Veiledning til oppgaveskriving - informasjonssikkerhet

Som student er det viktig å gjøre nødvendige vurderinger i forbindelse med prosjektoppstart. Her er det din oppgave å kunne:

• Vurdere klassifisering av data i prosjektet. Inneholder det personopplysninger og er det i så fall nødvendig? Se nsd.no for guide til å gjennomføre et prosjekt uten personopplysninger.
• Hvilke verktøy skal benyttes? Er det tilstrekkelig med guiden nedenfor eller må det finnes andre løsninger fra lagringsguiden?
• Tenk på data som et livsløp med innsamling, bearbeiding og avslutning. Her kan det være lurt å lage en datahåndteringsplan.

For sikker innsamling av data i forskning eller studentoppgaver anbefales det å benytte Nettskjema. Løsningen er gratis for alle ved UiS og benyttes via FEIDE pålogging.

Nettskjema kan brukes til:

• Samtykke
• Spørreundersøkelser
• ​​​​​​​Lydopptak via app (Dette er personopplysninger, les da også denne veiledningen i tillegg)

Data som innsamles i nettskjema er godkjent for lagring av RØD data iht. klassifiseringsguiden.

Laster man ned data fra Nettskjema skal det håndteres etter lagringsguiden. Det anbefales ikke å laste ned RØDE data fra nettskjema.

For lagring utenfor Nettskjema skal du bruke din UiS OneDrive konto (studentnr@uis.no). Ikke bruk en privat OneDrive konto for lagring. UiS OneDrive er godkjent for GULE data og sikrer at du har back-up i tilfelle du skulle miste din maskin.

Det anbefales i tillegg å ha fullkryptert disk. Slik kan du sjekke om disken er fullkryptert:

• Windows
• ​​​​​​​MAC

Andre verktøy som kan benyttes:

• SurveyXact (bruk to-faktor autentisering)
  • ​​​​​​​Godkjent for innsamling av RØDE data
  • Tilbyr analyseverktøy i tillegg

For sikker bearbeiding av data anbefales det å benytte Office-pakken med lagring i UiS OneDrive konto. 

Bearbeiding i Office365:

• Bruk klassifiserings-label til å angi sikkerhetsnivå
• Lagre i din UiS OneDrive konto
• Du kan dele dokumentet med veileder / samarbeidsparter direkte fra dokumentet i Office
• Du kan dele dokumenter fra UiS OneDrive konto
• Ved deling med andre er det viktig å presisere at de også skal håndtere data iht. klassifisering.

Bearbeiding i Nettskjema:

• Lydopptak transkriberes manuelt fra nettskjema.no
• Lydopptak i nettskjema kan lastes ned iht. lagringsguiden, men det anbefales ikke.
• Resultater fra spørreskjema kan lastes ned og lagres i UiS OneDrive konto.
• Resultater fra spørreskjema kan bearbeides i Office-pakken.

Andre verktøy som kan benyttes:

• Nvivo (bruk UiS OneDrive lagring UTEN automatisk synkronisering)
  • Kan brukes til transkribering (fungerer best på Windows maskiner)
  • Kan brukes til å kode tekst

Ved prosjektets avslutning er det viktig å sikre at prosjektets data håndteres og avsluttes på en sikker måte. Det som er beskrevet i din datahåndteringsplan skal her sjekkes og avsluttes.

Lagring:

• Hvis det er formål som tilsier fortsatt lagring bør det sikres videre lagring på kontrollert område. Her kan det benyttes UiS OneDrive konto så lenge du er student med aktiv bruker.
• For lagring utover det eller ved spesielle krav kontakt it-help@uis.no
• Lagring i Nettskjema utløper 6 mdr. etter sist innhentet data. Du kan forlenge lagringen med 6 mdr. ved å innsende nytt svar til ditt nettskjema.

Sletting:

• Du skal aktivt følge opp og slette aktuell data - ikke vent på nettskjemas automatiske sletting.
• Data innsamlet i Nettskjema vil bli slettet etter 6 mdr. fra siste besvarelse.
• Det er viktig å følge de reglene for sletting som er formidlet i en evt samtykkeerklæring og datahåndteringsplan.
• Husk å slette samtykkene, men ikke før hoveddata er slettet.