Dokumentasjon for utreisende Erasmus+ studenter

Her finner du en oversikt over hvordan du fyller ut dokumentene som kreves for å få godkjent oppholdet ditt og utbetalt Erasmus+-stipendet.

Publisert Sist oppdatert

Læringsavtale for studier (Online Learning Agreement)

Fylles ut og signeres av student, UiS og vertsinstitusjon

Opprette læringsavtalen

Start med å opprette en Online Learning Agreement (OLA).

For å logge deg inn kan du enten bruke eduGain/Feide eller Google. Du må registrere deg første gang du logger inn.

Vær nøye når du fyller ut avtalen, det er begrenset med muligheter for å gjøre endringer etter at den er signert av UiS.

Visuell veileder: Læringsavtale for studier - semestermobilitet (PDF)

Under finner du detaljer om de ulike delene du må fylle ut i den digitale læringsavtalen.

  • Academic year: Velg studieåret du skal på utveksling.
  • Planned period: Beregnet start- og sluttdato for oppholdet. Ta gjerne utgangspunkt i vertsinstitusjonens akademiske kalender.
  • Personopplysninger
  • Field of Education (ISCED): Søk opp ditt studieområde i databasen, for eksempel Business Administration. Velg den firesifrede koden, for eksempel 0410. Databasen er noe begrenset, så det kan hende du må velge noe generelt/det som passer best.
  • Study Cycle
    • Bachelor: First cycle - EQF 6
    • Master: Second cycle - EQF 7
  • Country: Søk opp Norway.
  • Name: Søk opp University of Stavanger.
  • Faculty/Department: Skriv inn ditt fakultet eller institutt, for eksempel UiS Business School.
  • Erasmus Code: N STAVANG01. Denne skal komme opp automatisk.
  • Sending Responsible Person: Fyll inn kontaktinformasjonen til din studiekonsulent. Studiekonsulent godkjenner og signere læringsavtalen din på vegne av UiS.
  • Sending Administrative Contact Person: Du trenger ikke fylle inn denne delen.
  • Country: Søk opp landet du skal til.
  • Name: Søk opp institusjonen du skal til.
  • Faculty/Department: Skriv inn fakultetet du skal ta emner ved dersom du vet dette.
  • Erasmus Code: Denne skal komme opp automatisk.
  • Receiving Responsible Person: Fyll inn kontaktinformasjonen til personen som skal godkjenne og signere læringsavtalen din på vegne av vertsinstitusjonen. Dette er ofte en ansatt ved deres internasjonale kontor eller tilsvarende. Du må selv ta kontakt med vertsinstitusjonen og få tak i denne informasjonen dersom du ikke allerede har fått oppgitt en kontaktperson i søknadsprosessen.
  • Receiving Administrative Contact Person: Du trenger ikke fylle inn denne delen.

Table A: Study Programme at Receiving Institution

I tabell A skal du oppgi hvilke emner du skal ta ved vertsinstitusjonen i løpet av utvekslingsoppholdet. Hver component tilsvarer et emne.

Læringsavtalen din skal normalt ha totalt 30 ECTS (studiepoeng) i tabell A. Alle emnene i tabell A må være forhåndsgodkjent av ditt fakultet/institutt.

  • Component title at the Receiving Institution: Emnetittel slik det står oppført i vertsinstitusjonens emnekatalog.
  • Component Code: Emnekoden slik det står oppført i vertsinstitusjonens emnekatalog. Dersom emnet ikke har en emnekode, kan du legge inn 1234.
  • Number of ECTS credits: Antall studiepoeng emnet gir.
  • Semester: First (Winter/Autumn) eller Second (Spring/Summer).
  • Main language of instruction: Undervisningsspråket ved vertsinstitusjonen, vanligvis engelsk.
  • Language level: Karakter 4 i engelsk fra norsk videregående skole tilsvarer nivå B2 under Common European Framework of Reference for Languages (CEFR). Du kan bruke resultatet av Erasmus+ sin språktest dersom du allerede har tatt denne.

Table B: Recognition at Sending Institution

I tabell B skal du oppgi hvilke emner du skulle ha tatt ved UiS dersom du ikke hadde dratt på utveksling dette semesteret. Du legger inn emnene på samme måte som i tabell A.

Hvis du skulle tatt valgemner ved UiS, skriver du Electives. Du kan legge inn 1234 som emnekode.

Denne seksjonen er ikke relevant for vanlig semestermobilitet.

Klikk Next.

For å fullføre læringsavtalen må du både signere og klikke på knappen nederst for å sende avtalen videre til studiekonsulent for neste signatur. Det er viktig at du fullfører begge disse stegene.

Vi anbefaler at du sender din studiekonsulent en epost og informerer dem når du selv har signert læringsavtalen.

Dersom alt er i orden, signerer din studiekonsulent avtalen. Da sendes avtalen automatisk videre til vertsinstitusjonen for den siste signaturen. Når alle tre parter har signert, er avtalen komplett.

Du får varsel per e-post når avtalen signeres og kan sjekke status under My Learning Agreements.

