Dokumentasjon for utreisende Erasmus+ studenter

For å få utbetalt Erasmus+ stipend må du fylle ut og få signert visse dokumenter innen fastsatte frister.

Publisert: Endret:

Dokumentene og språktestene for studieåret 2021/22 er dessverre ikke klare enda og vi har ikke mottatt disse. Så snart dette er klart vil vi videresende alle dokumenter til studentene som skal på utveksling med Erasmus+.

1. Stipendavtale - Grant Agreement

2. Læringsavtale - Learning Agreement (velg den som passer for ditt opphold)

3. Språktest og kurs - Online Linguisitic Support (OLS)

4. Bekreftelse på oppholdet - Confirmation of Erasmus Status (CoS)

5. Studentrapport - Participant report

1. Stipendavtale - Grant Agreement

Nedenfor finner du en lenke til stipendavtalen. Du må lese kontrakten nøye, fylle ut og skrive under. Ferdig utfylt avtale lastes opp i Studentekspedisjonen innen angitt frist.

Beskrivelse av hvordan du fyller ut stipendavtalen kommer når den er klargjort og publisert. Dessverre er stipendavtalen forsinket for studenter som skal dra på Erasmus+ utveksling høsten 2021. Studenter som skal reise på utveksling vil få dokumentet tilsendt så snart Internasjonal seksjon har mottatt det.

Når du skal fylle ut avtalen trenger du blant annet følgende informasjon:

ISCED-F kode for ditt studieprogram (fyll inn navnet på ditt studieprogram for å få koden, eks: Business - 0410)

Study cycle: "Cycle" referer til nivå på studiet slik det er definert av European Qualifications Framework (EQF): 

  • First cycle (Bachelor eller tilsvarende) EQF 5/6.
  • Second cycle (Master eller tilsvarende) EQF 7.
  • Third cycle (Doctoral eller tilsvarende) EQF 8.

Stipendsatser

2a. Online Learning Agreement (OLA)

Universitetet i Stavanger (UiS) bruker Online Learning Agreement (OLA), som blir signert digitalt av alle parter. Den skal signeres av deg, studiekonsulent ved ditt studieprogram/fakultet/institutt og partnerinstitusjonen.

Utveksling_Europa kart
Hvor i Europa skal du?

Alle som reiser på Erasmus+ utveksling må ha en godkjent læringsavtale til partnerinstitusjonen i utlandet.

Læringsavtalen beskriver innholdet i utvekslingen og er ofte en del av søknaden til partnerinstitusjonen.

Du må selv opprette en Online Learning Agreement.

I forbindelse med innføring av OLA kan enkelte studenter opplever at de ikke klarer å opprette OLA. Dersom du opplever problemer må du ta kontakt med din saksbehandler ved Internasjonal seksjon.

Hvordan fylle ut OLA

Du må fylle ut alle obligatoriske felter og deretter signere avtalen.

Her legger du inn personalia. Field of Education og Study Cycle blir automatisk fylt ut.

Academic Year er det skoleåret du skal være på utveksling. Du må fylle ut hele skoleåret selv om du bare skal være der i et semester.

Her skal du velge Norge og Universitetet i Stavanger. Disse alternativene skal komme opp automatisk når du begynner å skrive.

Du må selv legge inn fakultet/institutt, samt navn og kontaktinformasjon til din Sending Responsible Person, som er studiekonsulent/saksbehandler ved ditt studieprogram/fakultet/institutt, Det skal være samme administrativt ansatt som har signert vedtaket ditt om forhåndsgodkjenning av emner. Dersom du må fylle ut både "sending responsible person" og "sending administrative contact person", skriver du navnet til din studiekonsulent begge steder. Du trenger kun å skrive inn kontaktinformasjon under førstnevnte.

Her skal du legge inn landet og partnerinstitusjonen du skal reise på utveksling til, samt hvilket fakultet/institutt du skal studere ved der. Du må også legge inn Receiving Responsible Person som er den som skal signere din OLA på vegne av partnerinstitusjonen. Dersom du ikke vet hvem dette er, kontakt partnerinstitusjonen direkte.

Legg inn dag, måned og år for utreise- og hjemreise.

Dersom du ikke vet nøyaktig dato for dette, holder det med omtrentlige datoer. Du kan sjekke nettsiden til partnerinstitusjonen, finne de offisielle semesterdatoene og oppgi disse.

Her legger du inn emnene du skal ta ved partnerinstitusjonen. Det må være de samme emnene som du har fått forhåndsgodkjent.

Bruk emnekatalogen ved institusjonen du skal til for å finne emnenavn/kode, antall ECTS/studiepoeng og semester. Du må legge inn emner med til sammen minimum 30 studiepoeng/30 ECTS.

Her skal du også oppgi språket du skal ha hoveddelen av undervisningen på, og det språknivået du regner med å ha når utvekslingssemesteret starter.

For å vurdere språknivået ditt:

  • Du kan også bruke resultat fra språktesten til Erasmus, Online Linguistic Support (OLS), dersom du har tatt denne.

Her legger du inn emnene ved UiS som utvekslingssemesteret skal erstatte i din utdanningsplan. Om du kun skal ta valgfag så skriver du inn "Electives". Legg gjerne ved lenke til studieprogramsiden som viser hvordan ditt studieprogram er oppbygd.

