Hopp til hovedinnhold

Digital disputas

Her finner du informasjon om hvordan en digital disputas gjennomføres ved UiS, og hvilket ansvar de ulike aktørene har før og underveis.

Publisert: Endret:

Hvordan fungerer en digital disputas?

Under en digital disputas brukes Zoom som kommunikasjonsverktøy.

En digital disputas foregår ved at alle involverte parter (kandidat, opponenter, disputasleder og publikum) sitter hver for seg. Disputasen foregår i sin helhet på Zoom.

Bedømmelseskomiteen, kandidaten og disputasleder vil kunne vise video, styre sin egen mikrofon og dele skjerm. Publikum vil ha muligheten til å se og høre, og kan gis tillatelse til å skru på mikrofonen hvis de skal snakke.

Disputasen vil fortsatt følge vanlig prosedyre så langt det lar seg gjøre. Den skal derfor være åpen for publikum, og alle som hører på skal få mulighet til å stille spørsmål ex auditorio når opponentene er ferdig.

Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke lar seg løse med én gang vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Dersom problemet ikke lar seg løse vil disputasen måtte avlyses, og kandidaten vil få en ny sjanse til å gjennomføre selve disputasen ved en senere anledning.

Praktisk informasjon

  • Du kan følge en disputas på Zoom uten å være tilknyttet UiS. Alt du trenger er å enten installere Zoom eller kjøre Zoom i en nettleser. Det vil være en link til den enkelte disputas på disputasannonseringssiden. 
  • Zoom-møtet begynner 30 minutter før det oppsatte starttidspunktet. Dette er for å få fikset eventuelle tekniske problemer for deltakerne i god tid før disputasen starter. Vi anbefaler alle å være til stede på denne delen i forkant også, uavhengig av om de skal delta aktivt i disputasen eller ikke. 
  • Dersom du skal si noe under disputasen anbefaler vi at du bruker headset med mikrofon fremfor å basere seg på innebygd mikrofon på laptop. Dette reduserer bakgrunnsstøy og øker kvaliteten på lyden.
  • Det er anbefalt å bruke en Ethernet-kabel fremfor å sitte på trådløst nettverk, så langt det tar seg gjøre, da dette gjerne er mer stabilt.
  • Vi anbefaler å sitte alene i rommet under disputasen, for å begrense støy og forstyrrelse i bakgrunnen. Dette er et offentlig arrangement, så alt som er i bakgrunnen vil synes for andre som sitter i publikum så lenge kameraet ditt er på. 
  • For å begrense forstyrrelse fra andre programmer på din laptop/PC bør du slå av alle lyder og varsler. Dette gjelder for eksempel e-postklienter, nettsider, etc.
  • Vennligst slå av lyden på mobiltelefonen din under disputasen, spesielt om du skal delta aktivt.
  • Du vil ikke få muligheten til å ta opp disputasen selv om det er en opptaks-knapp i Zoom. Vi ber også om at man ikke tar screenshot under disputasen uten å be om samtykke fra de som deltar.

Ph.d.-kandidatens ansvar

Her kan du lese mer om ph.d.-kandidatens ansvar før og under disputasen.

Før disputas:

  • Før disputasen må du gjøre deg kjent med Zoom som verktøy, hvis du ikke allerede er vant til å bruke det. Test at mikrofon og video fungerer bra, og at du har en stabil nettilgang.
  • Hvis du trenger å bruke tavle under din disputas anbefaler vi å bruke nettbrett/iPad med en penn som virtuell tavle, og dele denne skjermen i Zoom. Det kan være du kan låne nettbrett/iPad fra universitetet dersom du trenger det. Ta kontakt med lokal-IT for å finne ut om det er mulig.
  • Dagen før disputasen må du gå gjennom en øvelses-disputas i Zoom med tekniker og disputasleder. Om mulig bør opponenter også delta på dette. Du bør bruke samme utstyr (kamera, mikrofon) og sted (kontor) under dette møtet som på selve disputasen.

På disputasdagen:

  • På selve disputasen må du klikke deg inn på Zoom-møtet med din personlige lenke minst 30 minutter før disputasen skal begynne.
  • Ph.d.-koordinator vil være vert (host) for Zoom-møtet som er din disputas, men du vil være co-host, hvilket betyr at du skal styre din egen mikrofon, og sette den på mute selv. Under disputasen må du huske å dele skjerm for å vise slides og annet digitalt materiale.
  • Mens disputasen foregår anbefaler vi at du skrur av andre programmer du har kjørende på egen maskin sånn at det eneste som er åpent er Zoom, en digital kopi av avhandlingen din og slides som skal presenteres.
  • Når utspørringen er ferdig vil komiteen og disputasleder forlate Zoom-møtet midlertidig, slik at komiteen kan diskutere arbeidet ditt. Ikke lukk Zoom, men vent til komiteen og de andre vender tilbake for å annonsere hva komiteen har kommet frem til.
  • Når den formelle disputasen er ferdig kan andre deltakere i publikum forfremmes til paneldeltakere, slik at dere kan få feiret litt digitalt etterpå.

