeidsfordelingen seg imellom. Bedømmelseskomiteens administrator avtaler normalt aktuelle tidspunkt/datoer for disputasen med resten av komiteen og han/hun er ansvarlig for kontakten med komitémedlemmene, mens ph.d.-administrasjonen er ansvarlig for å koordinere disputasdato med ph.d.-kandidaten, veiledere, dekan og enhetsleder(e), samt for praktisk tilrettelegging i forbindelse med gjennomføring av disputasen. Det er som regel et nært samarbeid mellom ph.d.-administrasjonen og bedømmelseskomiteens administrator.

En liste over oppgaver i forbindelse med disputas og oppfølging av komiteens arbeid, samt et forslag til arbeidsfordeling mellom komiteens administrator og fakultetets administrative ph.d.-koordinator finnes under «huskelisten for bedømmelseskomiteens administrator».

Tid og sted for disputasen skal offentliggjøres sammen med emne for prøveforelesning og opplysninger om hvordan avhandlingen er offentliggjort ti virkedager før disputasen.

Disputasen ledes av dekan eller den dekan bemyndiger. Den som leder disputasen gjør kort rede for innleveringen og bedømmelsen av avhandlingen og for prøveforelesningen. Deretter redegjør doktoranden for hensikten med, og resultatet av, det vitenskapelige arbeidet. Førsteopponenten innleder diskusjonen og andreopponenten avslutter. Det enkelte fakultet kan fastsette en annen rekkefølge og oppgavefordeling mellom doktoranden og opponentene. Øvrige tilstedeværende som ønsker å opponere ex auditorio, må gi melding om dette til disputasens leder innen det tidspunkt denne fastsetter.

Forutsatt at komiteen finner avhandlingen og forsvaret tilfredsstillende, meddeles dette i disputaslokalet umiddelbart etter disputasen. Komiteen sender så innberetning på fastsatt skjema til ph.d.-administrasjonen, der den gir en vurdering av avhandlingen, prøveforelesningen og disputasen, og konkluderer med om disputasen er godkjent eller ikke godkjent.

For utfyllende informasjon om disputasens gang, se Retningslinjer for gjennomføring av delvis digital disputas, evt. ved det aktuelle fakultetet. Prøveforelesning og disputas er omhandlet i ph.d.-forskriften §  8.

Eksterne komitémedlemmers honorar, reiseregning og hotellopphold betales av fakultetet. Utgifter til trykking, reisekostnader, og arrangement på disputasdagen er fradragsberettiget i selvangivelsen til kandidaten, se liknings-ABC på Skatteetatens nettside om fradragsrett for kostnader vedrørende doktor/lic. grad mv.

Hvis prøveforelesningen og/eller disputasen ikke godkjennes, kan ny prøve først avlegges seks måneder etter disputasen. Etter godkjenning fra fakultet lager ph.d.-administrasjonen saksframlegg for rektor, som tildeler graden. Så snart rektor har signert, sendes vedtak om kreering til den nylig kreerte doktoren. Ph.d.-vitnemål og diplom deles ut på universitetets årsfest i slutten av oktober.

Doktorgradsmiddag

Etter gjennomført disputas inviteres det til en lunsj for kandidaten, veiledere, opponenter og gjester som blir dekket av UiS. I tillegg er det en tradisjon å invitere komitémedlemmer, veileder(e) og disputasleder til en doktorgradsmiddag i etterkant av disputasen. Dette er et privat anliggende som dekkes av kandidaten.

Utgifter for middagen til veiledere, opponenter og liknende kan trekkes fra på skatten. Dette gjelder ikke mat til familie og venner. Fradragene for kostnader til doktorgrad kommer i tillegg til minstefradraget. Fradraget føres i selvangivelsens post 3.3.7 og må kunne dokumenteres med kvitteringer og navneliste over deltakerne hvis skattekontoret ber om det.

Huskelister i avslutningsfasen

  • Så snart du vet at innlevering av avhandlingen nærmer seg, ta kontakt med ph.d.-koordinatoren ved fakultetet for en gjennomgang av rutiner i avslutningsfasen. Ved UH-fakultet finnes det et avslutningsseminar.
  • Lever fastsatt søknadsskjema om å få avhandlingen bedømt, sammen med tilhørende vedlegg til ph.d.-koordinatoren.
  • Du kan etter innlevering søke fakultet om tillatelse til å rette formelle feil i avhandlingen (errata), jf. ph.d.-forskrift § 7-7.
  • Etter at avhandlingen er godkjent skal du i samarbeid med Attende lage en offisiell UiS-utgave av avhandlingen (egen forside).
  • Kontakt ph.d.-koordinatoren ved fakultetet for å få løpenummer, ISBN- og ISSN-nummer som skal påføres avhandlingen.
  • Kontakt trykkeri for å avtale trykking og i hvilken form du skal levere avhandlingen.
  • Fyll ut pressemeldingsskjemaet når avhandlingen er godkjent for disputas.
  • Kontakt IT for elektronisk mal for avhandlingen
  • Meld fra til IT-ansvarlig om behov for AV-midler ved disputasen og test utstyret i forkant
  • Ta kontakt med biblioteket for elektronisk publisering i Brage (etter disputas).
  • Sjekk ph.d.-forskriften (§ 7 og § 8)
  • Er opplæringsdelen gjennomført på en tilfredsstillende måte og godkjent av doktorgradsutvalget?
  • Det er hovedveileders ansvar gjøre ansvarlig instans ved institusjonen oppmerksom på at innlevering er nært forestående, slik at nødvendige forberedelser kan starte.
  • Sørg for at fagmiljøet, via enhetsleder leverer begrunnet forslag til bedømmelseskomité med nødvendige vedlegg til doktorgradsutvalget i god tid før avhandlingen leveres. Husk at det normalt ikke skal gå mer enn fem måneder fra innlevering til disputas.