Pass på at du har signert din OLA. Signaturfeltet fungerer best på berøringsskjerm, men du kan også signere med en vanlig datamaskin og peker/mus. UiS vil da motta din OLA via e-post fra Erasmus Dashboard.

Du kan ikke gjøre endringer i dokumentet når det er signert og sendt.

Når du har signert din OLA, blir den automatisk sendt til studiekonsulenten for ditt studieprogram. Dersom alt er i orden, signerer studiekonsulenten avtalen, og den sendes videre til partnerinstitusjonen for den siste signaturen. Når alle tre parter har signert er den komplett.

Du får beskjed på e-post og/eller i Erasmus+ Appen når en part har signert. Du kan logge deg inn i Online Learning Agreement eller i Erasmus+ appen for å sjekke status underveis i prosessen.

Du kan reise og få utbetalt Erasmus+ stipendet uten partnerinstitusjonens signatur på din OLA, så lenge du og din studiekonsulent/saksbehandler har signert. I det tilfellet må du sørge for at partnerinstitusjonen signerer din OLA så snart semesteret starter. Den må være signert av alle tre parter senest to uker etter semesterstart.

Dersom partnerinstitusjonen ikke kan signere online og ønsker en papirkopi, kan du skrive ut en PDF av din OLA. Da må du laste opp en (skannet) kopi signert av alle tre parter i Digital Studentekspedisjon.

2b. Online Learning Agreement (OLA) for studenter ved Fakultet for utøvende kunstfag

Studenter ved utøvende kunstfag oppretter en Online Learning Agreement via søkerportalen EASY.

2c. Training Agreement

Studenter som reiser på Erasmus+ praksisopphold må få signert en læringsavtale for praksis (Training Agreement). Denne skal signeres av deg, studiekonsulenten/praksiskoordinator ved ditt fakultet/institutt og arbeidsplassen i utlandet.

Hvordan fylle ut OLA for praksis (Training Agreement)

Du kan i all hovedsak se på malen for hvordan man fyller ut en vanlig OLA.

I denne avtalen heter det Trainee i stedet for Student.

Under Proposed Mobility Programme må du fylle ut Detailed programme of the traineeship, Knowledge, skills and competences to be acquired by the end of the traineeship, Monitoring plan og Evaluation plan. Dette punktet skal du få hjelp til å fylle ut av ansvarlig person på institutt/fakultet

3. Online Linguistic Support (OLS)

Obligatorisk språktest før og etter utvekslingsoppholdet

For å styrke språkkompetansen blant Erasmus+-studenter, og for å tilby et redskap til å teste sin språkkompetanse, brukes Online Linguistic Support (OLS). 

Studenter som under Erasmusoppholdet har undervisnings-/arbeidsspråk på engelsk, fransk, gresk, italiensk, nederlandsk, polsk, portugisisk, tsjekkisk, finsk eller tysk må ta en test i OLS før avreise for å kartlegge språknivået sitt. Studenter som scorer B2 eller lavere vil få tilbud om et OLS-språkkurs i det aktuelle språket. I noen tilfeller kan våre partneruniversitet kreve at studentene må ta en språktest i tillegg til OLS. 

Det er Internasjonalt Seksjon som deler ut lisenser til både test og kurs i OLS, og du vil få tilsendt en epost med en lenke til disse testene og kursene i for- og etterkant av oppholdet. 

Unntak: Studenter som har undervisnings-/arbeidsspråket som morsmål er unntatt fra å ta OLS-testene. Norske studenter trenger heller ikke å ta OLS testen dersom de skal på utveksling til Danmark eller Sverige. 

Studenter som får tilbud om språkkurs kan også benytte seg av Live Coaching i form av MOOCs og Tutoring Sessions. 

4. Confirmation of Erasmus Status

Nedenfor finner du en lenke til skjemaet "Confirmation of Erasmus Status". Du må fylle ut, få underskrift og stempel fra vertsinstitusjonen og laste opp skjemaet i Studentekspedisjonen ved slutten av utvekslingsoppholdet. Dette er en bekreftelse på fullført Erasmus+ opphold.

Tivoli i København.
  • Last ned skjema.
  • Fyll inn personalia og informasjon om partnerinstitusjon.
  • Fyll inn datoene for når du startet og fullførte utvekslingsoppholdet. Siste eksamensdato er sluttdato. Denne brukes for å beregne din siste utbetaling av Erasmus+ stipendet.
  • Få stempel og signatur fra vertsuniversitetet.
  • Last opp dokumentet i Digital Studentekspedisjon.

5. Erasmus+ rapport - Participant report

I etterkant av utvekslingsoppholdet vil du få tilsendt en lenke til en rapport som må leveres innen en fastsatt frist. Det vil ta ca. 10 minutter å fylle ut/svare på denne rapporten, og vi vil ikke kunne utbetale reststipend før rapporten er levert.

Spørsmål?

Kontakt studiekonsulenten ved ditt studieprogram dersom du har spørsmål om Online Learning Agreement.

Kontakt Internasjonal seksjon dersom du har spørsmål om øvrige dokumenter.

Studentekspedisjon

Hovedsiden om utveksling