Spekter

• Før gjennomføringen av Spekter skal eleven bli informert om at de skal gjennomføre en undersøkelse om læringsmiljøet. Informer også eleven om hvorfor det er viktig at de svarer ærlig og muligheten til å bli hørt når det kommer til egen trivsel på skolen. Presiser at ingen andre elever eller foresatte får se svarene, men bare ansatte på skolen som trenger det for å oppfylle sin plikt som er hjemlet i loven.
• Det kan være vanskelig for elevene å vite om det som har skjedd er mobbing. Ansatte i skolen bør derfor trygge eleven på at det er viktig å melde inn også dersom man er usikker.
• Undersøkelsen skal gjennomføres individuelt, og det må alltid være minst en voksen i rommet. Dersom en har elever med lese-/skriveutfordringer eller andre vansker, bør en styrke voksenressursene ved gjennomføringen. Det kan også vurderes å gjennomføre undersøkelsen med en halv klasse om gangen.
• Pass på at elevene sitter med tilstrekkelig avstand slik at de ikke ser andres svar, og at de ikke snakker med hverandre. Lærer skal ikke lese spørsmålene høyt for klassen. Dette for å unngå at elever ser eller forstår hverandres svar.
• Ved gjennomføring logger elevene seg på https://spekter.laringsmiljosenteret.uis.no/ med Feide-pålogging. Alle elevene må kjenne til sitt brukernavn og passord.
• Dersom eleven blir avbrutt underveis, eller mister nettilgang, skal de allerede besvarte spørsmålene være lagret, og eleven kan fortsette der han/hun ble avbrutt.
• Noen elever synes det er vanskelig å varsle om mobbing/krenkende atferd. Vær derfor oppmerksom på elevene i tilfelle noen trenger umiddelbar oppfølging.

Skolen får tilgang til Spekter når skoleeier har aktivert Spekter hos FEIDE.

For å logge deg inn på Spekter må du ha en fungerende FEIDE-bruker tilknyttet skolen. Dersom du er kontaktlærer til en klasse, kan du logge deg inn med FEIDE-brukeren din og administrere undersøkelser.

Eksempel på FEIDE-innlogging:

Etter at du har logget deg på med Feide-bruker og korrekt tilhørighet(kommune/fylkeskommune), kommer du til oversikten «Mine grupper». Her oppretter du gruppen/klassen som skal gjennomføre undersøkelsen ved å trykke på «Lag ny gruppe».

Hvis du allerede har opprettet en gruppe, velger du «Til undersøkelser».

Alle lærere som skal ha tilgang, innsyn i grupper og/eller undersøkelser må logge seg inn med FEIDE i Spekter-løsningen for å aktivere sin bruker.

Slik ser det ut første gang du logger deg på:  

For å starte eller administrere en undersøkelse, må du først opprette en gruppe, legge til elever og opprette en undersøkelse. På de neste sidene følger en veiledning som hjelper deg med å sette i gang og administrere undersøkelsen. 

1.   Opprette grupper

For å sette i gang en undersøkelse, må det opprettes en gruppe med elever. I en gruppe er det mulig med maks 60 elever. Læringsmiljøsenteret anbefaler mindre grupper da vi har erfaringer med at elever syns det kan være vanskelig å ta inn over seg en så stor navneliste når de skal velge navn i Spekter. Dette kan blant annet gi utslag i at elevene som ligger øverst i bildet blir mest valgt.

Klikk på "Lag ny gruppe".

Følgende dialogboks dukker opp:

Fyll inn informasjonen i alle feltene. Klikk på lagre. Kontaktlærer velger selv navn på gruppen. Kontroller at riktig skole er valgt.

Klikk deretter på gruppen du har opprettet eller klikk inn på "+"-tegnet.

2.     Legge til brukernavn ved hjelp av import

Før du starter med import er det viktig at du har klart en elektronisk oversikt over elevenes Feide-brukernavn, fornavn og etternavn. Elevenes opplysninger må være korrekte for at Feide-brukeren blir koblet til riktig elev. En skrivefeil kan føre til at en elev ikke får tilgang. FEIDE-brukernavnet skal ikke inneholde @skolenavn.no, kun brukernavnet.

Eksempel: En elev med brukernavn Hanho87@stavangerskole.no skal kun legges inn med «Hanho87».

