Hopp til hovedinnhold

Dokumentasjon for utreisende Erasmus+ studenter

For å få utbetalt Erasmus+ stipend må du fylle ut og få signert visse dokumenter innen fastsatte frister.

Publisert: Endret:

1. Stipendavtale - Grant Agreement

Du vil få en epost med lenke til stipendavtalen. I stipendavtalen må du blant annet fylle ut kontonummer, polisnummer for forsikring / Europeisk helsekort, og skrive inn forventet dato for utreise- og hjemreise. Datoer for utvekslingsoppholdet avgjør hvor stort Erasmus-stipendet ditt blir, så det er viktig at du er nøyaktig. Les avtalen nøye, fyll ut og signer.

Studenter som skal dra på utveksling på høsten vil få tilsendt stipendavtale i juni/juli.

Studenter som skal dra på utveksling på våren vil få stilsendt stipendavtale i desember.

Når du skal fylle ut avtalen trenger du blant annet følgende informasjon:

Hvilket studieprogram du går på her på UiS.  Eks: Business Administration

  • «Cycle» refererer til nivå på studiet slik det er definert av Europan Qualifications Framework (EQF):
  • Bachelor: First cycle - EQF 6
  • Master: Second cycle - EQF 7

For å finne koden, se: https://ec.europa.eu/assets/eac/education/tools/iscedf/codes_en.htm

Eksempel: Søk opp navn på din studieretning. Dersom du studerer BA i Økonomi og administrasjon søker du opp Business Administration. Du får da opp koden: 0410: Business and administration, not further defined (04.0, 04.1, 04.2 - 3, 34, 340). Denne koden, 0410, kopierer du inn i riktig felt i stipendavtalen.

Fyll inn navn på bank og kontonummer.  Hvis du vil ha stipendet overført til en norsk bankkonto skal du ikke fylle ut SWIFT / IBAN nummer.

Kryss av for ‘A financial support from Erasmus+ EU funds’

Kryss av dersom du ønsker å benytte grønne reiser (se nedenfor).

Skriv inn lengden på oppholdet så nøyaktig som du kan, men dette er et estimat. Dersom du er i tvil, kan du sjekke hva som er offisielle start- og sluttdatoer for semesteret på nettsidene til institusjonen/universitetet du skal reise til. Vær obs på at det kan være greit å føre opp sluttdato til før eksamensperioden, slik at du unngår å måtte tilbakebetale stipend.

Regn ut og skriv inn størrelsen på stipendet så nøyaktig som du kan, men husk at også dette er et estimat.  Nøyaktig beløp vil bli beregnet av Internasjonal seksjon i etterkant av oppholdet med utgangspunkt i CoS-dokumentet (se nedenfor).

Oppgi ditt forsikringsselskap og polisenummer for forsikringen du er dekket av under utvekslingsoppholdet. Skal du på praksisopphold er det obligatorisk og fylle ut disse opplysningene.  Dersom du IKKE skal på praksisopphold er det tilstrekkelig at du fører opp nummeret på HELFO kortet. Alle studenter plikter å ha gyldig forsikring i hele perioden.

Kryss av for at du skal ta denne testen. Dersom du har engelsk som morsmål og har statsborgerskap i et engelsktalende land, eller skal ha undervisning på svensk eller dansk skal du mest trolig ikke ta denne testen, men du må allikvel krysse av for at du sier deg villig til å ta testen.

2a. Online Learning Agreement (OLA)

Universitetet i Stavanger (UiS) bruker Online Learning Agreement (OLA), som blir signert digitalt av alle parter. Den skal signeres av deg, studiekonsulent ved ditt studieprogram/fakultet/institutt og partnerinstitusjonen.

Utveksling_Europa kart
Hvor i Europa skal du?

Alle som reiser på Erasmus+ utveksling må ha en godkjent læringsavtale til partnerinstitusjonen i utlandet.

Læringsavtalen beskriver innholdet i utvekslingen og er ofte en del av søknaden til partnerinstitusjonen.

  • Du må selv opprette en Online Learning Agreement. Du må bruke Chrome, Edge eller Firefox (ikke Internet Explorer).
  • For å logge deg inn må du enten bruke eduGain/Feide eller Google (du vil da trenge en google-epostadresse). Vi anbefaler at du bruker eduGAIN/Feide login. Merk at du må registrere deg første gang du logger på via eduGAIN/Feide.
  • Vær nøye når du fyller ut OLA, det er begrenset med muligheter for å gjøre endringer etter at OLA er signert. Du bør ikke ha mer enn 1 OLA i systemet. Under finner du informasjon om hvordan fylle ut OLA. Det er mulig å bruke Æ, Ø, Å i utfyllingen.
  • Vi anbefaler deg å se på nettsidene og eventuelt prøve deg litt frem i god tid før frist for å levere inn komplett signert OLA.



