MENY

Spørsmål og svar om koronaviruset for ansatte ved UiS

Hvordan påvirker stengning av universitetet på grunn av koronaviruset ditt forhold til UiS som ansatt?

Information in English available here.

1. Hvordan påvirkes min fysiske arbeidssituasjon? 

UiS ønsker å opprettholde driften av universitetets funksjoner så langt det lar seg gjøre i denne situasjonen. Begrensningen fra myndighetene ligger i at vi ikke kan utføre våre arbeidsoppgaver fysisk på arbeidsplassen. Ansatte skal derfor ha hjemmekontor.  

Ved bruk av hjemmekontor gjelder fortsatt ordinære arbeidstidsbestemmelser. For de som arbeider hjemme kan det oppstå behov for fleksibilitet mht. å kunne dele opp arbeidsdagen på 7,5 time. Jobber du hjemmefra, og skal registrere tid, kan du registrere din arbeidstid  som 08:00 -15:30 i SAP-portalen. Arbeidstiden registreres med koden «Til stede». Ved hjemmekontor forutsettes ordinær arbeidsinnsats, og at medarbeiderne er tilgjengelig på telefon og e-post. Skype kan også brukes. Det anbefales generelt å praktisere fleksibilitet når det er behov for det, både fra den ansattes og arbeidsgivers side. Inntil videre er det mulig å fravike bestemmelsene om kjernetid for ansatte som har fleksitid.  

2. Trenger du hjelp med fjernundervisning, samhandling eller hjemmekontor ?

UiS har verktøy og systemer som kan benyttes til fjernundervisning, samhandling og møteaktivitet når du sitter på ditt hjemmekontor. Ved problemer eller utfordringer, ta kontakt med IT-hjelp@uis.no eller IT-servicedesk-telefon: 51 83 30 00.

3. Hvem kan dra på tjenestereise ved UiS? 

Reisevirksomhet for ansatte ved UiS blir avgrenset til reiser som er kritiske for virksomheten. Alle tjenestereiser forutsetter avklaring med nærmeste leder og nettmøte skal vurderes som alternativ.  

4. Hvordan skal jeg forholde meg til ikke påbegynte tjenestereiser?  

Siden 14. mars fraråder Utenriksdepartementet reiser som ikke er strengt nødvendige til alle land. Det gjelder i høyeste grad også innenlands. 

  • Regjeringen har innført en rekke strenge tiltak og det får konsekvenser for reisevirksomhet både innenlands og utenlands. Andre land gjør det samme. Oppdater deg på UDs reiseinformasjon (regjeringen.no) og vurder situasjonen i det landet du planlegger å reise til. 

  • Husk at alle reisende som kommer til Norge skal i karantene i 14 dager, uavhengig om de har symptomer eller ikke.   

  • Hvis en reisende trenger å kontakte Egencia og deres reise ikke blir påvirket av denne hendelsen, eller hvis reisedatoer ikke er i umiddelbar fremtid, oppfordres reisende til å kontakte Egencia.  

  • UiS forholder seg til Utenriksdepartementet (UD) sine reiseråd. Dersom du skal på reise, må du sette deg inn i den informasjonen som er tilgjengelig på Folkehelseinstituttet sine nettsider om ulike land og områder, og hvilke forholdsregler som bør tas på reisen og ved hjemkomst. Vær også obs på lokale vedtak for Stavanger kommune. Ingen fra UiS skal reise til disse områdene.   

5. Hva skal jeg gjøre dersom jeg er på tjenestereise?  

UiS forholder seg til Utenriksdepartementet (UD) sine reiseråd. Dersom du er på reise, må du sette deg inn i den informasjonen som er tilgjengelig på Folkehelseinstituttet sine nettsider om ulike land og områder, og hvilke forholdsregler som bør tas på reisen og ved hjemkomst. Sidene oppdateres fortløpende.  

Ansatte bes om å følge rådene fra norske myndigheter, ambassade, UD og lokale myndigheters råd i landene der man oppholder seg. 

Alle reisende som kommer til Norge skal i karantene i 14 dager, uavhengig om de har symptomer eller ikke.  

6. Stipendiat/postdoktor: utvidelse av åremålsperiode

Tiltakene mot spredning av koronaviruset har gjort at studenter og ansatte har fått redusert tilgang til sin arbeidsplass. For noen kan det gi forsinkelser i arbeidet, for eksempel på grunn av manglende tilgang til laboratorier og utstyr, eller fordi en har utvidet omsorg for barn.

