Dokumentasjon for utreisende Erasmus+ studenter

Hvilket studieprogram du går på her på UiS.  Eks: Business Administration

• «Cycle» refererer til nivå på studiet slik det er definert av Europan Qualifications Framework (EQF):
• Bachelor: First cycle - EQF 6
• Master: Second cycle - EQF 7

For å finne koden, se: https://ec.europa.eu/assets/eac/education/tools/iscedf/codes_en.htm

Eksempel: Søk opp navn på din studieretning. Dersom du studerer BA i Økonomi og administrasjon søker du opp Business Administration. Du får da opp koden: 0410: Business and administration, not further defined (04.0, 04.1, 04.2 - 3, 34, 340). Denne koden, 0410, kopierer du inn i riktig felt i stipendavtalen.

Fyll inn navn på bank og kontonummer.  Hvis du vil ha stipendet overført til en norsk bankkonto skal du ikke fylle ut SWIFT / IBAN nummer.

Kryss av for ‘A financial support from Erasmus+ EU funds’

Kryss av dersom du ønsker å benytte grønne reiser (se nedenfor).

Skriv inn lengden på oppholdet så nøyaktig som du kan, men dette er et estimat. Dersom du er i tvil, kan du sjekke hva som er offisielle start- og sluttdatoer for semesteret på nettsidene til institusjonen/universitetet du skal reise til. Vær obs på at det kan være greit å føre opp sluttdato til før eksamensperioden, slik at du unngår å måtte tilbakebetale stipend.

Regn ut og skriv inn størrelsen på stipendet så nøyaktig som du kan, men husk at også dette er et estimat.  Nøyaktig beløp vil bli beregnet av Internasjonal seksjon i etterkant av oppholdet med utgangspunkt i CoS-dokumentet (se nedenfor).

Oppgi ditt forsikringsselskap og polisenummer for forsikringen du er dekket av under utvekslingsoppholdet. Skal du på praksisopphold er det obligatorisk og fylle ut disse opplysningene.  Dersom du IKKE skal på praksisopphold er det tilstrekkelig at du fører opp nummeret på HELFO kortet. Alle studenter plikter å ha gyldig forsikring i hele perioden.

Kryss av for at du skal ta denne testen. Dersom du har engelsk som morsmål og har statsborgerskap i et engelsktalende land, eller skal ha undervisning på svensk eller dansk skal du mest trolig ikke ta denne testen, men du må allikvel krysse av for at du sier deg villig til å ta testen.

Her legger du inn personalia.

For informasjon om 'Field of Education', 'Cycle' og 'ICED-F code' se beskrivelse under 'Stipendavtale/Grant Agreement' ovenfor.

Academic Year er det skoleåret du skal være på utveksling. Du må fylle ut hele skoleåret selv om du bare skal være der i et semester. NB: Husk å legge inn riktig akademisk år!

Her skal du velge Norge og Universitetet i Stavanger.

Du må selv legge inn fakultet/institutt, samt navn og kontaktinformasjon til din Sending Responsible Person, som er studiekonsulent ved ditt studieprogram/fakultet/institutt, Det skal være samme administrativt ansatt som har signert vedtaket ditt om forhåndsgodkjenning av emner. Du trenger ikke å fylle ut Sending Administrative Contact Person.

Oversikt over studiekonsulenter på UiS.

Her skal du legge inn landet og partnerinstitusjonen du skal reise på utveksling til, samt hvilket fakultet/institutt du skal studere ved der. Du må også legge inn Receiving Responsible Person som er den som skal signere din OLA på vegne av partnerinstitusjonen. Dersom du ikke vet hvem dette er, kontakt partnerinstitusjonen direkte.

Legg inn dag, måned og år for utreise- og hjemreise.

Dersom du ikke vet nøyaktig dato for dette, holder det med omtrentlige datoer. Du kan sjekke nettsiden til partnerinstitusjonen, finne de offisielle semesterdatoene og oppgi disse.

Velg Add component to table A: Her legger du inn emnene du skal ta ved partnerinstitusjonen. Det må være de samme emnene som du har fått forhåndsgodkjent.

Bruk emnekatalogen ved institusjonen du skal til for å finne emnenavn/kode, antall ECTS/studiepoeng og semester. Du må legge inn emner med til sammen minimum 30 studiepoeng/30 ECTS. Klikk på Add component to table A for hvert emne du vil legge til. Dersom vertsuniversitetet ikke har Component Code på emnet, et obligatorisk felt, kan du bare skrive f.eks. 1234. Du kan også legge inn lenke til vertsuniversitetet sin kurskatalog.