Nyttige videoer du bør se før du oppretter OLA:

Hvordan logge inn

Hvordan opprette OLA

Hvordan gjøre endringer i OLA

Ofte stilte spørsmål om OLA

Hvordan fylle ut OLA

Du må fylle ut alle obligatoriske felter og deretter signere avtalen.

Alle felt som er merket med en rød stjerne er obligatoriske felt. Du kan ikke gå videre før du har fylt ut alle obligatoriske felt på en side, så det kan være lurt å finne informasjon på forhånd.

Her legger du inn personalia.

For informasjon om 'Field of Education', 'Cycle' og 'ICED-F code' se beskrivelse under 'Stipendavtale/Grant Agreement' ovenfor.

Academic Year er det skoleåret du skal være på utveksling. Du må fylle ut hele skoleåret selv om du bare skal være der i et semester. NB: Husk å legge inn riktig akademisk år!

Her skal du velge Norge og Universitetet i Stavanger.

Du må selv legge inn fakultet/institutt, samt navn og kontaktinformasjon til din Sending Responsible Person, som er studiekonsulent ved ditt studieprogram/fakultet/institutt, Det skal være samme administrativt ansatt som har signert vedtaket ditt om forhåndsgodkjenning av emner. Du trenger ikke å fylle ut Sending Administrative Contact Person.

Oversikt over studiekonsulenter på UiS.

Her skal du legge inn landet og partnerinstitusjonen du skal reise på utveksling til, samt hvilket fakultet/institutt du skal studere ved der. Du må også legge inn Receiving Responsible Person som er den som skal signere din OLA på vegne av partnerinstitusjonen. Dersom du ikke vet hvem dette er, kontakt partnerinstitusjonen direkte.

Legg inn dag, måned og år for utreise- og hjemreise.

Dersom du ikke vet nøyaktig dato for dette, holder det med omtrentlige datoer. Du kan sjekke nettsiden til partnerinstitusjonen, finne de offisielle semesterdatoene og oppgi disse.

Velg Add component to table A: Her legger du inn emnene du skal ta ved partnerinstitusjonen. Det må være de samme emnene som du har fått forhåndsgodkjent.

Bruk emnekatalogen ved institusjonen du skal til for å finne emnenavn/kode, antall ECTS/studiepoeng og semester. Du må legge inn emner med til sammen minimum 30 studiepoeng/30 ECTS. Klikk på Add component to table A for hvert emne du vil legge til. Dersom vertsuniversitetet ikke har Component Code på emnet, et obligatorisk felt, kan du bare skrive f.eks. 1234. Du kan også legge inn lenke til vertsuniversitetet sin kurskatalog.

Her skal du også oppgi språket du skal ha hoveddelen av undervisningen på, og det språknivået du regner med å ha når utvekslingssemesteret starter.

For å vurdere språknivået ditt:

  • Du kan også bruke resultat fra språktesten til Erasmus, Online Linguistic Support (OLS), dersom du har tatt denne.

Her legger du inn emnene ved UiS som utvekslingssemesteret skal erstatte i din utdanningsplan. Om du kun skal ta valgfag så skriver du inn "Electives". "Electives" har ingen Component Code, men det er obligatorisk felt, så du kan bare legge inn f.eks 1234. Du kan også legge til lenke til nettsidene som forklarer oppbygningen av ditt studieprogram, eller de spesifikke emnene som skal erstattes. Legg gjerne ved lenke til studieprogramsiden som viser hvordan ditt studieprogram er oppbygd.

Pass på at du har signert din OLA. Signaturfeltet fungerer best på berøringsskjerm, men du kan også signere med en vanlig datamaskin og peker/mus. UiS vil da motta din OLA via e-post fra Erasmus Dashboard.

Når du har signert din OLA, blir den automatisk sendt til studiekonsulenten for ditt studieprogram. Dersom alt er i orden, signerer studiekonsulenten avtalen, og den sendes videre til partnerinstitusjonen for den siste signaturen. Når alle tre parter har signert er den komplett.

