Lagringsguide for ansatte

Denne guiden forteller hvor du kan behandle, lagre, og bearbeide informasjon.

Published 04. des. 2020. Endret 08. nov. 2022

NB! Tallene i tabellene er merknader. Merknadene som korresponderer med tallene finner du i bunnen av artikkelen, under «Merknader».

Fargene i tabellen er basert på de forskjellige klassifiseringene av informasjon ved UiS. Les mer om de ulike informasjonsklassene og hva de betyr her.

Lagring på Mac, PC eller harddisk


Privat-eid maskin (BYOD)	Ja	8*	Nei	Nei
UiS-eid stasjonær hjemmemaskin	Ja	8*	Nei	Nei
UiS-driftet maskin	Ja	Ja	1, 3*	Nei
Minnepinne / ekstern harddisk	Ja	Nei	Nei	Nei
Minnepinne / ekstern harddisk - kryptert	Ja	Ja	1, 3*	Nei
VeraCrypt Volum	Ja	Ja	1, 3*	Nei

Lagringstjenester


UiS Teams	Ja	Ja	10*	Nei
UiS OneDrive	Ja	Ja	11*	Nei
TSD	13*	13*	13*	13*
Personlig skytjeneste (Dropbox, Google Drive eller lignende)	Ja	Nei	Nei	Nei
UiS Hjemmeområde (F:-disken)	12*	12*	12*	Nei
UiS Fellesområde (G:-disken)	12*	12*	6, 12*	Nei
UiS Dropbox	Ja	Ja	Nei	Nei
Uninett Filesender	Ja	Ja	3, 4*	Nei
UiS Google Suite for Education	Ja	Nei	Nei	Nei
UiS Sharefile	Ja	Ja	Ja	Nei
UNINETT Sigma2	Ja	Ja	Nei	Nei

E-post og administrative tjenester


Privat e-post (Gmail, Hotmail eller lignende)	Ja	Nei	Nei	Nei
UiS e-post	Ja	Ja	2, 3*	Nei
UiS Public 360	Ja	Ja	Ja	Ja

Publiseringsløsninger


Intranett	Ja	Ja	Nei	Nei
UiS.no (Drupal)	Ja	Nei	Nei	Nei

Andre tjenester


Nettskjema (med lagring i TSD)	Ja	Ja	3, 5*	5*
Nettskjema	Ja	Ja	3, 5*	Nei
SurveyXact	Ja	Ja	Ja, dersom MFA	Nei
UiS ServiceNow	Ja	Ja	9*	Nei
UiS Canvas	Ja	Ja	Nei	Nei
UiS CIM	Ja	Ja	Ja	Nei
UiS Zoom (stavanger.zoom.us)	Ja	Ja	7*	Nei
Nvivo	Ja	Ja, *14	Ja, *15	Nei

Spesielt om forskningsdata

To datatyper brukt i forskning krever spesiell oppmerksomhet. Dette er koblingsnøkler, som i spesielle tilfeller brukes til å koble anonyme data til personer, og samtykkeskjemaer, som hører til personers innleverte opplysninger.

Koblingsnøkler og samtykkeskjemaer skal som hovedregel alltid oppbevares adskilt fra dataene de hører til, og har i utgangspunktet samme klasse som dataene. I TSD finnes det egne løsninger for oppbevaring av koblingsnøkler og samtykkeskjemaer.

Merknader


1	Røde data kan lagres på maskin med fullkryptert disk, kryptert minnepinne eller kryptert ekstern harddisk. FileVault, BitLocker, VeraCrypt el.l kan benytttes så lenge de støtter AES 256/128 bit kryptering.
2	E-post med røde data kan sendes internt på UiS mellom UiS-brukere, dersom følsomhet fortrolig er satt på dokumentet eller filen. Dersom e-post med røde data skal sendes til eksterne mottagere, skal innholdet krypteres før sending. Kryptering bør skje med AES 256/128 bit eller bedre kryptering. Slik e-post skal IKKE synkroniseres ned til privat laptop, mobiltelefon eller videresendes til privat e-post.
3	Røde data skal ikke lastes ned eller hentes ut til hjemmeområdet, maskiner uten kryptert disk, eller andre lagringssteder som ikke kan lagre røde data.
4	Dataene må ligge kryptert på lagringsmediet. F.eks bruk av Microsoft etiketter (AIP label), 7-zip( passordet oppbevares et annet sted.), FileSender («File Encryption (beta)»)
5	Nettskjema har støtte for å samle inn informasjon og overføre direkte til TSD, som er godkjent for å lagre sorte data. Røde data som samles inn i Nettskjema skal innen rimelig tid slettes, eller flyttes til f.eks. fellesområde eller Public 360. Nettskjema sin diktafon- og bildeapp lagrer data kryptert, og er vurdert til å kunne brukes også på private enheter.
6	Røde data kan lagres på fellesområde etter en egen vurdering og tilrettelegging av spesiell tilgangskontroll. Tjenesten bestilles fra tjenesteportalen.
7	Røde data er tillatt i Zoom så lenge det ikke gjøres opptak, men bare streames. Zoom kan gjøre opptak av røde data hvis det gjøres en egen skriftlig vurdering. Lagring av opptaket må følge denne guiden
8	Gule data skal som hovedregel ikke behandles på privat eller egenadministrert maskin. Noe bruk er likevel tillatt gitt at en følger retningslinjer for bruk av privat maskin.
9	Røde data kan lagres i UiS ServiceNow etter en egen vurdering. Det skal sikres at røde data ikke ligger i åpne køer. Det finnes rutiner for sletting av røde data.
10	Røde data i Teams krever at teamet er satt som fortrolig. I tillegg må alle filer som inneholder rød data være merket med følsomhet fortrolig. Se veiledning for lagring av røde data i Teams og OneDrive. Bruk Teams når du skal samarbeide og dele filer med andre. For dokumenter og filer som er tiltenkt deg selv, bruk OneDrive.
11	Lagring av røde data i OneDrive krever at dokumenter og filer settes til følsomhet fortrolig. Se veiledning for lagring av røde data i Teams og OneDrive. Bruk OneDrive til filer som ikke krever samhandling. For samhandling, bruk Teams. OneDrive kan brukes for deling med eksterne. Dette gjelder også hvis følsomhet fortrolig er satt på dokumentet, men da må noen enkle steg følges av den eksterne.
12	Det anbefales å bruke UiS OneDrive-konto fremfor lagring på F: samt å bruke UiS Teams fremfor lagring på G: (se merknad 10 og 11).
13	TSD driftes av UiO. Tjenesten tilbyr sikker lagring av alle typer data. Tjenesten har en årlig kostnad på 16 000,- per prosjekt, og skal bestilles av den enkelte enhet selv. TSD kan kobles til Nettskjema for sikker datainnsamling, se merknad 5.
14	Lagring av gul data på lokal disk kan gjøres gitt at en følger retningslinjer for bruk av privat maskin.
15	Prosjektfiler i Nvivo som inneholder rød data må lagres på en UiS-maskin med kryptert harddisk eller kryptert ekstern harddisk/minnepinne.