Hopp til hovedinnhold

Delvis digital disputas

Her finner du informasjon om hvordan en delvis digital disputas gjennomføres ved UiS, og hvilket ansvar de ulike aktørene har før og underveis i disputasen.

Publisert: Endret:

Hvordan fungerer en delvis digital disputas?

Under en delvis digital disputas er noen deltakere tilstede i disputasrommet, mens andre deltar digitalt over Zoom.

Disputasen vil fortsatt følge vanlig prosedyre så langt det lar seg gjøre. Den skal derfor være åpen for publikum, og alle som hører på skal få mulighet til å stille spørsmål ex auditorio når opponentene er ferdig.

Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke lar seg løse med én gang vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Dersom problemet ikke lar seg løse vil disputasen måtte avlyses, og kandidaten vil få en ny sjanse til å gjennomføre selve disputasen ved en senere anledning.

Praktisk informasjon hvis du deltar digitalt

  • Du kan følge en disputas på Zoom uten å være tilknyttet UiS. Alt du trenger er å enten installere Zoom eller kjøre Zoom i en nettleser. Det vil være en link til den enkelte disputas på disputasannonseringssiden. 
  • Zoom-møtet begynner 30 minutter før det oppsatte starttidspunktet. Dette er for å få fikset eventuelle tekniske problemer for deltakerne i god tid før disputasen starter. Vi anbefaler alle å være til stede på denne delen i forkant også, uavhengig av om de skal delta aktivt i disputasen eller ikke. 
  • Dersom du skal si noe under disputasen anbefaler vi at du bruker headset med mikrofon fremfor å basere seg på innebygd mikrofon på laptop. Dette reduserer bakgrunnsstøy og øker kvaliteten på lyden.
  • Det er anbefalt å bruke en Ethernet-kabel fremfor å sitte på trådløst nettverk, så langt det tar seg gjøre, da dette gjerne er mer stabilt.
  • Vi anbefaler å sitte alene i rommet under disputasen, for å begrense støy og forstyrrelse i bakgrunnen. Dette er et offentlig arrangement, så alt som er i bakgrunnen vil synes for andre som sitter i publikum så lenge kameraet ditt er på. 
  • For å begrense forstyrrelse fra andre programmer på din laptop/PC bør du slå av alle lyder og varsler. Dette gjelder for eksempel e-postklienter, nettsider, etc.
  • Vennligst slå av lyden på mobiltelefonen din under disputasen, spesielt om du skal delta aktivt.
  • Du vil ikke få muligheten til å ta opp disputasen selv om det er en opptaks-knapp i Zoom. Vi ber også om at man ikke tar screenshot under disputasen uten å be om samtykke fra de som deltar.

Ph.d.-kandidatens ansvar

Her kan du lese mer om ph.d.-kandidatens ansvar før og under en delvis digital disputas.

Før disputas:

  • Ta kontakt med din lokale ph.d.-administrasjon for å planlegge gjennomføringen av disputasen.
    • Dato og klokkeslett for disputas. Pass på at tidspunktet også passer for opponentene. Ph.d.-koordinator finner disputasleder og en tekniker som kan bistå med gjennomføringen av disputasen. Ph.d.-koordinatorene vil finne en disputasleder og en tekniker som skal bistå med å gjennomføre disputasen.
  • Du disponerer et bestemt antall av plassene i rommet, og kan tildele disse til familie, veiledere og venner. Disse må fremdeles melde seg på, men er garantert plass i lokalet.
  • Før disputasen må du gjøre deg kjent med Zoom som verktøy, hvis du ikke allerede er vant til å bruke det.
  • Hvis du trenger å bruke tavle under din disputas anbefaler vi å bruke nettbrett/iPad med en penn som virtuell tavle, og dele denne skjermen i Zoom. Dette er anbefalingen selv om det skulle være tavle i rommet der disputasen din finner sted, ettersom det er lettere for de som deltar digitalt å se hva du skriver om du bruker en digital tavle. Det kan være du kan låne nettbrett/iPad fra universitetet dersom du trenger det. Ta kontakt med din lokal-IT for å finne ut om det er mulig.
  • Dagen før disputasen må du gå gjennom en øvelses-disputas i det aktuelle forelesningsrommet hvor disputasen skal finne sted, sammen med tekniker, disputasleder, opponenter og komiteleder.