Vær oppmerksom på at en eventuell feiring eller middag etter disputasen er et privat arrangement, og det er ditt svar å sørge for at gjeldende regler for smittevern følges.

Opponentenes ansvar

Her kan du lese mer om opponentenes ansvar ved en digital disputas.

I tillegg til det opponentene har ansvar for i forkant av og under en vanlig disputas, er det noen flere aspekter dere må passe på under en heldigital disputas.

Før disputas:

  • Før disputasen bør du gjøre deg kjent med Zoom, som er verktøyet som brukes for kommunikasjon under hele disputasen. Vær oppmerksom på at å kjøre Zoom fra Remote Desktop ikke fungerer. Du må enten ha Zoom installert på egen maskin eller kjøre Zoom i nettleser.
  • Vi anbefaler på det sterkeste å bruke headset under disputasen, fremfor å kun bruke innebygd mikrofon på laptop/PC.
  • Pass på at mikrofon og kamera fungerer, og at du har en stabil nettilkobling.

Under disputasen

  • På selve disputasen må du klikke deg inn på Zoom-møtet med din personlige lenke minst 30 minutter før disputasen skal begynne.
  • Du vil ha rollen som co-host under disputasen. Dette betyr at du kan skru av og på mikrofonen din selv, og dele skjerm om nødvendig.
  • Under disputasen bør din mikrofon være slått av ("Mute") når du ikke snakker, for å redusere bakgrunnsstøy. Når du skal si noe, husk å slå mikrofonen på igjen.
  • Under din del av eksamineringen kan du velge å dele skjermen din om du har materiale du ønsker å vise frem, for eksempel slides eller spesifikke deler av avhandlingen. For å gjøre dette så enkelt som mulig i Zoom anbefaler vi at du begrenser deg til så få kilder som mulig, og heller limer aktuelle deler av avhandlingen inn i en presentasjon, fremfor å hoppe mellom slides og digital kopi av avhandling.
  • Etter at den formelle utspørringen er over og publikum har fått muligheten til å stille spørsmål ex auditorio, vil du og resten av komiteen samt disputasleder måtte forlate møtet for a vurdere kandidaten. Komiteens administrator vil invitere dere til et separat Zoom-møte for dette. Når komiteen har blitt enige, må dere vende tilbake til disputas -møtet, ved å avslutte det private Zoom-møtet og klikke på den opprinnelige lenken til Zoom- møtet som du mottok i din disputas-invitasjon.
  • Etter at dere har vendt tilbake til disputas møtet i Zoom vil disputasleder/komitéleder annonsere deres avgjørelse angående kandidaten og si noen avsluttende ord.

Dersom du har spørsmål, kontakt fakultetsadministrasjonen på det aktuelle fakultetet.

Ph.d.-koordinatorens ansvar

Her kan du lese mer om ph.d.-koordinatorens ansvar ved en digital disputas.

Det er noen mindre ulikheter mellom enhetene når det kommer til tradisjonell prosedyre under en disputas. Ta derfor kontakt med lokal ph.d.-administrasjon om du er usikker på hva du kan forvente av ph.d.-koordinatoren ved gjeldende fakultet.

Før disputas:

  • Planlegge gjennomføringen av disputasen i samarbeid med ph.d.-kandidaten. 
    • Hvor disputasen skal finne sted. Skal kandidaten gjennomføre disputasen hjemmefra, eller ønsker vedkommende å bruke et kontor på UiS?
    • Dato og klokkeslett for disputas. Ph.d.-koordinator finner disputasleder og en tekniker som kan bistå med gjennomføringen av disputasen
  • Sette opp øvelsesmøtet i Zoom, og sørge for at alle deltakerne bruker samme utstyr og sted som de skal gjøre under disputasen.
  • Gå igjennom rutinen for overgang til eget Zoom-møte for komite og disputasleder, og rutinen for å vende tilbake til Zoom-møtet for disputasen etter på slik at de får prøvd dette ordentlig i forkant av disputasen.
  • Sende ordstyrermal til disputasleder ca. en uke i forkant av disputasen.

Under disputas:

Under disputasen er du er vert for Zoom-møtet.

  • Start Zoom-møtet minst 30 minutter før selve disputasen starter. Informer deltakere om hvordan man skal oppføre seg under disputasen, herunder mikrofonbruk.
  • Ph.d.-koordinatorens primære ansvar under disputasen er eventuelle tekniske oppgaver og utfordringer.