Klikk på «Hent mal for CSV-import-fil». Spekter godtar bare opplastning av CSV-fil.

Klikk på «OK» for å åpne «spekterImportFormat.xlsx.» 

Du vil da få opp et skjermbilde tilsvarende bildet vist under:

Det er viktig at du lar feide_uid, firstName, lastName og gender stå som de er. «Kari Nordmann» og Ola Nordmann» er kun eksempler på hvordan skjemaet skal fylles ut. Slett disse to og start utfyllingen av egne elever. Mellomnavn skal i samme kolonne som fornavn. Under feide_uid skal elevenes Feide-brukernavn kopieres inn:

Når listen er ferdig utfylt og dobbeltsjekket skal Excel-arket lagres som CSV-fil. Klikk på «fil» øverst i venstre hjørne og deretter «lagre som».

Velg det område du ønsker å lagre filen og evt. endre navn. Før du klikker lagre må du velge riktig filtype. Her skal du velge CSV (semikolondelt).

Klikk deretter «lagre».

Følgende melding vil dukke opp på skjermen:

Klikk «Ja»

Lukk Excel-arket. Du er nå ferdig med filen som skal importeres inn i Spekter. Ved spørsmål om du ønsker å lagre på ny, klikk «ikke lagre».

Nå er det kun opplastningen som gjenstår. Klikk på «bla gjennom» for å velge filen du har lagret.

Klikk deretter på "Lagre elever"

I eksempelet ovenfor er det 15 elever som vil bli importert. Elevene vil dukke opp i gruppen du har opprettet.

Når du har importert alle elevene i gruppen, vil du ha et skjermbilde tilsvarende bildet vist under:

Får du feilmelding når du laster opp filen som eksempelet nedenfor betyr dette at eleven allerede er lagt inn i Spekter. Eleven kan være lagt inn i en annen gruppe av f.eks. en annen lærer.

Elevene skal kun legges inn én gang. Hvis du skal opprette en ny gruppe, f.eks. i forbindelse med en ny undersøkelse, vil elevene ligge tilgjengelig når du klikker på «legg til elever» i en gruppe. For å legge eleven til i gruppen, klikker du på «legg til». Elevene kan ligge i én gruppe om gangen. Slett elev i eksisterende gruppe for muligheten til å legge elev i en ny gruppe. 

3.    Legge til brukernavn manuelt

Det er også mulig å legge elevene manuelt inn i gruppen. Før du gjør dette, er det viktig at du har klasselisten og en oversikt over elevenes Feide-brukernavn foran deg. Elevenes opplysninger må være korrekte for at Feide-brukeren blir koblet til riktig elev. En skrivefeil kan føre til at en elev ikke får tilgang. Feide-brukernavnet skal IKKE inneholde @skolenavn.no, bare brukernavnet.

Eksempel: En elev med brukernavn Hanho87@stavangerskole.no skal kun legges inn med «Hanho87».

Fyll inn informasjonen i alle feltene til hver enkelt elev i klassen. Husk kjønn.

Klikk deretter på "Lagre elev".

Når du har opprettet alle elevene i klassen i gruppen, vil du ha et skjermbilde tilsvarende bildet vist under:

3.    Opprette undersøkelse

For å opprette en undersøkelse trykker du på fanen «undersøkelse» øverst på siden eller «til undersøkelser» nederst på siden. Inne på «undersøkelser» får du en oversikt over dine gjennomførte, aktive og inaktive undersøkelser. Det er viktig å opprette gruppen før undersøkelsen. Dersom du gjør endringer i en gruppe etter undersøkelsen er opprettet vil ikke disse endringene påvirke den allerede påbegynte undersøkelsen.

For å opprette en ny undersøkelse klikk på "Opprett undersøkelse".

Følgende dialogboks dukker opp:

• Fyll inn informasjonen i alle feltene.
• Slettedato: Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet. Formålet med Spekter er å trygge den enkelte elevs skolehverdag. Vi anbefaler å sette slettedato til avgangsåret. All data vil bli permanent slettet på slettedato.
• Velg mellom fire forskjellige undersøkelser:
  • «Spekter»
  • «Spekter med voksenmobbing» (inneholder tre ekstra spørsmål som omhandler voksenmobbing)
  • «Spekter for 3. og 4. trinn» (uten spørsmål om digital mobbing)
  • «Spekter for 3. og 4. trinn med voksenmobbing» (uten spørsmål om digital mobbing) 
• Velg gruppen du har opprettet.
• Klikk på «Lagre».