På disputasdagen:

  • På selve disputasen bør du møte opp i forelesningesrommet minst 30 minutter før start, for å teste at alt fungerer skikkelig og at du får delt eventuelle slides i Zoom.
  • Ph.d.-koordinator vil være vert (host) for Zoom-møtet som er din disputas. Under disputasen må du huske å dele skjerm for å vise slides og annet digitalt materiale.
  • Når enten første eller andre opponent er ferdige med sine spørsmål vil det åpnes opp for spørsmål fra salen (ex auditorio). De som følger disputasen digitalt vil kunne sende inn spørsmål som vil bli lest opp av disputasleder.
  • Når utspørringen er ferdig vil disputasleder, komiteleder, opponenter og du forlate rommet i prosesjon. Disputasleder og komiteleder vil gå til et eget møterom for å ha et møte med opponentene, hvor komiteen kan diskutere arbeidet ditt. Når de er ferdige, kan dere gå inn i rommet igjen og disputasleder vil kunngjøre resultatet. Nå er disputasen ferdig.

Vær oppmerksom på at en eventuell feiring eller middag etter disputasen er et privat arrangement, og det er ditt svar å sørge for at gjeldende regler for smittevern følges.

Opponentenes ansvar

Her kan du lese mer om opponentenes ansvar ved en delvis digital disputas.

Ved en delvis digital disputas kan opponenten enten delta via Zoom eller ved å være til stede i salen. Dette avklares på forhånd. Dersom du deltar digitalt kan du i stor grad følge retningslinjene for en heldigital disputas.

Før disputas:

  • Hvis du skal delta digitalt må du på forhånd gjøre deg kjent med Zoom. Vær oppmerksom på at å kjøre Zoom fra Remote Desktop ikke fungerer. Du må enten ha Zoom installert på egen maskin eller kjøre Zoom i nettleser.
  • Vi anbefaler på det sterkeste å bruke headset under disputasen, fremfor å kun bruke innebygd mikrofon på laptop/PC.
  • Pass på at mikrofon og kamera fungerer, og at du har en stabil nettilkobling.
  • Delta på øvelses-disputas dagen før hvis mulig.

Under disputas:

  • På selve disputasen må du møte opp minst 30 minutter før disputasen skal starte.
  • Hvis du deltar digitalt vil du ha rollen som co-host, noe som betyr at du kan skru av og på mikrofonen din selv og dele skjerm om nødvendig.
  • Under din del av eksamineringen kan du velge å dele skjermen din om du har materiale du ønsker å vise frem, for eksempel slides eller spesifikke deler av avhandlingen. For å gjøre dette så enkelt som mulig i Zoom anbefaler vi at du begrenser deg til så få kilder som mulig, og heller limer aktuelle deler av avhandlingen inn i en presentasjon, fremfor å hoppe mellom slides og digital kopi av avhandling.
  • Etter at den formelle utspørringen er over og publikum har fått muligheten til å stille spørsmål ex auditorio, vil kandidaten, disputasleder, komiteleder og opponenter forlate forelesningsrommet. Bedømmelseskomitéen møtes for å vurdere kandidaten. Når komiteen har blitt enige må dere vende tilbake til disputasmøtet. Disputasleder/komitéleder annonserer avgjørelsen og sier noen avsluttende ord.

Ph.d.-koordinatorens ansvar

Her kan du lese mer om ph.d.-koordinatorens ansvar ved en delvis digital disputas.

Ph.d.-koordinatoren er involvert i planleggingen av disputasen, samt vert for disputasen på Zoom.

Det er noen mindre ulikheter mellom enhetene når det kommer til tradisjonell prosedyre under en disputas. Ta derfor kontakt med lokal ph.d.-administrasjon om du er usikker på hva du kan forvente av ph.d.-koordinatoren ved gjeldende fakultet.

Før disputas

  • Planlegge gjennomføringen av disputasen i samarbeid med ph.d.-kandidaten. 
    • Dato og klokkeslett for disputas. Pass på at tidspunktet også passer for opponentene. Ph.d.-koordinator finner disputasleder og en tekniker som kan bistå med gjennomføringen av disputasen. Ph.d.-koordinatorene vil finne en disputasleder og en tekniker som skal bistå med å gjennomføre disputasen.
  • Booke et rom som egner seg for en delvis digital disputas.
  • Gjennomføre øvelsesmøte med de nødvendige deltakerne.
  • Gå igjennom rutinen for overgang til eget Zoom-møte for komite og disputasleder hvis ikke alle disse er til stede i salen under disputasen.
  • Sende ordstyrermal til disputasleder ca. en uke i forkant av disputasen.

Under disputas:

Under disputasen er du er vert for Zoom-møtet.

  • Start Zoom-møtet minst 30 minutter før selve disputasen starter. Informer deltakere om hvordan man skal oppføre seg under disputasen, herunder mikrofonbruk.

Komitéleders ansvar

Her kan du lese mer om komitéleders ansvar ved en delvis digital disputas.

Før disputas:

  • Du må delta på øvelsesmøte i forkant av disputasdagen. Da tester man at alt teknisk utstyr fungerer som det skal. Disputasleder gjennomgår prosedyren for å sikre at alle er kjent med gangen i disputasen.