Her skal du også oppgi språket du skal ha hoveddelen av undervisningen på, og det språknivået du regner med å ha når utvekslingssemesteret starter.

For å vurdere språknivået ditt:

• Bruk CEFR (Common European Framework of Reference for Languages). Karakter 4 i engelsk fra videregående skole er tilsvarende nivå B2.

• Du kan også bruke resultat fra språktesten til Erasmus, Online Linguistic Support (OLS), dersom du har tatt denne.

Her legger du inn emnene ved UiS som utvekslingssemesteret skal erstatte i din utdanningsplan. Om du kun skal ta valgfag så skriver du inn "Electives". "Electives" har ingen Component Code, men det er obligatorisk felt, så du kan bare legge inn f.eks 1234. Du kan også legge til lenke til nettsidene som forklarer oppbygningen av ditt studieprogram, eller de spesifikke emnene som skal erstattes. Legg gjerne ved lenke til studieprogramsiden som viser hvordan ditt studieprogram er oppbygd.

Pass på at du har signert din OLA. Signaturfeltet fungerer best på berøringsskjerm, men du kan også signere med en vanlig datamaskin og peker/mus. UiS vil da motta din OLA via e-post fra Erasmus Dashboard.

Når du har signert din OLA, blir den automatisk sendt til studiekonsulenten for ditt studieprogram. Dersom alt er i orden, signerer studiekonsulenten avtalen, og den sendes videre til partnerinstitusjonen for den siste signaturen. Når alle tre parter har signert er den komplett.

Du får beskjed på e-post og/eller i Erasmus+ Appen når en part har signert. Du kan logge deg inn i Online Learning Agreement eller i Erasmus+ appen for å sjekke status underveis i prosessen.

Dersom du har behov for å gjøre endringer i emner etter at alle parter har signert, vil det være mulig. Da velger du Apply Changes i menyen til høyre under innlogging.

Nå kan du endre Sending Responsible Person og Receiving Responsible Person dersom det er behov for det, og legge inn nye emner. Til slutt må OLA signeres av student og den sendes i samme rekkefølge for signering.

• Studenter som skal dra på utveksling høstsemesteret: 30. august
• Studenter som skal dra på utveksling vårsemesteret: 30. januar

NB: Merk at dersom du ikke har levert signert Online Learning Agreement før fristen, vil vi holde igjen stipendet, og du vil ikke få det utbetalt før dokumentet har blitt levert.

Hoveddelen av stipendet vil bli utbetalt ved semesterstart, mens reststipendet (minst én måneds stipend) blir tilbakeholdt til etter at oppholdet er avsluttet og student har levert inn nødvendig dokumentasjon som bekrefter oppholdet. Studenter som ikke leverer inn dokumentasjon innen gitte frister vil ikke få utbetalt siste rest av stipendet, og hele eller deler av hovedstipendet må tilbakebetales.

Dersom alle dokumenter har blitt levert, og språktest tatt innen fristen, vil student få utbetalt hovedstipendet sitt disse datoene:

• Studenter på utveksling høstsemesteret vil få utbetalt hovedstipendet 30. september.
• Studenter på utveksling vårsemesteret vil få utbetalt hovedstipendet 28. februar.

Erasmus-stipendet er skattefritt og kommer i tillegg til eventuelt lån og stipend fra Lånekassen.

Etter at utvekslingsoppholdet ditt er ferdig må du levere inn Confirmation of Stay dokumentet og svare på rapporten. Dette er et krav for å få utbetalt reststipendet.

Grønne reiser
Dersom over 50% av reise har blitt gjort med miljøvennlige transportmidler må du fylle ut Declaration on Honour innen fristen 30. januar / 30. august.

Lenke til Declaration on Honour

• For deg som har vært på utveksling i høstsemesteret: 30. januar
• For seg som har vært på utveksling i vårsemesteret: 30. august

Dersom du har levert inn Confirmation of Stay og svart på rapporten innen fristen, vil du få utbetalt et eventuelt reststipend til følgende datoer:

• Utveksling høstsemesteret: 28. februar
• Utveksling vårsemesteret: 30. september

Dersom du ikke leverer inn dokumenter innen fristen, vil du få utbetalt stipendet senere.