Dokumentasjon for utreisende Erasmus+ studenter

Fremgangsmåte for å opprette Online Learning Agreement

• Du må selv opprette en Online Learning Agreement. Ikke bruk Internet Explorer.
• For å logge deg inn må du enten bruke eduGain/Feide eller Google (du vil da trenge en google-epostadresse). Vi anbefaler at du bruker eduGAIN/Feide login. Merk at du må registrere deg første gang du logger på via eduGAIN/Feide.
• Vær nøye når du fyller ut OLA, det er begrenset med muligheter for å gjøre endringer etter at OLA er signert.

Nyttige videoer du kan se før du oppretter OLA:

• Hvordan logge inn

• Hvordan opprette OLA

• Hvordan gjøre endringer i OLA

• Ofte stilte spørsmål om OLA

Hvordan fylle ut avtalen:

Learning Agreement Info

• Academic year: velg aktuelt studieår
• Planned period: beregnet start- og sluttdato for oppholdet. Ta gjerne utgangspunkt i akademisk kalender på vertsinstitusjonens nettsider.

Student Personal Data

Fyll inn dine personopplysninger.

• Field of Education (ISCED): Søk opp ditt studieområde i databasen, f.eks Business Administration. Velg den firesifrede koden, f.eks 0410. Databasen er noe begrenset, så det kan hende du må velge noe mer generelt/det som passer best.
• Study Cycle: Bachelor: First cycle - EQF 6. Master: Second cycle - EQF 7

Sending Institution Info

Legg inn informasjon om UiS og fyll inn ditt fakultet. Du trenger ikke oppgi Contact person.

• Erasmus Code: N STAVANG01
• Responsible person: Din studiekoordinator/studieveileder.

Receiving Institution Info

Legg inn informasjon om UiS og fyll inn fakultetet du skal studere ved. Du trenger ikke oppgi Contact person.

• Erasmus Code: Denne finner du som regel på universitetets nettsider eller i tilsendt informasjon.
• Responsible person: Kontakt vertsinstitusjonen direkte for å få kontaktinformasjon dersom du ikke allerede har fått oppgitt denne.

Table A: Study Programme at the Receiving Institution

Her legger du inn emnene du har fått forhåndsgodkjent, tilsvarende 30 studiepoeng. Velg Add component to Table A.

• Code: Klikk på Add component to table A for hvert emne du vil legge til. Dersom vertsuniversitetet ikke har Component Code på emnet, et obligatorisk felt, kan du skrive f.eks. 1234.
• Subject: Skriv inn emnetittel
• ECTS: Antall studiepoeng per emne
• Semester: First (Winter/Autumn) eller Second (Spring/Summer)
• Språknivå: Du kan bruke resultatet av Erasmus+ sin språktest dersom du allerede har tatt denne. Karakter 4 i engelsk fra videregående skole er tilsvarende nivå B2 under Common European Framework of Reference for Languages (CEFR).

Table B: Recognition at Sending Institution

Her legger du inn emnene ved UiS som utvekslingssemesteret skal erstatte i din utdanningsplan. Hvis du kun skal ta valgfag så skriver du inn Electives. Electives har ingen Component Code, men det er obligatorisk felt, så du kan legge inn f.eks 1234.

Commitment

Signer dokumentet digitalt. Når du har signert avtalen, blir den automatisk sendt til Responsible person ved UiS. Dersom alt er i orden, signerer studiekoordinator avtalen og den sendes autmoatisk videre til vertsinstitusjonen for den siste signaturen. Når alle tre parter har signert er den komplett.

Du får epostvarsel når avtalen signeres og kan sjekke status i systemet.

Endringer i læringsavtalen

Dersom du må endre emnene dine under oppholdet, må du oppdatere læringsavtalen. Da velger du Apply Changes i menyen til høyre under innlogging. Etter eventuelle endringer må alle tre parter signere avtalen på nytt.

Kan du ikke bruke Online Learning Agreement?

Dersom din vertsinstitusjon ikke bruker OLA, må du levere inn en PDF-versjon av læringsavtalen.

• Mal læringsavtale (kommer snart)
• Eksempel på utfylt læringsavtale (kommer snart)

Ta utgangspunkt i læringsavtalen for studier. I denne avtalen heter det Trainee i stedet for Student.

Under Proposed Mobility Programme må du fylle ut følgende:

• Detailed programme of the traineeship
• Knowledge, skills and competences to be acquired by the end of the traineeship
• Monitoring plan
• Evaluation plan. Dette punktet skal du få hjelp til å fylle ut av ansvarlig person på institutt/fakultet.

Du får tilsendt stipendavtalen på mail når det nærmer seg semesterstart. Denne fyller du inn og signerer digitalt. Merk at du må fylle inn alle de obligatoriske feltene for at avtalen skal signeres av UiS.

Hvordan fylle inn avtalen:

• Total amount includes: Her kan du huke av for tillegg dersom dette er aktuelt.
• The physical mobility period: Fyll inn beregnet start- og sluttdato for oppholdet. Du kan gjerne ta utgangspunkt i akademisk kalender, men vi anbefaler at du fører opp starten på eksamensperioden som sluttdato slik at du minsker risikoen for å måtte tilbakebetale stipend dersom du har en tidligere eksamen.
• Financial support in months: Fyll inn beregnet antall hele måneder og dager
• Insurance: Fyll inn forsikringsselskap og polisenummer. Helseforsikring er obligatorisk for utreisende studenter. Her kan du gjerne fylle inn HELFO/Europeisk helsetrygdekort. Merk at dersom du skal på praksisopphold må du i tillegg ha ulykkesforsikring og ansvarsforsikring.

Ta kontakt i Utvekslingsveilederen dersom du har spørsmål.