Et tilsvarende skjermbilde vil da bli opprettet av din aktive undersøkelse:

Undersøkelsen vil være aktiv frem til sluttdato som er utfylt.

Ønsker du å se spørsmålene til undersøkelsen, klikk på ikonet som ligner på et øye.

Du har også mulighet til å se hvilke elever som ikke har fullført undersøkelsen, og elever som ikke har startet undersøkelse ved å trykke på «se mer». Det kan være lurt å sjekke at alle elevene som skal gjennomføre undersøkelsen ligger der. Alle elever som skal ta undersøkelsen må ligge i gruppen før en undersøkelse starter. Se eksempel: 

Ønsker du å redigere undersøkelsen, klikk på ikonet av papir og penn.       

Ønsker du å slette en undersøkelse som ikke er påbegynt, klikk på ikonet av en søppelbøtte.   

4. Gi tilgang/ innsyn

Det er kun den som har opprettet undersøkelsen/gruppen som kan gi tilgang/innsyn til andre ansatte ved skolen. En kan når som helst fjerne tilgangen. Det er forskjell på å gi tilgang i gruppe og undersøkelse.

Tilgang i gruppe: en lærer som gis tilgang i en gruppe får tilgang til å redigere og se gruppen. Læreren får også mulighet å lage undersøkelser med denne gruppen.  

Tilgang i undersøkelse: en lærer som får tilgang i en undersøkelse får blant annet tilgang til å redigere hvor lenge en undersøkelse skal være aktiv, og besvarelsene i denne.

Ønsker du å gi tilgang/fjerne tilgang til andre lærere, klikk på:    

Lærere som har aktivert sin bruker i Spekter, vil være synlig i nedtrekksmenyen: 

Du kan når som helst trekke tilbake tilgangen. Det er kun du som opprettet undersøkelsen som har rettigheter til å slette gjeldene undersøkelse.

Gjennomføre undersøkelse

Når du har opprettet en gruppe og en undersøkelse, må du aktivere undersøkelsen. Først da vil elevene få opp gjeldene undersøkelse ved innlogging.

For å aktivere undersøkelsen, klikk på:

Pilen finner du helt til høyre i din opprettede undersøkelse.

Et tilsvarende skjermbilde vil da dukke opp:

Se over informasjonen og klikk deretter på «Aktiver»..

Undersøkelsen er nå klar til gjennomføring!

Elevene som skal svare på undersøkelsen skal gå inn på: https://spekter.laringsmiljosenteret.uis.no/

Det første bildet elevene møter er innloggingsbildet:

Elevene logger seg inn med FEIDE-brukeren sin og klikker på "Logg inn".

Eleven er nå pålogget og får opp den aktuelle undersøkelsen.

Det er mulig å velge språk og målformer på undersøkelsen. Eleven kan velge mellom bokmål (BM), nynorsk (NN) og engelsk (ENG). Dette velges i pilen øverst i høyre hjørnet foran elevens navn:

Når eleven gjennomfører Spekter, vil eleven få fire typer spørsmål:

• Velge inntil tre navn fra hele klassen
• Velge grad i et spekter
• Velge ubestemt antall navn fra klassen
• Kommentar

Her er eksempler på de fire spørsmålstypene:

Elevene vil også få beskrivende tekster som definerer begrepene i Spekter:

Når eleven har gjennomført undersøkelsen og klikker «Fullfør», vil eleven få opp en kvittering på fullført besvarelse.

For å se resultater, klikk på ikonet som ligner på et øye.

Under «Handlinger» vil du få opp resultater i søylediagram og i sosiogram. Klikk inn på ønsket resultatbilde. Noen resultater vil kun være tilgjengelig for visning i søylediagram og noen vil være tilgjengelig i både søylediagram og sosiogram.

Det er også mulig å se elevenes enkeltbesvarelser på hver spørsmål. Klikk inn på «Se resultater for», for å få opp enkeltbesvarelser.

Resultater i et sosiogram

I sosiogramvisningen vil retning på pilene, elevenes plassering og nedtrekksmenyene være gode hjelpemidler for videre analyse og etterarbeid. For å få opp resultatene i sosiogrammet må du velge hvilken relasjon du ønsker å se nærmere på, da vil pilene dukke opp i sosiogrammet.