Du får beskjed på e-post og/eller i Erasmus+ Appen når en part har signert. Du kan logge deg inn i Online Learning Agreement eller i Erasmus+ appen for å sjekke status underveis i prosessen.

Dersom du har behov for å gjøre endringer i emner etter at alle parter har signert, vil det være mulig. Da velger du Apply Changes i menyen til høyre under innlogging.

Nå kan du endre Sending Responsible Person og Receiving Responsible Person dersom det er behov for det, og legge inn nye emner. Til slutt må OLA signeres av student og den sendes i samme rekkefølge for signering.

Dersom du ikke har levert signert OLA innen fristen (ser informasjon under om frister for studenter på utveksling høstsemesteret og vårsemesteret), vil vi holde igjen stipendet, og du vil få det utbetalt etter at dokumentet har blitt levert. Du kan reise på utveksling uten partnerinstitusjonens signatur på din OLA, så lenge du og din studiekonsulent/saksbehandler har signert. I det tilfellet må du sørge for at partnerinstitusjonen signerer din OLA så snart semesteret starter. Den må være signert av alle tre parter senest to uker etter semesterstart.

Det har vært en omlegging av OLA og det er ikke lenger mulig å sende OLA til universitet som ikke er tilknyttet det digitale Erasmus-systemet. Mange vil koble seg på våren 2022, men det er tekniske utfordringer og noen universitet vil derfor koble seg på senere. Du kan laste ned en Learning Agreement/LA (se under) dersom ditt vertsuniversitet ikke har koblet seg til OLA og du får feilmelding. Det er også mulig å få tilsendt en word-versjon av Learning Agreement. Sende en melding i Utvekslingsveilederen dersom du ønsker å motta word-versjonen av LA. Learning Agreement må lastes opp i PFD format i Utvekslingsveilederen.

Dersom vertsuniversitetet ikke kan signere online, men ønsker en papirkopi, kan du skrive ut en PDF av Online Learning Agreement. Husk at du i så tilfelle må laste opp en komplett signert Online Learning Agreement i Utvekslingsveilederen.

2b. Online Learning Agreement (OLA) for studenter ved Fakultet for utøvende kunstfag

Studenter ved utøvende kunstfag oppretter en Online Learning Agreement via søkerportalen EASY.

2c. Training Agreement

Studenter som reiser på Erasmus+ praksisopphold må få signert en læringsavtale for praksis (Training Agreement). Denne skal signeres av deg, studiekonsulenten/praksiskoordinator ved ditt fakultet/institutt og arbeidsplassen i utlandet.

Hvordan fylle ut OLA for praksis (Training Agreement)

Du kan i all hovedsak se på malen for hvordan man fyller ut en vanlig OLA.

I denne avtalen heter det Trainee i stedet for Student.

Under Proposed Mobility Programme må du fylle ut Detailed programme of the traineeship, Knowledge, skills and competences to be acquired by the end of the traineeship, Monitoring plan og Evaluation plan. Dette punktet skal du få hjelp til å fylle ut av ansvarlig person på institutt/fakultet

3. Online Language Support (OLS)

Obligatorisk språktest før og etter utvekslingsoppholdet

For å styrke språkkompetansen blant Erasmus+-studenter, og for å tilby et redskap til å teste sin språkkompetanse, brukes Online Linguistic Support (OLS). 

Studenter som under Erasmusoppholdet har undervisnings-/arbeidsspråk på engelsk, fransk, gresk, italiensk, nederlandsk, polsk, portugisisk, tsjekkisk, finsk eller tysk må ta en test i OLS før avreise for å kartlegge språknivået sitt. Studenter som scorer B2 eller lavere vil få tilbud om et OLS-språkkurs i det aktuelle språket (Tysk, Engelsk, Spansk, Fransk, Nederlandsk eller Portugisisk). I noen tilfeller kan våre partneruniversitet kreve at studentene må ta en språktest i tillegg til OLS. 

Det er Internasjonalt Seksjon som deler ut lisenser til både test og kurs i OLS, og du vil få tilsendt en epost med en lenke til disse testene og kursene i for- og etterkant av oppholdet. 

Unntak: Studenter som har undervisnings-/arbeidsspråket som morsmål er unntatt fra å ta OLS-testene. Norske studenter trenger heller ikke å ta OLS testen dersom de skal på utveksling til Danmark eller Sverige. Studenter som ønsker språkkurs på Dansk eller Svensk må ta språktest for å få tilbud om online språkkurs.

Studenter som får tilbud om språkkurs kan også benytte seg av undervisning i form av MOOCs og veiledning. 