Ihht Forskrift om ansettelsesvilkår for bl.a stillinger som postdoktor og stipendiat § 2-3 nr 6 kan ansettelsesmyndigheten i særskilte tilfeller gi stipendiat forlengelse av ansettelsesperioden for forhold som har vært til hinder for progresjonen i doktorgradsutdanningen. Slike forhold kan være særlige omsorgsbelastninger og utforutsette hindringer av arbeidsmessig art som ikke kan lastes stipendiaten. Når slike forhold medfører forsinkelse, kan det gis forlengelse av ansettelsesperioden, forutsatt at stipendiaten vil kunne fullføre doktorgradsutdanningen innen forlengelsestidens utløp. Hvorvidt begrenset tilgang til arbeidsplassen har vært til hinder for progresjon i doktorgradsutdanningen må vurderes individuelt når det er avklart hvilken forsinkelse som har oppstått og hvilke konsekvenser den får. Stipendiat bes ta kontakt med sin institutt-/avdelingsleder for en dialog om dette.

Dersom åremålsperioden som stipendiat ikke utløper før til høsten må en vente med å avklare ev forsinkelser til en igjen har tilgang til arbeidsplassen. Institutt/-avdelings fremmer innstilling om ev forlengelse overfor ansettelsesutvalget.

Stipendiat og postdoktor kan i samsvar med Forskrift om ansettelsesvilkår for bl.a stipendiater og postdoktor § 2-3 nr 1 få forlenget åremålsperiode grunnet sykdom eller lovfestet permisjon. Fraværet må utgjøre minimum to uker sammenhengene for å kunne føre til forlengelse. Du må i etterkant av fraværet sende informasjon om fraværsperiode til HR-infodesk@uis.no som beregner ny sluttdato og gir deg tilbakemelding om dette.

Stipendiat og postdoktor som er bedt om å bistå helsevesenet under koronapandemien innvilges automatisk permisjon uten lønn og får forlenget åremålsperioden i samsvar med permisjonsperioden. Bekreftelse fra helsevesenet oversendes HR-infodesk@uis.no som registrerer permisjon og ny åremålsperiode som stipendiat/postdoktor.

7. Hvordan skal disputaser gjennomføres?

I perioden frem til og med 26. mars, der disputas enten skulle ha vært gjennomført eller doktoranden skulle ha blitt tildelt tema for prøveforelesning til ph.d.- forsvar, er det åpnet opp for at doktoranden kan levere inn sin prøveforelesning i form av en powerpoint-presentasjon innen den dato vedkommende etter planen skulle ha disputert. Denne presentasjonen vil da bli lagt til grunn for fremføringen på disputasdatoen.

For perioden fra 27. mars til og med 30. juni, er det utarbeidet retningslinjer for heldigital gjennomføring av disputas ved UiS.  Retningslinjene blir vurdert fortløpende i lys av nasjonale retningslinjer.

Det er det enkelte fakultet, ved dekan, som avgjør om prøveforelesning og disputas skal gjennomføres eller utsettes når tiltak mot korona-viruset hindrer fysisk deltakelse.

I de tilfeller disputas gjennomføres i denne perioden, vil den bli gjennomført heldigitalt. Det vil si at alle aktører deltar via den valgte tekniske løsningen og ingen er fysisk tilstede i lokale på UiS.

8. Hva skal jeg gjøre dersom jeg er på langtidsopphold i utlandet? 

Kontakt nærmeste leder for dialog om situasjonen dersom det skulle være aktuelt å returnere til Norge nå. 

Følg rådene fra norske myndigheter, ambassade, UD og lokale myndigheters råd i landene der du oppholder deg.  

9. Jeg er utenlandsk ansatt ved UiS: Hva skal jeg gjøre? 

Er du UiS-ansatt med utenlandsk statsborgerskap som i denne situasjonen ønsker å reise tilbake til ditt hjemland, bør du gå i dialog med din leder om situasjonen. I tillegg bør du kontakte myndigheter i ditt hjemland. Ditt lands ambassade i Norge kan hjelpe deg med mer informasjon. Lokale myndigheter kan fortløpende innføre reiserestriksjoner eller andre tiltak som for eksempel karantene. Du bør gjøre deg kjent med gjeldende innreisebestemmelser for det landet du skal reise til. Situasjonen endrer seg fort, og det er derfor viktig at du selv undersøker de aktuelle forholdene nøye. 

Regjeringen vil stenge grensen for utenlandske borgere uten oppholdstillatelse i Norge. De vil bli bortvist fra grensen med hjemmel i smittevernloven. Dette gjelder alle tredjelandsborgere som i disse dager skulle tiltre stillinger på UiS og som ikke enda har fått effektuert sin oppholdstillatelse. 