Retning på pilene

• Piler mot elevnavn, betyr at andre elever har valgt eleven.
• Piler fra elevnavn, betyr at eleven har valgt en annen elev.

Plassering

• Dess nærmere sentrum i sirkelen, dess flere treff har eleven.

Det er også mulig å klikke på elevnavn og få opp treff som er unike for den aktuelle eleven.

I nedtrekksmenyene er det mulig å filtrere på kjønn, relasjon og enkeltelev.

Eksempel på filtrering. Gjensidig relasjon er valgt:

Resultater i et søylediagram

I søylediagrammet vil du se resultater som viser antall treff pr elev på det aktuelle spørsmålet som du har valgt i nedtrekksmenyen. I nedtrekksmenyen kan du også sammenligne ulike spørsmål som også er tilgjengelig som tabellvisning. Dersom en klasse har gjennomført flere undersøkelser er det mulig å sammenligne tidligere undersøkelser.

Også i søylediagrammet er det mulig å filtrere på kjønn og elevnavn.

Vær oppmerksom på at dersom en elev har valgt seg selv på noen av spørsmålene, vil dette resultatet kun være synlig i søylediagrammet. Det er ikke mulig å se dette resultatet i sosiogramvisningen.

Eksempel på sammenligning av spørsmål:

NB! Ikke slett den eksisterende eleven som ligger i gruppen.

Forsøk følgende:

• Klikk inn på gruppen som eleven er lagt inn i.
• Bla helt ned til "legg til elever".
• Dukker eleven opp i listen under? Dersom eleven gjør det, kopier elevens Feide-brukernavn.
• Bla deg opp til eleven som er lagt inn i listen og klikk "rediger" til høyre for eleven.
• Lim inn Feidebrukernavnet og klikk "lagre".
• Da får du opp et varsel; «ønsker du å slå sammen brukerne?» JA det ønsker du.
• Får du opp en feilmelding; «Det er ikke mulig å slå sammen?» Se veiledning nedenfor.
• Gå ut og inn av gruppen igjen, bla ned til "legg til elever". Dersom eleven er forsvunnet og nå ligger riktig i gruppen er alt OK.

Eleven skal da komme inn i samme undersøkelse som resten av klassen siden dere har koblet elev sammen.

Ja, gruppen kan oppdateres og endres så mye læreren ønsker før en undersøkelse er opprettet.

En elev kan kun ligge i én gruppe. Dersom en annen lærer har lagt inn eleven i en annen gruppe, må denne læreren slette eleven fra sin gruppe slik at eleven er frigitt. Samme lærer kan heller ikke ha én elev i to forskjellige grupper.

Elever slettes ikke i Spekter selv om de slettes fra en opprettet gruppe. Hvis du skal opprette en ny gruppe, f.eks. i forbindelse med en ny undersøkelse, vil elevene da ligge tilgjengelig når du klikker på «lag ny gruppe». For å legge elevene til i en ny gruppe, klikker du på «legg til». Elevene skal kun legges inn i Spekter én gang.

Nei, resultatene fra en tidligere undersøkelse vil ligge inne i Spekter frem til slettedatoen som læreren har satt.

Det kan være flere årsaker til dette:

• Læreren må laste opp klassen i en gruppe, og opprette en undersøkelse i Spekter.
• Læreren må sjekke at det ikke ligger to aktive undersøkelser for samme gruppe. Sjekk at tidligere undersøkelse er avsluttet før ny undersøkelse aktiveres.
• Elevenes Feide-brukernavn er ukorrekt. Elevenes opplysninger må være korrekte for at Feide-brukeren blir koblet til riktig elev. En skrivefeil kan føre til at en elev ikke får tilgang. Feide-brukernavnet skal IKKE inneholde @skolenavn.no, kun brukernavnet.
• Når læreren har opprettet en gruppe og en undersøkelse, må læreren aktivere undersøkelsen. Først da vil elevene få opp gjeldende undersøkelse ved innlogging. 