Under disputas:

  • På selve disputasdagen må du være ute i god tid og teste teknisk utstyr i forkant. Det blir avtalt med kandidat og disputasleder hvor man skal sitte og hvordan en eventuell prosesjon skal gjennomføres.
  • Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som gjør at en av opponentene ikke lenger kan delta, må du overta rollen som opponent. Det er derfor prosedyre at opponentene i forkant av disputasdagen sender sine forberedte notater/spørsmål til deg, slik at deg kan bruke dette ved en eventuell opposisjon.
  • Etter opposisjon og eventuelle ex-auditorio-spørsmål forlater komitéleder lokalet og har et eget møte med komiteen. Det er komitéleders ansvar å sette opp nødvendige komitémøter og å kalle inn til disse.

Det er ulik praksis ved fakultetene om det er komitéleder eller disputasleder som annonserer den endelige beslutningen fra komiteen.

I etterkant av disputasen er komitéleder ansvarlig for å levere til fakultetet den endelige rapporten om avhandlingen, gjennomført prøveforelesning og disputas.

Disputasleders ansvar

Her kan du lese mer om disputasleders ansvar ved en delvis digital disputas.

Før disputas:

  • Du får tilsendt ordstyrermalen (fra ph.d.-koordinator) ca. 1 uke i forkant av disputasen.
  • Du må delta på øvelsesmøte i forkant av disputasdagen. Da tester man at alt teknisk utstyr fungerer som det skal. Her gjennomgår du også prosedyren for å sikre at alle er kjent med gangen i en disputas.

Under disputas:

  • På selve disputasdagen må du være ute i god tid og teste teknisk utstyr (som mikrofon) før oppstart. Det blir avtalt med kandidat og komitéleder hvor hvem skal sitte og hvordan en ev. prosesjon skal gjennomføres.
  • Det er du som starter disputasen. Husk å minne publikum som deltar digitalt på å ikke ha lyd/video på under disputasen, og publikum i salen om eventuelle smittevernregler.
  • Underveis i disputasen skal du tilstrebe at tidsskjemaet med oppsatte pauser blir fulgt.
  • Ta imot ex-auditorio-spørsmål fra publikum, og eventuelt lese opp spørsmålene som skrives i Zoom-chatten.
  • Ved noen fakultet deltar disputasleder på komitémøtet og annonserer komiteens endelige beslutning for publikum. 

Publikum

Her kan du lese mer om publikums rolle ved en delvis digital disputas.

Før disputasen

  • Disputasen annonseres på forhånd på UiS sine nettsider. Her vil det også stå informasjon om påmelding hvis det er et begrenset antall plasser for publikum. Hvis det er mulig å følge disputasen digitalt vil det være lenke til Zoom-møtet på arrangementsnettsiden.
  • Hvis du skal følge disputasen digitalt må du enten installere Zoom eller kjøre programmet i nettleseren. Du bør gjøre deg kjent med Zoom før disputasen holdes.

Under disputasen (digital tilstedeværelse)

  • Du vil ikke få muligheten til å ta opp disputasen. Det er heller ikke tillatt å ta screenshot under disputasen uten å be om samtykke fra de som deltar.
  • Vi anbefaler alle å være pålogget i god tid før disptuasen starter. Publikum skal ikke ha på mikrofon/videokamera under disputasen, kun dersom man skal stille spørsmål ex-auditorio.
  • Når og hvordan ex-auditorio spørsmål stilles varierer fra fakultetet til fakultet. Spørsmål kan enten sendes direkte i Zoom ved å trykke på «raise hand», eller man kan skrive spørsmål i chatt'en, som disputasleder deretter fremfører. Det er også mulig å sende spørsmål per e-post til disputasleder. Informasjon om ex-auditorio-retningslinjene blir sendt ut med kunngjøringen 2 uker før disputasdagen.
  • Når komitéleder forlater rommet for å ha komitémøte med de øvrige opponentene, må alle som følger disputasen via Zoom vente til komiteen returnerer og annonserer beslutningen. Etter annonseringen er disputasen offisielt ferdig.

Under disputasen (fysisk tilstedeværelse)

  • Du bør være ute i god tid før disputasen starter. I noen tilfeller skal publikum registreres ved ankomst.
  • Publikum kan henvende seg direkte til disputasleder hvis de ønsker å stille ex-auditorio-spørsmål.

Nyttige veiledningsdokumenter

Hensikten med disputas er at avhandlingen skal tilgjengeliggjøres, presenteres og forsvares offentlig. Bestemmelsene som gis i retningslinjene skal sikre at disputasen fortsatt kan regnes som offentlig også i de tilfellene der fysisk tilstedeværelse av enkelte parter ikke er mulig.