På regjeringens nettsider står følgende: Det vil fastsettes unntak for EØS-borgere og deres familiemedlemmer som er bosatt i Norge. Det legges opp til unntak også for EØS-borgere som jobber i Norge. Les mer om norske myndigheters presisering om trafikk på norske flyplasser (regjeringen.no). 

Ansatte som oppholder seg i utsatte områder må følge instrukser fra lokale myndigheter, UDs reiseråd på området og FHIs smittevernråd ved reise, og sjekke disse ofte.  

10. Hvordan skal jeg forholde meg til private reiser? 

Siden 14. mars fraråder UD reiser som ikke er strengt nødvendige til alle land. 

Regjeringen og helsemyndighetene har innført en rekke strenge tiltak. Det får konsekvenser for reisevirksomhet både innenlands og utenlands. Andre land gjør det samme.  

Oppdater deg på UDs reiseinformasjon (regjeringen.no) og vurder situasjonen i det landet du skal reise til. 

Husk at alle reisende som kommer til Norge skal i karantene i 14 dager, uavhengig om de har symptomer eller ikke. 

11. Har jeg krav på sykepenger? 

Dersom du blir syk, gjelder vanlig egenmeldingsordning. Ved lengre fravær melder du fra på vanlig måte og dokumenterer med en sykmelding. 

Dersom du utgjør en risiko som smittekilde og må holdes isolert og av den grunn ikke kan arbeide, kan du også ha rett til sykepenger. Det kreves ikke bevis for at du faktisk er smittebærer, det er nok at det er en risiko for at du er smittebærer. 

Vi oppfordrer til bruk av egenmelding så langt det er mulig. 
Dersom du er pålagt karantene, oppfordrer vi deg til å snakke med din leder om bruk av egenmelding før du tar kontakt med lege.  

Krav om sykepenger på grunn av lovpålagt karantene bør som hovedregel dokumenteres med egenmelding, ettersom avgjørelse om karantene tas uavhengig av lege. 

Les om sykmeldinger i forbindelse med koronaviruset (nav.no).  

12. Trenger du noen å snakke med i denne ekstraordinære situasjonen?

Dersom du har behov for psykososial bistand, kan du ta kontakt med bedriftshelsetjenesten: inger@forusakutten.no

13. Hvilke regler gjelder for meg som må være hjemme med barn? 

Barnehager og skoler er nå stengt. I dette tilfellet  må medarbeideren så langt det er mulig arbeide hjemmefra. Hvis det ikke er mulig å få utført arbeid av betydning , så regnes fraværet fortsatt som arbeidstid. Krav om tilstedeværelse i kjernetiden  er i denne situasjonen ikkje gjeldende.    

14. Hvordan håndteres informasjon om karantene- og sykdomstilfeller?  

Taushetsplikt og GDPR 

Ansattes fraværsgrunn er underlagt generell taushetsplikt og GDPR. Arbeidsgiver kan derfor som utgangspunkt ikke oppgi informasjon om enkeltpersoners fraværsgrunn og sykdom, hverken til ansatte eller andre. 

Informasjon basert på samtykke 

Den ansatte kan gi arbeidsgiver samtykke til å orientere om fraværsgrunn. Det er viktig å påse at samtykke er avgitt frivillig og at det ikke deles informasjon utover samtykkets rekkevidde. 

Informasjon om karantene- og sykdomstilfeller innad i virksomheten 

  • Dersom en ansatt får påvist sykdom, vil kommunehelsetjenesten følge opp personen og alle kontakter i henhold til gjeldende retningslinjer for å sikre forsvarlig helsehjelp og smitteoppsporing. 

  • Dersom det er nødvendig for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, kan arbeidsgiver gi informasjon innad i virksomheten om at en ansatt er i karantene eller er smittet. Om arbeidsgiver mener det er nødvendig å gi ut slik informasjon for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, skal det foretas en konkret vurdering i hvert tilfelle.   

Generell informasjon 

  • Utgangspunkt: Ingen må gå ut med opplysninger som sier noe om en ansattes helsetilstand (helseopplysning).  

  • Å si at en person er smittet med koronavirus er en helseopplysning.  

  • Å si at en person er i karantene er ikke en helseopplysning.  

  • Å si at en person har returnert fra et risikoområde er heller ikke en helseopplysning.  

  • Vi skal ikke bruke ordet «hjemmekarantene», men «karantene» om alle tilfeller slik at en ikke gir inntrykk av at noen er friske i karantene og noen er syke og derav skape spekulering.  

  • Ved spørsmål om hvorfor en person er i karantene, skal det ikke være nødvendig å gå nærmere inn på det. Hvis en person lurer på om det er aktuelt for en selv med karantene grunnet andres karantene, kan de informeres om at de i så fall vil bli kontaktet av FHI/kommunehelsetjenesten.