For å aktivere undersøkelsen, klikk på: 

Pilen finner du helt til høyre i den opprettede undersøkelsen:

I en gruppe er det mulig med maks 60 elever. Spekter er et verktøy som brukes til å avdekke mobbing og kartlegge læringsmiljøet i en skoleklasse. Læringsmiljøsenteret anbefaler mindre grupper da vi har erfaringer med at elever syns det kan være vanskelig å ta inn over seg en så stor navneliste når de skal velge navn i Spekter. Dette kan blant annet gi utslag i at elevene som ligger øverst i bildet blir mest valgt. Et slikt utslag kan være uheldig dersom man f.eks. benytter informasjonen til å sette i gang tiltak basert på feilaktig informasjon.

Nei. Når en undersøkelse er opprettet tar Spekter utgangspunkt i gruppen som allerede er opprettet.

F.eks.: En lærer har glemt å legge til en elev i klassen. For at klassen skal få opp «glemt» elev må læreren slette undersøkelsen, legge til den glemte eleven i gruppen, og så opprette en ny undersøkelse. Etter dette kan elevene gjennomføre Spekter.

Med unntak av kobling (se punkt 1).

Ja. Ønsker du å gi tilgang/fjerne tilgang til andre lærere, klikk på:

Læreren som har opprettet gruppen og undersøkelsen kan gi tilgang.

Lærere som har tatt i bruk Spekter, vil være synlig i nedtrekksmenyen. Det er kun læreren som har opprettet undersøkelsen/gruppen som kan gi tilgang til andre ansatte ved skolen. Læreren kan når som helst trekke tilbake tilgangen. Det er kun læreren som opprettet undersøkelsen som har rettigheter til å slette gjeldene undersøkelse.

Rektor kan ikke be om tilgang til en undersøkelse via Spekter, men lærer kan gi tilgang på samme måte som til en lærer (se punkt ovenfor).

Ja, det er mulig dersom elevene har ligget inne i gruppen sammen med klassen når undersøkelsen ble opprettet. Er undersøkelsen utløpt må lærer klikke på «rediger» og sette ny «til dato». Elevene vil da få opp samme undersøkelse som resten av klassen har gjennomført.

Ønsker du å redigere undersøkelsen, klikk på:         

Når en lærer er inne på enkeltbesvarelser er det et ikon der det står «lås opp» til høyre. Hva skjer hvis læreren klikker på denne?

Ikonet låser opp elevens besvarelse slik at eleven kan svare på et eller flere spørsmål på ny. Eleven må deretter trykke fullfør for å sende inn sin besvarelse på ny. Eleven trenger ikke å besvare alle spørsmål på ny, kun redigere.

Vi anbefaler sterkt at læreren tar en vurdering på om det er nødvendig å benytte seg av denne muligheten. Besvarelsen bør ikke endres etter at elevene har snakket med andre. Bruk sunn fornuft ved slike henvendelser.

Kommunen eller fylkeskommunen må aktivere Spekter hos Feide før Læringsmiljøsenteret kan gi skolene tilgang. Spekter skal ligge klart som en applikasjon/tjeneste hos Feide som må aktiveres. Skolen må selv etterspørre denne aktiveringen fra sin kommune.

Læreren/eleven har skrevet inn feil brukernavn eller passord. Klikk på «glemt brukernavn eller passord». Spekter kan ikke hjelpe med Feide-innlogging. Ta kontakt med Feide.

Excel-filen må lagres som en CSV-fil.

Gå inn i Excel-dokumentet. Klikk på «fil» øverst i venstre hjørne, og velg «lagre som».

Velg det område du ønsker å lagre filen og evt. endre navn. Før du klikker lagre må du velge riktig filtype. Her skal du velge CSV (semikolondelt).

Klikk deretter «lagre».

Følgende melding vil dukke opp på skjermen:

Klikk «ja», du ønsker å fortsette å bruke dette formatet. Lukk Excel-arket. Du er nå ferdig med filen som skal importeres inn i Spekter. Lukk Excel-arket.

Ved spørsmål om du ønsker å lagre på ny, klikk «ikke lagre».

Det er viktig å følge malen. Dobbeltsjekk at alle opplysninger er korrekte, og at elevene ligger inne med «feide_uid», «firstName», «lastName», «gender».

Feide-brukernavnet («Feide_uid») skal IKKE inneholde @skolenavn.no, kun brukernavnet.

En lærer skal ikke legges inn i en gruppe, men gis tilgang dersom læreren skal ha dette. Dersom læreren blir lagt inn i en gruppe blir læreren omgjort til en elev. Dette resulterer i at læreren får elevtilgang og ikke lærertilgang.