Endre læringsavtalen

Dersom du må endre emnene dine under utvekslingsoppholdet, må du oppdatere læringsavtalen din selv om denne allerede er signert av alle tre parter.

Vi minner om at dersom du må endre til emner som ikke allerede er forhåndsgodkjent av UiS, må du sende ny søknad om forhåndsgodkjenning til ditt fakultet/institutt.

  • Velg Apply Changes i kolonnen til høyre for den signerte læringsavtalen under My Learning Agreements.
  • Klikk deg frem til seksjonen hvor du vil gjøre endringer.
  • Dersom du skal legge til eller fjerne emner fra tabell A, må du legge til nytt emne i Table A2.

Etter eventuelle endringer må alle signere avtalen på nytt.

Kan du ikke bruke Online Learning Agreement?

Dersom din vertsinstitusjon ikke bruker OLA, må du levere inn en PDF-versjon av læringsavtalen.

Du kan enten signere PDF-versjonen digitalt eller printe dokumentet for å signere fysisk og scanne den signerte versjonen. Du må sende dokumentet til din studiekonsulent for å få deres signatur. Etter at studiekonsulenten din har signert, må du sende avtalen til vertsinstitusjonen for å få den siste signaturen.

Når avtalen er komplett laster du den opp i Utvekslingsveilederen.

Last ned mal for læringsavtalen: Mal - Læringsavtale - Studier (MS Word)

Ta kontakt med Internasjonal seksjon i Utvekslingsveilederen gjennom Digital studentekspedisjon dersom du har spørsmål.

+

Læringsavtale for praksis

Fylles ut og signeres av student, UiS og vertsinstitusjon

Mye av læringsavtalen for praksis er lik læringsavtalen for studier, og du kan se på veilederen over for hvordan du fyller ut personlig informasjon og lignende. Merk at du må bruke malen i Word-format, da læringsavtale for praksis ikke er tilgjengelig digitalt. Læringsavtalen må lastes opp som en PDF-versjon i Utvekslingsveilederen.

Last ned mal for læringsavtalen: Mal - Læringsavtale - Praksis (MS Word)

Du bør ta kontakt med ansvarlig person ved ditt institutt/fakultet for å få hjelp til å fylle ut punktene i delen som skal signeres før oppholdet starter.

  • Detailed programme of the traineeship
  • Knowledge, skills and competences to be acquired by the end of the traineeship
  • Monitoring plan
  • Evaluation plan.

Etter at praksisoppholdet ditt er over må vertsinstitusjonen fylle ut og signere på denne delen.

Du bør sørge for at vertsinstitusjonen oppgir nøyaktige datoer for oppholdet ditt i denne delen. Da trenger du ikke levere inn dokumentet bekreftelse på oppholdets lengde (Confirmation of Exchange Period) i tillegg.

+

Stipendavtale (Grant Agreement)

Fylles ut og signeres av student og UiS

Du får tilsendt et forms-skjema hvor du må fylle inn informasjon som vi trenger til din stipendavtale. Forms-skjema får du tilsendt via Utvekslingsveilederen i Digital studentekspedisjon når det nærmer seg semesterstart. Vær nøye når du fyller inn informasjon i skjema, og merk at alle feltene er obligatoriske.

Etter at du har fylt inn og sendt skjema vil du motta stipendavtalen for digital signering. Det er viktig at du leser stipendavtalen nøye før du signerer. Når stipendavtalen er signert vil Erasmus+ koordinator signere avtalen. Husk å ta godt vare på stipendavtalen.

Under finner du en oversikt over hvilken informasjon vi trenger til stipendavtalen. Ta gjerne kontakt med Internasjonal seksjon gjennom Utvekslingsveilederen dersom du har spørsmål.

Innledning

Personlig informasjon

Skriv inn fullt navn og etternavn slik det står i passet ditt. Du må også skrive inn din offisielle bostedsadresse, inkludert hus-/bygningsnummer, gatenavn, postnummer og by. Dette er som oftest din registrerte adresse i Norge. I tillegg blir du bedt om å skrive inn fødselsdato, telefonnummer og epost adresse.

Betalingsinformasjon

Fyll inn alle feltene med betalingsinformasjon. Her må du skrive inn kontonummer og navn på eier av konto, samt det fulle navnet på banken din. Du må også skrive inn BIC/SWIFT og IBAN-nummer. BIC/SWIFT er knyttet til banken og finnes vanligvis på banken sine nettsider, mens IBAN er knyttet til selve kontoen og må finnes i nettbanken din.

Husk å være nøye når du fyller inn disse feltene og dobbeltsjekk all informasjonen, da denne brukes når stipendet utbetales.

Tilleggsstipend

I denne delen krysser du av for eventuelle tilleggsstipend som er aktuelle for deg.

Les mer om satser for Erasmus+-stipend.

Tilleggsstipend for praksis

Dersom du skal ta praksis under utvekslingen, må du hake av for "top-up amount for traineeships".

