Her finner du en oversikt over hvordan du fyller ut dokumentene som kreves for å få godkjent oppholdet ditt og utbetalt Erasmus+-stipendet.
Læringsavtale for studier (Online Learning Agreement)
Fylles ut og signeres av student, UiS og vertsinstitusjon
Opprette læringsavtalen
Start med å opprette en Online Learning Agreement (OLA).
For å logge deg inn kan du enten bruke eduGain/Feide eller Google. Du må registrere deg første gang du logger inn.
Vær nøye når du fyller ut avtalen, det er begrenset med muligheter for å gjøre endringer etter at den er signert av UiS.
Visuell veileder: Læringsavtale for studier - semestermobilitet (PDF)
Under finner du detaljer om de ulike delene du må fylle ut i den digitale læringsavtalen.
Endre læringsavtalen
Dersom du må endre emnene dine under utvekslingsoppholdet, må du oppdatere læringsavtalen din selv om denne allerede er signert av alle tre parter.
Vi minner om at dersom du må endre til emner som ikke allerede er forhåndsgodkjent av UiS, må du sende ny søknad om forhåndsgodkjenning til ditt fakultet/institutt.
- Velg Apply Changes i kolonnen til høyre for den signerte læringsavtalen under My Learning Agreements.
- Klikk deg frem til seksjonen hvor du vil gjøre endringer.
- Dersom du skal legge til eller fjerne emner fra tabell A, må du legge til nytt emne i Table A2.
Etter eventuelle endringer må alle signere avtalen på nytt.
Kan du ikke bruke Online Learning Agreement?
Dersom din vertsinstitusjon ikke bruker OLA, må du levere inn en PDF-versjon av læringsavtalen.
Du kan enten signere PDF-versjonen digitalt eller printe dokumentet for å signere fysisk og scanne den signerte versjonen. Du må sende dokumentet til din studiekonsulent for å få deres signatur. Etter at studiekonsulenten din har signert, må du sende avtalen til vertsinstitusjonen for å få den siste signaturen.
Når avtalen er komplett laster du den opp i Utvekslingsveilederen.
Last ned mal for læringsavtale - Studier (MS Word)
Ta kontakt med Internasjonal seksjon i Utvekslingsveilederen gjennom Digital studentekspedisjon dersom du har spørsmål.
Læringsavtale for praksis
Fylles ut og signeres av student, UiS og vertsinstitusjon
Mye av læringsavtalen for praksis er lik læringsavtalen for studier, og du kan se på veilederen over for hvordan du fyller ut personlig informasjon og lignende. Merk at du må bruke malen i Word-format, da læringsavtale for praksis ikke er tilgjengelig digitalt. Læringsavtalen må lastes opp som en PDF-versjon i Utvekslingsveilederen.
Last ned mal for læringsavtalen: Mal - Læringsavtale - Praksis (MS Word)
Stipendavtale (Grant Agreement)
Fylles ut og signeres av student og UiS
Du får tilsendt stipendavtalen på e-post når det nærmer seg semesterstart. Avtalen fyller du ut og signerer digitalt. Du må fylle ut alle de obligatoriske feltene for at avtalen skal kunne signeres av UiS.
Etter at du har signert, sendes avtalen automatisk videre til Internasjonal seksjon. Du vil få et epostvarsel når avtalen er signert av begge parter, men du trenger ikke laste denne opp i Utvekslingsveilederen.
Vær oppmerksom på følgende:
Betalingsinformasjon
- Fyll inn personlig informasjon. Husk å fylle inn komplett adresse.
- Fyll inn bankinformasjon. Dobbelsjekk kontonummer og banknavn.
Tilleggsstipend for studenter fra underrepresenterte grupper innen studentmobilitet
Under Total amount includes kan du hake av for "top-up amount for students with fewer opportunities" dersom dette tilleggsstipendet er aktuelt for deg. Du vil deretter bli kontaktet av Internasjonal seksjon og bedt om å signere en erklæring ("declaration on honour") for å stadfeste at du er en student fra en underrepresentert gruppe.