Ønsker du å gi tilgang/fjerne tilgang til andre lærere, klikk på: 

Nedenfor følger definisjoner av begrep og uttrykk som brukes i personvernerklæringen. Det er nyttig å kjenne til disse for å bedre kunne forstå innholdet i erklæringen.

«GDPR» (General Data Protection Regulation), er en europeisk forordning som skal styrke personvernet ved behandling av personopplysninger i hele EU og EØS. Forordningen trådde i kraft 1. juli 2018 i Norge. Forordningen gjelder alle virksomheter som innhenter og lagrer personopplysninger.

«Den registrerte» er personen eller personene som opplysningene handler om. Det gjelder personopplysninger vi får inn og må lagre i forbindelse med administrering og support av digitalt Spekter.

«Behandling av personopplysninger» er behandling av all bruk av personopplysninger. Dette kan omfatte en rekke bruksformer, for eksempel innsamling, strukturering, lagring, endring, utlevering og/eller sletting.

«Skoleeier» er kommunen/fylkeskommunen eller styret for privatskolen.

«Behandlingsansvarlig» er virksomheten som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke tekniske hjelpemidler som skal brukes i behandlingen av dem. I digitalt Spekter er kommunen/fylkeskommunen/styret for privatskolen behandlingsansvarlig.

«Databehandler» er virksomheten som behandler personopplysninger på vegne av en annen virksomhet, behandlingsansvarlig. Læringsmiljøsenteret ved Universitetet i Stavanger er skoleeiers databehandler og databehandlers plikter følges av en databehandleravtale mellom den behandlingsansvarlige og databehandleren.

«FEIDE» (Felles Elektronisk Identitet) er kunnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren. For å logge på digitalt Spekter må både elever og lærere ha en FEIDE-identitet.

«Personopplysning» er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person (den registrerte). Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. For eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, bilder, fingeravtrykk og fødselsnummer.

«Sensitive personopplysninger» er opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning. For eksempel helseforhold, straffbare handlinger eller seksuelle forhold.

Når en kommune, fylkeskommune eller skole kjøper tilgang til digitalt Spekter er det skoleeier som er behandlingsansvarlig og har ansvaret for behandlingen av personopplysningene.

Læringsmiljøsenteret ved UiS er databehandler, og formålet med behandlingen er å drifte og administrere digitalt Spekter. Læringsmiljøsenteret er databehandler for opplysninger som behandlingsansvarlig samler inn og bruker gjennom digitalt Spekter. Læringsmiljøsenteret bruker ikke innsamlet data til andre, eller egne formål.

En egen databehandleravtale mellom Læringsmiljøsenteret og skoleeier regulerer hvilke rettigheter og plikter partene har i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger, samt om oppheving. Avtalen skal sikre at personopplysninger ikke brukes ulovlig, urettmessig, eller at opplysningene behandles på måter som fører til uautorisert tilgang, endring, sletting, skade, tap eller utilgjengelighet.

Frontkom AS er underleverandør, og sørger for den tekniske driften og forbedringer av digitalt Spekter. Det foreligger en egen databehandleravtale mellom Læringsmiljøsenteret og Frontkom.

Formålet med behandlingen av personopplysninger knyttet til digitalt Spekter er å administrere og drifte løsningen. Læringsmiljøsenteret samler bare inn opplysninger som er nødvendige for driften.

For eksempel er behandling av personopplysninger nødvendig for:

• autentisering og verifisering
• bestilling og fakturering
• å gi rettigheter og tilganger
• å yte support
• å bedre brukeropplevelsen
• å kommunisere med brukere

Ovennevnte liste er ikke uttømmende. Ved behov for å sende sensitive personopplysninger til oss, anbefaler vi bruk av kryptering.

Personopplysninger som blir behandlet

Vi samler inn og behandler følgende type personopplysninger om kontaktpersoner hos brukere, interessenter og andre:

• E-post
• Navn
• Feidebrukernavn
• Telefonnummer
• Tilknytning

Rettslig grunnlag for behandling er databeskyttelsesforordningens artikkel 6 -1 b).

Personopplysninger som kan bli lagret gjelder følgende registrerte:

• Bestiller (skoleeier/skole)
• Ansatte ved skolen som har tilknytning til Spekter
• Elever (ved supporthenvendelser)
• Andre personer som henvender seg til oss

Personopplysninger som Læringsmiljøsenteret henter inn kommer fra brukere via e-post, post og telefon i forbindelse med bestilling og support på digitalt Spekter.