Ansvaret for det praktiske rundt disputasen hviler på fakultetet. Bedømmelseskomiteens administrator og fakultetets ph.d.-koordinator blir på forhånd enige om ansvarsfordelingen seg imellom.

  • Avtal fremdriftsplan for avslutningsfasen med ph.d.-koordinator. Husk at tidsfrist for perioden fra innlevering av avhandling til eventuell disputas normalt ikke skal være lengre enn fem måneder.
  • Dato for disputas kan avtales før avhandlingen er godkjent, men husk at det alltid er en risiko for å måtte avlyse disputasen, hvis avhandlingen ikke godkjennes.
  • Sørg for at komiteens arbeid med å vurdere avhandlingen sammenfattes i en begrunnet innstilling om hvorvidt arbeidet er verdig til å forsvares for doktorgraden. Innstillingen skal være klar senest 25 virkedager før planlagt disputas og sendes til fakultetets ph.d.-koordinator.
  • Be om forslag til oppgitt emne for prøveforelesning fra de to opponentene og sørg for at alle tre er enige. Sørg for at ph.d.-koordinatoren får tema for prøveforelesning i god tid før emnet skal offentliggjøres for ph.d.-kandidaten, ti virkedager før disputasen.
  • Administrer arbeidet med vurdering av prøveforelesning og disputas. Fyll ut rapportskjema fra bedømmelseskomiteen og lever det til den administrative ph.d.-koordinatoren.
  • Dersom administrator ønsker å ta med komitémedlemmene på formøte kvelden før disputas, gjelder Statens Personalhåndboks regler for representasjon, bevertning, utgifter til mat m.v.
  • Sørg for at kandidaten får anledning til å gi skriftlige merknader til bedømmelseskomiteens sammensetting før eller etter at doktorgradsutvalget har anbefalt komiteen.
  • Send avhandlingen til komiteen, sammen med oversikt over hvor arbeidet er utført, navn på veileder(e), dokumentasjon på godkjent opplæringsdel og eventuelle medforfattererklæringer. Send også UiS’ ph.d.-forskrift, Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader og Retningslinjer for gjennomføring av delvis digital disputas ved det aktuelle fakultetet til bedømmelseskomiteens medlemmer.
  • Koordiner aktuell disputasdato med aktuelle involverte parter (ph.d.-kandidat, veiledere, komitémedlemmer, enhetsleder og dekan er avtaleparter ved fastlegging av dato for disputasen).
  • Sørg for at innstilling om avhandlingen sendes til ph.d.-kandidat, veileder og enhetsleder så snart den er godkjent av dekan/prodekan for forskning.
  • Sørg for at oppgitt emne for prøveforelesning offentliggjøres og gjøres kjent for ph.d.-kandidaten kl. 10:00, ti virkedager før prøveforelesning.
  • Bestill egnet lokale for disputas. Sørg også for at komiteen får avsatt et rom som den kan bruke mellom prøveforelesning og disputas dersom disse gjennomføres på samme dag.
  • Avtal med bedømmelseskomiteens administrator angående ankomst og avreise for komitémedlemmene og sørg for at innkvartering blir ordnet.
  • Bestill lunsj for komiteen, veiledere og ordstyrer på disputasdagen.
  • Sørg for å ha en IT-kyndig i bakhånd under disputasen.
  • Vis fram disputaslokalet og utstyret der til komitémedlemmene. Avtal bruk av mikrofon.
  • Se til at avhandlingen er tilgjengelig i auditoriet fra kl. 12.00. Det er også en fordel om sammendraget av avhandlingen kopieres opp og legges lett tilgjengelig i disputaslokalet.
  • Sørg for at komitémedlemmene, etter godkjent disputas, signerer et eksemplar av avhandlingen.
  • Gi komitémedlemmene nødvendige skjema for reiseregning og utbetaling av honorar i forkant av disputasen og for at de leverer/ettersender kopi av pass sammen med reiseregning og skjema for utbetaling av honorar til fakultetet.
  • Skaff nødvendig informasjon for presentasjon av ph.d.-kandidat, veiledere og bedømmelseskomité
  • Sørg for felles entré for ordstyrer, ph.d.-kandidat og komité
  • Led prøveforelesning og disputas

Veileder til ph.d.-løpet