For å få utbetalt Erasmus+ stipend må du fylle ut og få signert visse dokumenter innen fastsatte frister.
1. Stipendavtale - Grant Agreement
2. Læringsavtale - Learning Agreement (velg den som passer for ditt opphold)
- a. for studenter som tar ordinære emner (ikke praksis)
- b. for studenter ved fakultet for utøvende kunstfag
- c. for praksisstudier
3. Språktest og kurs - EU Academy
4. Bekreftelse på oppholdet - Confirmation of Erasmus Status (CoS)
1. Stipendavtale - Grant Agreement
Du vil få en epost med lenke til stipendavtalen. I stipendavtalen må du blant annet fylle ut kontonummer, polisnummer for forsikring / Europeisk helsekort, og skrive inn forventet dato for utreise- og hjemreise. Datoer for utvekslingsoppholdet avgjør hvor stort Erasmus-stipendet ditt blir, så det er viktig at du er nøyaktig. Les avtalen nøye, fyll ut og signer.
Studenter som skal dra på utveksling på høsten vil få tilsendt stipendavtale i juni/juli.
Studenter som skal dra på utveksling på våren vil få stilsendt stipendavtale i desember.
Når du skal fylle ut avtalen trenger du blant annet følgende informasjon:
2a. Online Learning Agreement (OLA)
Universitetet i Stavanger (UiS) bruker Online Learning Agreement (OLA), som blir signert digitalt av alle parter. Den skal signeres av deg, studiekonsulent ved ditt studieprogram/fakultet/institutt og partnerinstitusjonen.

Alle som reiser på Erasmus+ utveksling må ha en godkjent læringsavtale til partnerinstitusjonen i utlandet.
Læringsavtalen beskriver innholdet i utvekslingen og er ofte en del av søknaden til partnerinstitusjonen.
- Du må selv opprette en Online Learning Agreement. Du må bruke Chrome, Edge eller Firefox (ikke Internet Explorer).
- For å logge deg inn må du enten bruke eduGain/Feide eller Google (du vil da trenge en google-epostadresse). Vi anbefaler at du bruker eduGAIN/Feide login. Merk at du må registrere deg første gang du logger på via eduGAIN/Feide.
- Vær nøye når du fyller ut OLA, det er begrenset med muligheter for å gjøre endringer etter at OLA er signert. Du bør ikke ha mer enn 1 OLA i systemet. Under finner du informasjon om hvordan fylle ut OLA. Det er mulig å bruke Æ, Ø, Å i utfyllingen.
- Vi anbefaler deg å se på nettsidene og eventuelt prøve deg litt frem i god tid før frist for å levere inn komplett signert OLA.
Nyttige videoer du bør se før du oppretter OLA:
Hvordan logge inn
Hvordan opprette OLA
Hvordan gjøre endringer i OLA
Ofte stilte spørsmål om OLA
Hvordan fylle ut OLA
Du må fylle ut alle obligatoriske felter og deretter signere avtalen.
Alle felt som er merket med en rød stjerne er obligatoriske felt. Du kan ikke gå videre før du har fylt ut alle obligatoriske felt på en side, så det kan være lurt å finne informasjon på forhånd.
Dersom du ikke har levert signert OLA innen fristen (ser informasjon under om frister for studenter på utveksling høstsemesteret og vårsemesteret), vil vi holde igjen stipendet, og du vil få det utbetalt etter at dokumentet har blitt levert. Du kan reise på utveksling uten partnerinstitusjonens signatur på din OLA, så lenge du og din studiekonsulent/saksbehandler har signert. I det tilfellet må du sørge for at partnerinstitusjonen signerer din OLA så snart semesteret starter. Den må være signert av alle tre parter senest to uker etter semesterstart.
Det har vært en omlegging av OLA og det er ikke lenger mulig å sende OLA til universitet som ikke er tilknyttet det digitale Erasmus-systemet. Mange vil koble seg på våren 2022, men det er tekniske utfordringer og noen universitet vil derfor koble seg på senere. Du kan laste ned en Learning Agreement/LA (se under) dersom ditt vertsuniversitet ikke har koblet seg til OLA og du får feilmelding. Det er også mulig å få tilsendt en word-versjon av Learning Agreement. Sende en melding i Utvekslingsveilederen dersom du ønsker å motta word-versjonen av LA. Learning Agreement må lastes opp i PFD format i Utvekslingsveilederen.