Det skal i utgangspunktet ikke utleveres personopplysninger til tredjeparter. I lovbestemte tilfeller, eksempelvis ved pålegg fra domstolene, politiet eller andre offentlige myndigheter kan Læringsmiljøsenteret utlevere personopplysninger i henhold til strenge forhåndsdefinerte prosesser.

Læringsmiljøsenteret vil kunne oppgi personopplysninger til «databehandlere» som arbeider som underleverandør og behandler den registrertes opplysninger på senterets vegne.

Læringsmiljøsenteret leverer ikke personopplysningene til andre parter/virksomheter eller til andre land utenfor EU/EØS.

Formålet med å lagre personopplysningene er å drifte og administrere Spekter. Vi sletter personopplysningene når vi ikke lenger trenger dem til å oppfylle formålet som fremgår lenger oppe. Særlige lovregler kan medføre plikt eller rett til å oppbevare dem i lengre tid.

Personopplysningene som blir samlet inn i forbindelse med drift og support av digitalt Spekter er lagret hos IT-avdelingen ved Universitetet i Stavanger. IT-avdelingen er sertifisert i henhold til ISO 27001 og ISO 9001 og gjennomfører årlig revisjon i henhold til ISO 27001.

Læringsmiljøsenteret ved UiS gjennomfører sammen med IT-avdelingen regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre personopplysninger som blir lagret.

De registrerte har – med lovens begrensninger – blant annet rett til innsyn i personopplysninger, å få endret uriktige opplysninger, å få slettet opplysninger, å få begrenset opplysninger, dataportabilitet, og komme med innvending mot behandlingen av personopplysningene, tilbakekalling av evt. samtykke og rett til å klage til Datatilsynet. Dette reguleres i den behandlingsansvarlige sin personvernerklæring.

Dersom den registrerte ønsker å benytte seg av sine rettigheter som er omtalt i punkt 7 ovenfor, må vedkommende ta kontakt med behandlingsansvarlig for personopplysningene, jf. GDPR art. 4 nr. 7.

Dersom den registrerte har spørsmål om Læringsmiljøsenterets behandling av personopplysninger, kan vedkommende ta kontakt på spekter@uis.no. Læringsmiljøsenteret vil behandle henvendelsen uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

For å komme i kontakt med personvernombudet vårt kan den registrerte sende e-post til personvernombud@uis.no.

26.01.2021

Det er kommet ny funksjonalitet i spørreskjemaet Spekter. Det er nå mulig for elever å hoppe over spørsmål i Spekter uten å avlegge svar. I praksis vil det si at der elever tidligere har måttet krysse av, er det nå mulig å gå videre i spørreskjemaet uten å gjøre dette.

Personvernnemda slår fast at Arendal kommune har behandlingsgrunnlag for å bruke Spekter i sine skoler.  

I Personvernnemndas endelige beslutning kommer det frem at: 

1. Arendal kommune har behandlingsgrunnlag for å benytte kartleggingsverktøyet Spekter i skolene i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. opplæringslovas kapittel 9 A. 

2. Arendal kommune må, for lovlig å kunne benytte Spekter i framtiden, etablere internkontrolldokumentasjon og rutiner som sikrer etterlevelse av personvernforordningen. 

Det står blant annet at: 

“Det er ingen tvil om at skolen, for å oppfylle sine plikter etter opplæringslovas kapittel 9 A, må behandle en rekke personopplysninger, slik departementet også har forutsatt i lovforarbeidene. Alle de opplysningene som etterspørres i spørreskjemaet i Spekter (…), er opplysninger som etter nemndas vurdering er relevante og nødvendige for at kommunen skal oppfylle sin plikt etter loven til å arbeide systematisk for å sikre et trygt og godt skolemiljø.” 

Det vil bli gjort en oppdatering av Spekter mandag 9. november 2020 fra klokken 14.30. Oppdateringen vil pågå til tirsdag 10. november 2020 kl 08.00. Ved problemer etter dette, ta kontakt på spekter@uis.no.