Tilleggsstipend for underrepresenterte grupper:
  • Studenter med barn eller andre omsorgsansvar: Studenter med barn under 18 år, uavhengig av om barnet er med på utvekslingsoppholdet. Studenter med omsorgsansvar for yngre søsken, eldre familiemedlemmer og/eller familiemedlemmer med alvorlig psykisk og/eller fysisk sykdom eller avhengighet
  • Studenter med varig nedsatt funksjonsevne og kroniske sykdommer
  • Studenter med flyktningstatus
  • Førstegenerasjonsstudenter: Studenter som er den første i familien til å ta høyere utdanning, og som ikke har foreldre eller søsken som tidligere har fullført høyere utdanning
  • Studenter som tilhører eller har en tilknytning til urbefolkningen (samer) eller en av de offisielle nasjonale minoritetene (jøder, kvener/norskfinner, romanifolk/tatere, skogfinner og rom)

Dersom du hører til en av disse kategoriene, kan du hake av for "top-up amount for students with fewer opportunities" i forms-skjema. Du vil deretter bli kontaktet av Internasjonal seksjon og bedt om å signere en erklæring ("declaration on honour") for å stadfeste at du er en student fra en underrepresentert gruppe.

Inkluderingsstøtte for særlig tilrettelegging

Dersom du skal søke om inkluderingsstøtte for særlige tilretteleggingsbehov, må du hake av for "Inclusion support". Internasjonal seksjon vil kontakte deg for videre oppfølging.

Les mer om inkluderingsstøtte for tilrettelegging gjennom Erasmus+

Lengden på oppholdet

Legg inn beregnet start- og sluttdato for oppholdet. Du kan ta utgangspunkt i akademisk kalender, men vi anbefaler at du fører opp starten på eksamensperioden som sluttdato. Da reduserer du risikoen for å måtte tilbakebetale stipend dersom du har en tidligere eksamen og har fått utbetalt et større beløp.

Forsikring

Sjekk hvilke forsikringstyper som gjelder for din utveksling. Dette avhenger av om du skal på studier eller praksis, men merk at helseforsikring er obligatorisk for alle. Les deretter nøye gjennom informasjonen på nettsiden om forsikring. Kryss av for at du forplikter deg til å skaffe nødvendig forsikring før du reiser på utveksling.

Les mer om forsikring under utvekslingsoppholdet.

Signering av stipendavtalen

Du skal signere stipendavtalen digitalt. Informasjonen du fyller inn i forms-skjema vil bli lagt inn i stipendavtalen. Les gjennom stipendavtalen nøye før du signerer. Videre skal Erasmus+ koordinator signere avtalen. Ta godt vare på komplett stipendavtale.

+

Bekreftelse på oppholdets lengde (Confirmation of Erasmus+ Exchange Period)

Fylles ut og signeres av vertsinstitusjonen

Det endelige Erasmus+-stipendet beregnes ut fra antall dager du faktisk har vært fysisk til stede på vertsinstitusjonen for å delta i undervisning eller praksis. Etter at utvekslingsoppholdet ditt er ferdig må du derfor levere en bekreftelse på oppholdets lengde (Confirmation of Erasmus+ Exchange period/Certificate of Attendance).

Last ned dokumentet: Bekreftelse på oppholdets lengde - Confirmation of Erasmus+ Exchange Period (pdf).

Du må få dette dokumentet utfylt og signert av vertsinstitusjonen når utvekslingsoppholdet ditt nærmer seg slutten. Ferdig utfylt og signert dokument laster du opp i forms-skjema. Lenke til forms-skjema vil du få tilsendt i Utvekslingsveilederen gjennom Digital studentekspedisjon.
For å logge deg inn i forms-skjema må du bruke din UiS student-epost (studentnummer@student.uis.no).

Hva brukes bekreftelsen til?

Hovedstipendet beregnes ut fra datoene du oppgir i stipendavtalen. Dette er den første utbetalingen du får.

Vertsinstitusjonen fyller inn faktisk startdato (fra første undervisningsdag eller orientering) og sluttdato (siste fysiske eksamensdato eller tilsvarende), og signerer deretter bekreftelsen. Det totale stipendbeløpet justeres på slutten av oppholdet ditt, basert på datoene oppgitt av vertsinstitusjonen.

Etter at det totale stipendbeløpet er justert, vil du enten få utbetalt et eventuelt reststipend eller bli bedt om å tilbakebetale deler av stipendet.

For studenter på praksis

Du må fylle ut delen "After the Mobility" i læringsavtalen for praksis etter at oppholdet er over. Dersom vertsinstitusjonen oppgir nøyaktige datoer for oppholdet ditt i denne delen, trenger du ikke levere inn dokumentet med bekreftelse på oppholdets lengde i tillegg.

Merk at praksisstudenter som kun er ute i 2 måneder får utbetalt hele stipendet ved begynnelsen av oppholdet.

+
Erasmus+-stipend

Erasmus+-stipend

Stipendsatser, innleveringsfrister og utbetaling
For deg som skal ut med Erasmus+ neste semester

For deg som skal ut med Erasmus+ neste semester

Les om kravene før og etter oppholdet

Denne siden er tagget med