Tilleggsstipend på € 250 per måned er aktuelt for følgende studenter:
- Studenter med barn eller andre omsorgsansvar: Studenter med barn under 18 år, uavhengig av om barnet er med på utvekslingsoppholdet. Studenter med omsorgsansvar for yngre søsken, eldre familiemedlemmer og/eller familiemedlemmer med alvorlig psykisk og/eller fysisk sykdom eller avhengighet
- Studenter med varig nedsatt funksjonsevne og kroniske sykdommer
- Studenter med flyktningstatus
- Førstegenerasjonsstudenter: Studenter som er den første i familien til å ta høyere utdanning, og som ikke har foreldre eller søsken som tidligere har fullført høyere utdanning
- Studenter som tilhører eller har en tilknytning til urbefolkningen (samer) eller en av de offisielle nasjonale minoritetene (jøder, kvener/norskfinner, romanifolk/tatere, skogfinner og rom)
Kontakt Erasmus+ koordinator i Utvekslingveilederen gjennom Digital studentekspedisjon for mer informasjon.
Lengden på oppholdet
- The physical mobility period: Legg inn beregnet start- og sluttdato for oppholdet. Du kan ta utgangspunkt i akademisk kalender, men vi anbefaler at du fører opp starten på eksamensperioden som sluttdato. Da reduserer du risikoen for å måtte tilbakebetale stipend dersom du har en tidligere eksamen.
- Financial support in months: Fyll inn beregnet antall hele måneder og ekstra dager, for eksempel 4 måneder og 3 dager.
Forsikring
Legg inn navnet på ditt forsikringsselskap og polisenummer.
Helseforsikring er obligatorisk for utreisende studenter. Her er det tilstrekkelig at du legger inn HELFO/Europeisk helsetrygdekort.
Merk at dersom du skal på praksisopphold må du i tillegg ha ulykkesforsikring og ansvarsforsikring.
Bekreftelse på oppholdets lengde (Confirmation of Erasmus+ Exchange Period)
Fylles ut og signeres av vertsinstitusjonen
Det endelige Erasmus+-stipendet beregnes ut fra antall dager du faktisk har vært fysisk til stede på vertsinstitusjonen for å delta i undervisning eller praksis. Etter at utvekslingsoppholdet ditt er ferdig må du derfor levere en bekreftelse på oppholdets lengde (Confirmation of Erasmus+ Exchange period).
Last ned dokumentet: Bekreftelse på oppholdets lengde - Confirmation of Erasmus+ Exchange Period (pdf).
Du må få dette dokumentet utfylt og signert av vertsinstitusjonen når utvekslingsoppholdet ditt nærmer seg slutten og deretter laste det opp i Utvekslingsveilederen.
Hva brukes bekreftelsen til?
Hovedstipendet beregnes ut fra datoene du oppgir i stipendavtalen. Dette er den første utbetalingen du får.
Vertsinstitusjonen fyller inn faktisk startdato (fra første undervisningsdag eller orientering) og sluttdato (siste fysiske eksamensdato eller tilsvarende), og signerer deretter bekreftelsen. Det totale stipendbeløpet justeres på slutten av oppholdet ditt, basert på datoene oppgitt av vertsinstitusjonen.
Etter at det totale stipendbeløpet er justert, vil du enten få utbetalt et eventuelt reststipend eller bli bedt om å tilbakebetale deler av stipendet.
For studenter på praksis
Du må fylle ut delen "After the Mobility" i læringsavtalen for praksis etter at oppholdet er over. Dersom vertsinstitusjonen oppgir nøyaktige datoer for oppholdet ditt i denne delen, trenger du ikke levere inn dokumentet med bekreftelse på oppholdets lengde i tillegg.
Merk at praksisstudenter som kun er ute i 2 måneder får utbetalt hele stipendet ved begynnelsen av oppholdet.