Publisert: 05.09.2020

Datatilsynet og Arendal kommune har hatt en pågående sak om bruk av digitalt Spekter. Datatilsynet fattet vedtak om forbud mot bruk av digitalt Spekter i Arendal kommune, og kommunen påklaget deretter vedtaket.

Siden Datatilsynet opprettholdt avgjørelsen, er saken nå oversendt til Personvernnemnda. 

Personvernnemnda er et uavhengig forvaltningsorgan som avgjør klager over Datatilsynets vedtak. Mer informasjon om Personvernnemnda finnes på www.personvernnemnda.no.  

Det må påregnes en saksbehandlingstid på ca. 3 måneder.

Hva skjer når nemnda har behandlet klagen?

Etter at nemnda har behandlet saken blir partene i saken orientert. Nemndas avgjørelser blir publisert på http://www.personvernnemnda.no, og blir oversendt til Lovdata for publisering på www.lovdata.no.

Publisert 11.02.2020

Datatilsynet og Arendal kommune har en pågående sak om bruken av Spekter. Datatilsynet fattet vedtak om forbud mot bruk av digitalt Spekter i Arendal kommune, og kommunen påklaget deretter vedtaket.

Senteret er nå kjent med at Datatilsynet har besluttet å oversende klagen til Personvernnemnda. Vi venter på informasjon om behandlingstiden og videre saksgang hos Personvernnemnda, og vil komme med mer informasjon så snart vi har en oppdatering i saken. 

Publisert 28.01.2020

Datatilsynet har informert om at de tar sikte på å behandle ferdig den pågående saken mellom Arendal kommune og Datatilsynet i løpet av de neste ukene.

Publisert 28.10.2019

Datatilsynet og Arendal kommune har en pågående sak om bruken av undersøkelsen Spekter. Datatilsynet har gjort vedtak om forbud mot bruk av Spekter i Arendal kommune, og vi er kjent med at kommunen kommer til å påklage vedtaket. Dersom Datatilsynet, etter en eventuell klage, opprettholder vedtaket, kan saken bli sendt videre til Personvernnemnda til behandling.

Læringsmiljøsenteret er ikke part i saken, men vi er svært opptatt av den prinsipielle problemstillingen knyttet til hvilke behandlingsgrunnlag som er gyldige for å innhente informasjon om elevenes læringsmiljø. Dette jobber vi aktivt med på ulike nivå, og vi håper på en løsning der elevenes rett til et trygt og godt læringsmiljø blir ivaretatt. Spekter er fremdeles i bruk da det ikke foreligger noe endelig vedtak om forbud, men hver skoleeier må gjøre en vurdering om Datatilsynets vedtak slik det foreligger nå, skal påvirke bruk av Spekter. 

Publisert 05.04.2019

Enkelte brukere kan oppleve utfordringer med tilganger og resultatvisning. Vi jobber med saken og håper på snarlig løsning.

Publisert: 12.03.2019

Driftsproblemet er løst, og tjenesten er tilgjengelig igjen.

Publisert 11.03.2019

Vi opplever driftsproblemer med Spekter, og programmet er dessverre utilgjengelig mens vi jobber med diagnostisering. Vi håper å ha løst problemet innen utgangen av tirsdag 12. mars 2019.

Publisert: 08.03.2019

Vi har fått meldinger om at elever ikke kommer inn på sine sider i Spekter. Utvikler jobber med å diagnostisere og løse problemet.

Publisert 01.03.2020

Torsdag 7. mars planlegger vi en oppdatering av programmet. Du kan oppleve et avbrudd i tjenesten rundt kl 22.00.

Publisert 18.01.2019

Skoleadministratorer får tilgang til et par nyttige verktøy for å holde orden på Spekter på sin skole. Tenk derfor nøye gjennom hvem som skal være administrator, og vær sikker på at disse personene er klar over hvilket ansvar det innebærer.

Administrasjon-tilgang gir mulighet for å: 

• Gi lærere tilgang til undersøkelser og grupper (f.eks. ved permisjoner o.l.)
• Frigjøre elever og lærere i grupper
• Ha en oversikt over alle gruppene og undersøkelsene som blir opprettet på skolen.

Skoler som ønsker administrasjonsbruker må sende en e-post med navn + Feide-brukernavnet + arbeidstittel (ikke passord!) til oss. Vi anbefaler 1-2 personer per skole. Vedkommende som skal ha slike rettigheter bør være en skoleleder og/eller IKT-ansvarlig.