Dersom vertsuniversitetet ikke kan signere online, men ønsker en papirkopi, kan du skrive ut en PDF av Online Learning Agreement. Husk at du i så tilfelle må laste opp en komplett signert Online Learning Agreement i Utvekslingsveilederen.
2b. Online Learning Agreement (OLA) for studenter ved Fakultet for utøvende kunstfag
Studenter ved utøvende kunstfag oppretter en Online Learning Agreement via søkerportalen EASY.
2c. Training Agreement
Studenter som reiser på Erasmus+ praksisopphold må få signert en læringsavtale for praksis (Training Agreement). Denne skal signeres av deg, studiekonsulenten/praksiskoordinator ved ditt fakultet/institutt og arbeidsplassen i utlandet.
Hvordan fylle ut OLA for praksis (Training Agreement)
Du kan i all hovedsak se på malen for hvordan man fyller ut en vanlig OLA.
I denne avtalen heter det Trainee i stedet for Student.
Under Proposed Mobility Programme må du fylle ut Detailed programme of the traineeship, Knowledge, skills and competences to be acquired by the end of the traineeship, Monitoring plan og Evaluation plan. Dette punktet skal du få hjelp til å fylle ut av ansvarlig person på institutt/fakultet
3. EU Academy språktesten
Obligatorisk språktest før utvekslingsoppholdet
For å styrke språkkompetansen blant Erasmus+-studenter, og for å tilby et redskap til å teste sin språkkompetanse, brukes plattformen EU Academy.
Studenter som under Erasmusoppholdet har undervisnings-/arbeidsspråk på engelsk, spansk, fransk, italiensk og tysk. I noen tilfeller kan våre partneruniversitet kreve at studentene må ta en språktest i tillegg til OLS.
Du vil få tilsendt informasjon med lenke til testene og kursene i god tid før avreise.
Unntak: Studenter som har undervisnings-/arbeidsspråket som morsmål er unntatt fra å ta OLS-testene. Norske studenter trenger heller ikke å ta OLS testen dersom de skal på utveksling til Danmark eller Sverige.
Da du ikke vil få tilsendt resultatet fra testen er det anbefalt å ta skjermbilde av resultatet etter at du er ferdig med testen.
Resultatet fra testen er ikke avgjørende for om du får dra på utveksling, resultatet vil heller ikke bli sendt til partner institusjon. Det er mer en kartlegging av språknivå og mulighet for å gi språkkurs ved behov.
4. Confirmation of Erasmus+ Exchange Period (CoS-dokument)
Nedenfor finner du en lenke til skjemaet "Confirmation of Erasmus+ Exchange Period"/CoS-dokument. Du må fylle ut, få underskrift og stempel fra vertsinstitusjonen og laste opp skjemaet i Studentekspedisjonen ved slutten av utvekslingsoppholdet. Dette er en bekreftelse på fullført Erasmus+ opphold.
- Fyll inn personalia og informasjon om partnerinstitusjon.
- Fyll inn datoene for når du startet og fullførte utvekslingsoppholdet. Siste eksamensdato er sluttdato. Denne brukes for å beregne din siste utbetaling av Erasmus+ stipendet. Merk at CoS skal inneholde dato for når du fysisk måtte være tilstede på campus ved vertsuniversitetet. Reisedager vil ikke bli godkjent.
- Få stempel og signatur fra vertsuniversitetet.
- Last opp dokumentet i Utvekslingsveilederen i Digital Studentekspedisjon.
- Det er obligatorisk å levere inn CoS, og du vil ikke få utbetalt reststipendet ditt før dette dokumentet har blitt lastet opp i Utvekslingsveilederen.
5. Erasmus+ rapport - Participant report
I etterkant av utvekslingsoppholdet vil du få tilsendt en lenke til en rapport som må leveres innen en fastsatt frist. Det vil ta ca. 10 minutter å fylle ut/svare på denne rapporten, og vi vil ikke kunne utbetale reststipend før rapporten er levert.
6. Frister og dato for utbetaling av stipend
Her finner du en oversikt over frister og dato for utbetaling av både hovedstipend og reststipend.
Kontakt studiekonsulenten ved ditt studieprogram dersom du har spørsmål om Online Learning Agreement.
Kontakt Internasjonal seksjon dersom du har spørsmål om øvrige dokumenter.
Trenger du teknisk hjelp til Erasmus+-appen, eller Online Learning Agreement kan du kontakt ESCI-servise desken.