Resultatet fra testen er ikke avgjørende for om du får dra på utveksling, resultatet vil heller ikke bli sendt til partner institusjon. Det er mer en kartlegging av språknivå og mulighet for å gi språkkurs ved behov.

4. Confirmation of Erasmus+ Exchange Period

Nedenfor finner du en lenke til skjemaet "Confirmation of Erasmus+ Exchange Period"/CoS. Du må fylle ut, få underskrift og stempel fra vertsinstitusjonen og laste opp skjemaet i Studentekspedisjonen ved slutten av utvekslingsoppholdet. Dette er en bekreftelse på fullført Erasmus+ opphold.

  • Fyll inn personalia og informasjon om partnerinstitusjon.
  • Fyll inn datoene for når du startet og fullførte utvekslingsoppholdet. Siste eksamensdato er sluttdato. Denne brukes for å beregne din siste utbetaling av Erasmus+ stipendet. Merk at CoS skal inneholde dato for når du fysisk måtte være tilstede på campus ved vertsuniversitetet. Reisedager vil ikke bli godkjent.
  • Få stempel og signatur fra vertsuniversitetet.
  • Last opp dokumentet i Utvekslingsveilederen i Digital Studentekspedisjon.
  • Det er obligatorisk å levere inn CoS, og du vil ikke få utbetalt reststipendet ditt før dette dokumentet har blitt lastet opp i Utvekslingsveilederen.

5. Erasmus+ rapport - Participant report

I etterkant av utvekslingsoppholdet vil du få tilsendt en lenke til en rapport som må leveres innen en fastsatt frist. Det vil ta ca. 10 minutter å fylle ut/svare på denne rapporten, og vi vil ikke kunne utbetale reststipend før rapporten er levert.

6. Frister og dato for utbetaling av stipend

Her finner du en oversikt over frister og dato for utbetaling av både hovedstipend og reststipend.

  • Studenter som skal dra på utveksling høstsemesteret: 30. august
  • Studenter som skal dra på utveksling vårsemesteret: 30. januar

NB: Merk at dersom du ikke har levert signert Online Learning Agreement før fristen, vil vi holde igjen stipendet, og du vil ikke få det utbetalt før dokumentet har blitt levert.

Hoveddelen av stipendet vil bli utbetalt ved semesterstart, mens reststipendet (minst én måneds stipend) blir tilbakeholdt til etter at oppholdet er avsluttet og student har levert inn nødvendig dokumentasjon som bekrefter oppholdet. Studenter som ikke leverer inn dokumentasjon innen gitte frister vil ikke få utbetalt siste rest av stipendet, og hele eller deler av hovedstipendet må tilbakebetales.

Dersom alle dokumenter har blitt levert, og språktest tatt innen fristen, vil student få utbetalt hovedstipendet sitt disse datoene:

  • Studenter på utveksling høstsemesteret vil få utbetalt hovedstipendet 30. september.
  • Studenter på utveksling vårsemesteret vil få utbetalt hovedstipendet 28. februar.

Erasmus-stipendet er skattefritt og kommer i tillegg til eventuelt lån og stipend fra Lånekassen.

Etter at utvekslingsoppholdet ditt er ferdig må du levere inn Confirmation of Stay dokumentet, svare på rapporten og ta språktest del 2 (dersom det er aktuelt for deg). Dette er et krav for å få utbetalt reststipendet.

Grønne reiser

Dersom over 50% av reise har blitt gjort med miljøvennlige transportmidler må du levere inn Declaration on Honour innen fristen 30. januar / 30. august.

  • For deg som har vært på utveksling i høstsemesteret: 30. januar
  • For seg som har vært på utveksling i vårsemesteret: 30. august

Dersom du har levert inn Confirmation of Stay, svart på rapporten og tatt språktesten innen fristen, vil du få utbetalt reststipendet til følgende datoer:

  • Utveksling høstsemesteret: 28. februar
  • Utveksling vårsemesteret: 30. september

Dersom du ikke leverer inn dokumenter før fristen, vil du få utbetalt stipendet senere.

Spørsmål?

Kontakt studiekonsulenten ved ditt studieprogram dersom du har spørsmål om Online Learning Agreement.

Kontakt Internasjonal seksjon dersom du har spørsmål om øvrige dokumenter.

Trenger du teknisk hjelp?

Trenger du teknisk hjelp til Erasmus+-appen, eller Online Learning Agreement kan du kontakt ESCI-servise desken.