Komitéleders ansvar

Her kan du lese mer om komitéleders ansvar ved en digital disputas.

Før disputas:

  • Du må delta på øvelsesmøte i forkant av disputasdagen. Da tester man at alt teknisk utstyr fungerer som det skal. Disputasleder gjennomgår prosedyren for å sikre at alle er kjent med gangen i disputasen.

Under disputas:

  • På selve disputasen må du logge på Zoom minst 30 minutter før arrangementet starter for å teste at det tekniske fungerer.
  • Du vil ha rollen som co-host under disputasen. Dette betyr at du kan skru av og på mikrofonen din selv, og dele skjerm om nødvendig.
  • Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som gjør at én av opponentene ikke lenger kan delta, må du overta rollen som opponent. Det er derfor prosedyre at de to eksterne opponentene alltid sender sine forberedte notater /spørsmål til deg i forkant av disputasen, slik at du kan ha dem som støtte hvis du må overta som opponent.
  • Etter opposisjon og eventuelle ex-auditorio-spørsmål, forlater komitéleder Zoom-linken og har et separat møte med komiteen. Dette kan være et eget Zoom-møte eller på en annen plattform. Det er komiteleders ansvar å sette opp komitémøter og å kalle inn til disse.
  • Det er ulik praksis ved fakultetene om det er komitéleder eller disputasleder som annonserer den endelige beslutningen fra komiteen.

Det er ulik praksis ved fakultetene om det er komitéleder eller disputasleder som annonserer den endelige beslutningen fra komiteen.

I etterkant av disputasen er komitéleder ansvarlig for å levere til fakultetet den endelige rapporten om avhandlingen, gjennomført prøveforelesning og disputas.

Disputasleders ansvar

Her kan du lese mer om disputasleders ansvar ved en digital disputas.

Før disputas:

  • Du får tilsendt ordstyrermalen (fra ph.d.-koordinator) ca. 1 uke i forkant av disputasen.
  • Du må delta på øvelsesmøte i forkant av disputasdagen. Da tester man at alt teknisk utstyr fungerer som det skal. Her gjennomgår du også prosedyren for å sikre at alle er kjent med gangen i en disputas.

Under disputas

  • På selve disputasen må du logge på Zoom minst 30 minutter før arrangementet starter for å teste at det tekniske fungerer.
  • Du vil ha rollen som co-host under disputasen. Dette betyr at du kan skru av og på mikrofonen din selv, og dele skjerm om nødvendig.
  • Det er du som starter disputasen. Husk å minne publikum på å ikke ha lyd/video på under disputasen.
  • Underveis i disputasen skal du tilstrebe at tidsskjemaet med oppsatte pauser blir fulgt.
  • Du fremfører eventuelle ex-auditorio-spørsmål som skrives i Zoom-chatten.
  • Ved noen fakultet deltar disputasleder på komitémøtet og annonserer komiteens endelige beslutning for publikum. 

Publikum

Her kan du lese mer om publikums rolle ved en digital disputas.

Før disputasen

  • Disputasen annonseres på forhånd på UiS sine nettsider. Her vil det stå informasjon om når disputasen finner sted, samt lenke til Zoom-møtet.
  • For å følge en disputas på Zoom må du enten installere Zoom eller kjøre programmet i nettleseren. Du bør gjøre deg kjent med Zoom før disputasen holdes.

Under disputasen

  • Du vil ikke få muligheten til å ta opp disputasen. Det er heller ikke tillatt å ta screenshot under disputasen uten å be om samtykke fra de som deltar.
  • Vi anbefaler alle å være pålogget i god tid før disputasen starter. Publikum skal ikke ha på mikrofon/videokamera under disputasen, kun dersom man skal stille spørsmål ex-auditorio.
  • Når og hvordan ex-auditorio spørsmål stilles varierer fra fakultetet til fakultet. Spørsmål kan enten sendes direkte i Zoom ved å trykke på «raise hand», eller man kan skrive spørsmål i chatt'en, som disputasleder deretter fremfører. Det er også mulig å sende spørsmål per e-post til disputasleder. Informasjon om ex-auditorio-retningslinjene blir sendt ut med kunngjøringen 2 uker før disputasdagen.
  • Når komitéleder forlater rommet for å ha komitémøte med de øvrige opponentene, må alle som følger disputasen via Zoom vente til komiteen returnerer og annonserer beslutningen. Etter annonseringen er disputasen offisielt ferdig.

Nyttige veiledningsdokumenter

Hensikten med disputas er at avhandlingen skal tilgjengeliggjøres, presenteres og forsvares offentlig. Bestemmelsene som gis i retningslinjene skal sikre at disputasen fortsatt kan regnes som offentlig også i de tilfellene der fysisk tilstedeværelse av enkelte parter ikke er mulig.